סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי- איך לבחור מערכת? 

משרדים רבים הגיעו למצב שבו ארגזי המסמכים שלהם תופסים חדרים שלמים. הפתרון הראשון  שעולה בראש למצב הזה הוא סריקת המסמכים והפיכתם לזמינים ממערכת ממומחשבת.

אבל האם כל מערכת ממוחשבת תהיה טובה עבור המשרד שלכם? מה ההבדל בין כל מערכות הארכיון הדיגיטלי שמציפות בימים אלה את השוק בישראל?   ומה בעצם רע בלאחסן מסמכים בארגזים?

ארכיון דיגיטלי- למה אני צריך את זה?

סריקת המסמכים הופכת את המסמך שהיה זמין בנייר בלבד לזמין דרך המערכת הממוחשבת. זאת אומרת , שבפעם הבאה שתצטרכו לחפש את המסמך לא תצטרכו לחפש אותו בתוך ערימות הארגזים שצברו אבק אלא בתוך המחשב או השרת של המשרד.

אבל, האם זה באמת יקח לכם פחות זמן למצוא כך את המסמך? האם מערכת הארכיון הממוחשב תהפוך את המסמכים לנגישים יותר עבורכם?

התשובה על שתי השאלות האלה היא לא תמיד חיובית- אמנם במקום שבו אוחסנו הארגזים תוכלו להשתמש לצרכים אחרים אבל לא בטוח שיהיה לכם יותר נוח לשלוף מסמכים בעת הצורך.

אתם זקוקים לארכיון דיגיטלי שיהפוך את שליפת המסמכים בעת הצורך לפשוטה ויעילה.  המטרה שלכם היא למצוא ארכיון דיגיטלי יעיל שיחסוך לכם זמן וכסף ולא להסתפק בהפיכת מסמכי הנייר לזמינים בפורמט דיגיטלי.

בחירת ארכיון דיגיטלי- איך משווים בין המערכות?

הוצאת המסכים מהארגזים והתיקיות והכנסתם למערכת ארכיון דיגיטלית היא פעולה פשוטה יחסית. בחירת המערכת הטובה ביותר עבור המשרד או העסק שלך היא המשימה המורכבת.

תמיד כדאי להשקיע את הזמן ולבדוק מספר מערכות. לבדוק עד כמה נוח לכם ולעובדים שלכם להזין ולשלוף מסמכים מהמערכת.

ראשית, בידקו האם החברה איתה אתם מתכוונים ליצור התקשרות מנוסה בעבודה עם משרדים או עסקים דומים לשלכם. בידקו האם לחברה הזאת יש גב של חברה גדולה יותר. התעקשו לקבל הדגמה מלאה אצלכם במשרד לפני שאתם מתחייבים.

כדאי מאוד ליצור קשר עם משתמשים קיימים במערכת כדי לבדוק את מידת שביעות הרצון שלהם.

לאחר השגעתם למסקנה שמערכת מסויימת עונה על כל הצרכים שלכם בהווה , נסו לחשוב על צרכים שלכם שעשויים לצוץ בעתיד- האם המערכת גמישה מבחינת הכנסת שינויים?

השוואה בין מערכות הארכיב הדיגיטלי השונות היא פרויקט שיכול לגזול לא מעט זמן אולם, שווה להשקיע בשלב הבחירה כדי לא להיתקע עם מערכת שתגרום לכם להתגעגע לארגזים ולקלסרים.

 העברת  מסמכים לפורמט דיגיטלי איננה מטרה בפני עצמה. המטרה היא לחסוך זמן בשליפת המסמכים ולחסוך את המקום של אחסונם. החסכון בזמן הוא היתרון הבולט ביותר ולכן כדאי להשקיע זמן בהשוואה בין מערכות הארכיב הדיגיטלי השונות במטרה לקלב את הפתרון היעיל ביותר עבורכם.