באנו לעשות שמח 

אין אושר גדול יותר מאירוע, שמחה או יום כיף משפחתי וחברי. זהו שיא השיאים במקרים רבים לכל אחד מאתנו, בין אם מדובר בחתונה, בר מצווה או יום הולדת 60. אירועים אלו מציינים רגע מיוחד ביומיום, שבו הכל נהיה זוהר יותר. כיום כל אירוע יכול להפוך למיוחד במינו. ישנם אירועים לחברות ובתי עסק, אירועים יוקרתיים ועוד... וכל אירוע בעל טעם ייחודי משלו ואופי שונה.

קיימים מספר עקרונות בסיסיים לקיום אירוע:

• 1. תאריך

כדבר ראשון יש לבדוק שתאריך האירוע לא מתנגש עם תאריך שיכול למנוע מהאורחים להגיע לדוגמת: משחק כדורגל חשוב, גמר האח הגדול, בחירות וכו'...

• 2. מקום האירוע

חשוב לוודא שהמקום יהיה סגור ואינטימי כדי שניתן יהיה לאסוף את האורחים יחדיו ולגרום לכך שתשומת ליבם תהיה מרוכזת באירוע ובתוכנו. כמו כן נוחות הגעה למקום האירוע חשובה. יש לדאוג שלאנשים מבוגרים תהיה מעלית במקום או מעט מאוד מדרגות.

• 3. סידור הישיבה

כדאי להושיב את האורחים בצורה צפופה אחד לשני ולא בצורה מרווחת מדי על מנת ליצור אווירה חמה ומלוכדת, שתאפשר להם ליצור תקשורת אחד עם השני וכך גם תיצור חיבור לאירוע.

כל שלבי האירוע מתוכננים להגשים דבר אחד עיקרי. לדאוג שהחוויה שיחווה האורח תהיה בלתי נשכחת. האורח צריך להנות לאורך כל האירוע. אם יתחיל להשתעמם הוא יתחיל לקטר לאחרים.

לוחות זמנים מומלצים

שלב ראשון - התכנסות

בחלק זה האורחים מגיעים ופוגשים את בעל השמחה, מתנשקים ומתחבקים עם המשפחה והחברים. כאן כדאי להגיש כיבוד קל כי אנשים מגיעים לעיתים לאירוע רעבים מאוד. כיבוד קל נותן מענה מהיר לרעב וגורם לאנשים להנות יותר מחברתם של אחרים. יחד עם זאת, כדאי שכבר תתנגן ברקע מוסיקה נעימה, לא חזקה. לאחר שנראה כי האורחים התמקמו באירוע, אכלו מעט, שתו יין ונכנסו "לרוח העניין", כדאי להגביר את המוסיקה כדי ליצור אווירה יותר שמחה, יותר חמה.

האינטראקציה בין אנשים מעלה מאוד את מצב הרוח האישי ולאחר מכן המוסיקה הינה פקטור חשוב מאוד (אך די סמוי בשלב זה) שגורמת להם להתנועע ולזוז קצת "בנשמה". היא גורמת לאורח להבין שהוא אכן הגיע לאירוע ושהולך להיות שמח.

שלב שני - פתיחת האירוע

בין אם הקהל התכנס מחוץ לאולם ואז נכנס אליו, או שהקהל נכנס ישירות לאולם מההתחלה, זה הזמן לבקש מכולם להתמקם ולשבת, כדי שהם יבינו שהאירוע עומד להתחיל. חשוב ביותר, כמו שלתזמורת גדולה יש מנצח שמתחיל את התזמורת ועוצר את התזמורת, בנוגע לאורחים זהו אותו הרעיון. תמיד מתבקש שיהיה מן "מיני מנחה" לאירוע.

האקט של הרמת כוסית והכרזה רשמית על תחילת האירוע הגיע, ומלווה במספר מילות פתיחה. האקט הנ"ל בעצם מבשר לקהל שהאירוע התחיל באופן רשמי ושעכשיו הם באירוע! מה שקורה בד"כ אחרי הרגע הזה הוא שמגישים מנות ראשונות לאורחים ואחרי כן מגיעים הנאומים או להיפך.

