כיצד בונים חזון למדינה, לתאגיד עסקי או לארגון חברתי 

"Space... The final frontier...
These are the voyages of the Starship Enterprise.
Its continuing mission:
To explore strange new worlds...
To seek out new life and new civilizations...
To boldly go where no one has gone before!"

Monologue of Captain Jean-Luc Picard

הצהרת המשימה ככלי מדיני-חברתי. בכדי לפתח יתרון תחרותי למדינה על מעצבי המדיניות להגיע לקונצנזוס של חזון לאומי. חזון שיאומץ על ידי רוב בעלי העניין מרצונם העצמי, שיסכימו לתמוך באסטרטגיה הלאומית, לא באמצעות הנחיות של מבנה ניהולי סמכותי (הנחיות מעלה מטה) אלא מבנה ניהולי הולרכי (הסכמה שיתופית). חזון, משימה, אסטרטגיה, עקרונות, ערכים ו/או הצהרת אמונים הם כלים באמצעותם מגדירים בכתובים אומות וארגונים את עתידם. להצהרה שמות רבים ומגוונים. במהלך ההיסטוריה שימש מושג החזון ככלי לגיבוש ולהשגת יעדים. היו שהגדירו חזון כמסע צלב, כמסגרת להצהרה על עצמאות לאומית כדוגמת 'מגילת העצמאות של ארצות הברית‘, או כקווים מנחים לשמירה על זכויות אדם וכבסיס לניהול מהפכות כדוגמת 'הצהרת זכויות האדם והאזרח‘ הצרפתית. כבסיס לשינוי סדרי עולם חברתיים כמו 'המניפסט הקומוניסטי‘.

מעולם המדיני לעולם העסקים המודרני. חברות הבינו שאחד המרכיבים המרכזיים בכלי התכנון האסטרטגי, הינו כלי הצהרת המשימה. הכלי באמצעותו מגדירים לאן רוצים לקחת את הארגון. בעולם העסקים המודרני יש המציגים את הצהרת המשימה הארגונית במסגרת ספרים עבי כרס או במסגרת משפט אחד בודד. דוגמה ראויה להתעמקות מוצאים בחברת 'דיסני' מארה"ב. וולט דיסני, מייסד ומקים תעשיות דיסני בלוס אנג‘לס, תמצת ב-4 מילים את האסטרטגיה העסקית לארגונו - Dream-Believe-Dare-Do (חלום, האמן, העז ועשה). שנים לגלגו על חברת דיסני שנוהלה על פי עקרונות ה- Mickey Mouse Management, אבל עם הצלחה קשה להתווכח. תמצית הצהרת המשימה של חברת דיסני - לספק את הבידור המשפחתי הטוב ביותר - Fun family entertainment.

הצהרת משימה - המסמך. התשובה על שאלת הלאן הארגוני/מדיני ניתנת לרוב במסגרת מסמך שקרוי בפי רבים הצהרת משימה/Mission Statement. הצהרה ארוכת טווח, ייחודית, להגדרת ייעוד הארגון/מדינה, משקפת את ערכיה וסדר עדיפויותיה. מסייעת לארגון/מדינה לקבל החלטות, לעורר מוטיבציה, לבנות אחידות ארגונית/לאומית, לשלב יעדים קצרי טווח עם יעדים ארוכי טווח ולקדם תקשורת פנים-ארגונית/לאומית. הצהרת המשימה מורכבת לרוב מחמישה חלקים.

הראשון - חזון/Vision. תמונה מילולית של הארגון/מדינה בזמן עתידי כלשהו, המגדיר כיוון כללי לפעילות, מה שארגון/מדינה שואפים להיות, לרעיון אליו חותרים.

השני - משימה/Mission. הצהרה המשמשת כמכוון, המגדירה בבירור את ייעוד הארגון/מדינה, הסיבה לקיומו, משהו שרוצים להשיג, היעד המרכזי אליו הארגון/מדינה מכוונים את פעילותם.

השלישי - ערכים/Values. העקרונות הקולקטיביים האידיאליים המנחים את מחשבות ופעולות כל פרט או קבוצת פרטים בארגון/מדינה, מגדירים את אופי הארגון/מדינה, ומתארים למען מה הארגון/מדינה קיימים.

הרביעי - היעדים/Goals. ההישגים הכמותיים אליהם נדרשים הארגון/מדינה להגיע תוך שנה/שנתיים/שלוש על מנת להצליח להגשים את החזון ולעמוד במשימה שהציבו.

החמישי - פילוסופיה עסקית/לאומית. חוקי הפעילות על פיהם יתפקדו הארגון/מדינה. מתרגם את הערכים להגדרות מעשיות ומסביר כיצד ייושמו במהלך הניהול היום-יומי השוטף. כל ארגון/מדינה בוחרים אלו סעיפים לשלב ואלו לאו. הנטייה לרוב לשלב בהצהרת המשימה אך ורק סעיפים העוסקים בפעילות הארגון/מדינה לטווח הארוך - חזון, משימה וערכים.