רצוי כעת שהאומן שנבחר לאירוע ייתן מס' קטעים מוסיקליים כדי להפיג את השעמום בהמתנה בין המנות, וכאן המוסיקה צריכה לפגוע לטעמו של הקהל. למשל אם זהו קהל ישראלי אירופאי ניתן לגוון ולשיר בשפות שונות: אנגלית, צרפתית, ספרדית, איטלקית ועוד.

האוכל מוגש ואיתו הסתערות האורחים. האומן בשלב זה, מפסיק להיות האייטם המרכזי ונותן כבוד לאוכל להוכיח את עצמו. משהסתיים עניין האוכל, וכולם מרגישים כבר די מלאים וכבדים, יש להחזיר את האנרגיה לאירוע בהדרגה.

שלב שלישי - שיא האירוע

כדאי להזמין אל המיקרופון את בני המשפחה וחברים קרובים, לברך את בעל השמחה, ניתן גם להעביר מיקרופון אלחוטי בין האנשים על מנת שאלה יאמרו מס' מילים על חוויות משותפות עם בעל השמחה, סיפורים מצחיקים וכו'.

כתוצאה מכך האורחים יודעים יותר על בעל האירוע, על מקרים שחווה וזה גורם לאנשים להשתחרר יותר ונוצרת אווירה מקסימה וידידותית. הקהל מתלכד והוא הרבה יותר תורם לאירוע כעת. חשוב מאוד לאירוע שלך הוא להבין, שככל שאתה מצליח לגרום לאורחים לתרום לאירוע כך הוא יהיה יותר מוצלח.

זה המקום שבו אומן האירוע יכול לתת את ה-"SHOW" שלו, ולהקפיץ את הקהל. במקרה של אירועים שלא יועדו בהם ריקודים, יתקיים החלק של הפעלת הקהל כמו שירה בציבור.

תמיד יהיו כאלה שירקדו ויעשו יותר שמח. הילדים והצעירים באירוע מהווים לרוב בידור משעשע עבור אלה שלא רוקדים וכאן נכנס הערך המוסף של סידור השולחנות הצפוף הקרוב לבמת האומן. הרחבה צריכה להיות קטנה ולא גדולה, אני מדברת על אירוע של 50-70 איש.

לעיתים, שלב הריקודים יארך בין 20 דקות עד לשעה. מה שקוטע את החלק הזה הוא הגשת המתוקים. מנסיוני הרב, אני אומרת לכם שגם אם אלוויס פרסלי או פרנק סינטרה היו על הבמה, בעת הגשת המתוקים, הם היו נשארים לבדם. לכן כדאי מאוד לתאם עם המקום את רגע הוצאת המתוקים, שלרוב האורחים מסמן את סיום האירוע.

תפקיד האומן הוא להמשיך לשיר ולהרקיד. רצוי מאוד להיפרד מהאורחים עם שירי OLDIES יפים וכך הקהל הולך הביתה כשהוא מפזם את השירים וזה מה שיישאר לו בזיכרון מהאירוע שלכם. למחרת בוודאי יגיעו טלפונים על האירוע הנפלא שלכם, על המוסיקה והאווירה הנהדרת. הדברים הללו לא קרו מאליהם הייתה לאורך הדרך יד מכוונת עם הרבה מחשבה מאחורי כל פרט!

אז מה גורם לאירוע להיות מוצלח?

טיב האומן או המופע המרכזי, הם אשר קובעים רמת האירוע שלכם. המקום יכול להיות יפה ומרשים, האוכל מתחסל בתוך דקות ספורות, הנאומים והוידאו יכולים להיות מעניינים (ואסור להם להיות ארוכים), אך האומן תופר את כל החלקים הללו ביחד בזמן הנכון, בכמות הנכונה וברפרטואר המתאים. אומן הוא זה שנותן את המענה הנכון לכל סיטואציה ומנצח על מצב רוחם של האורחים.

הכותבת היא ג'ודי בכר, זמרת בינלאומית המעלה את המופע "בין ברודווי לשאנז אליזה".