שיטות להכנת הצהרת המשימה. התפתחו מספר אסכולות מרכזיות בעולם העסקים על המתכונת לגיבוש הצהרת משימה. הראשונה מתבססת על חוקי גסט/Gast Law, השנייה על שיטת תכנון הושין/Hoshin Planning.

גישת גסט גורסת כי הצהרת המשימה הינו מסמך ליבה המגדיר את יעדי יסוד הארגון. תהליך פיתוח הצהרת משימה מתחלק ל-4 שלבים.

שלב ראשון - הקמת צוות משימה (מורכב מכל נציגי הארגון).

שלב שני - התבססות על חוקי גסט, על-מנת להגדיר את יעדי יסוד הארגון.

שלב שלישי - מתוך יעדי היסוד גיבוש הצהרת משימה.

שלב רביעי - שילוב הצהרת המשימה בתהליך העבודה האסטרטגי של הארגון.

חוקי גסט פותחו על ידי פרופסור וולטר גסט, מאוניברסיטת סיינט לואיס בארה"ב, באמצע שנות החמישים. מיועדים עבור חברות, ארגונים ללא-כוונת-רווח מוסדות דת, בתי ספר, וגורמי ממשל. עוסקים בצרכי בני אדם. נוטים לשים מעל לכל את עקרונות הצדק החברתי, וכי ארגון המבקש לשרוד לאורך זמן חייב להכיר בעובדה שיש לו חובות נוספים מעבר לעשיית רווח.

לתפיסת שיטת הושין תהליך התכנון הינו המשימה החשובה ביותר למנהל. בשנים האחרונות יצא לתהליך התכנון האסטרטגי שם רע במדינות המערב. הסיבות לכשל: נתפס כתהליך נוקשה ופורמאלי. צוותי ניהול שלא למדו כיצד לנהל תהליכי תכנון. אין חזון משותף - לא יודעים לאן הארגון חותר. בחירת יעדים מזדמנים חסרי משמעות כלכלית, לא נכונים ושאינם ברי השגה. תחזיות לא ריאליות. לפעילות היומיומית אין קשר ליעדים האסטרטגים. אין תהליך בקרה מוסדר - עובד על עיקרון ההענשה, המוביל לדיווחי שקר.

מערכת תכנון אסטרטגי יעילה נדרשת להיות גמישה, בעלת כושר התאמה, מאפשרת שיפור תמידי ומשלבת יצירתיות. שיטת הושין/Hoshin (הושין מיפנית - מתכת מבריקה; המחט במצפן) פותחה ביפן בשנות השישים. מתמקדת במצבים בהם נדרשת פריצת דרך בפעילות הארגון. יעדי שיטת הושין: ראשון - זיהוי בעיות והזדמנויות מרכזיים בתחום בו נדרש הארגון לערוך שינוי פורץ דרך. שני - להגדיר את האמצעים היעילים ביותר להשגת שינוי. שלישי - לפתח תוכנית מפורטת ליישום הפעילות. רביעי - לספק מנגנון בקרה לתהליך התכנון.

הנחת היסוד: הארגון יזהה תחום אחד/שניים בו ימקד את תהליך השינוי פורץ הדרך. השיטה ממקדת את הארגון אל עבר יעד פורץ דרך המונע באמצעות חזון-על. עקרונות השיטה: שילוב כל הכוחות היצירתיים בארגון מכל הדרגים - במיוחד את אלו שידרשו לממש את השינוי - בתהליך הניתוח והתכנון האסטרטגי. תהליך תכנון בר מדידה המתבסס על עובדות בלבד, מנוהל בשיטת הקונצנזוס ומשלב שיפורים לאורך זמן.

תהליך העבודה:

שלב ראשון - גיבוש החזון. פירוק החזון למרכיבים, ובחינת כיצד ניתן להשיג פריצת דרך בכל אחד מהמרכיבים. בוחרים באלו מרכיבים מחליטים לאמץ את מרכיב השינוי. את השינוי מתרגמים ליעדים ברי מדידה.

שלב שני - הגדרת משימת הארגון. הסיבה שבגללה קיים הארגון וכיצד מביא ערך ללקוחותיו.

שלב שלישי - פיתוח ערכים וקווים מנחים למדיניות. האמונות הבסיסיות המשפיעות על תהליך קבלת ההחלטות והתנהגות הארגון והפרט.

שלב רביעי - פיתוח מדדי הצלחה. הסכמה מראש על בסיס אלו מדדים יוערך הארגון על עמידה ביעדים.

חשוב שינתן מספיק זמן לתהליך העבודה להתנהל כראוי, שההנהלה תהיה מחויבת כלפיו, שיתאפשר לכל מי שמעוניין להשתתף, ולבסוף להבהיר לכולם שאין מדובר באירוע אקדמאי, אלא בתהליך מקצועי החיוני להצלחת הארגון.