מכשירי הקלטה לשיחות טלפון 

מכשירי הקלטת שיחות
הקלטת שיחות טלפון הפכה לצורך אמיתי בניהול עסקים מעולם המודרני.
העולם העסקים המודרני בו משמש הטלפון לקבלת הזמנות, ביצוע מכירות וסגירת עסקאות, אך מובן הדבר כי הקלטת השיחות הרלוונטיות הינה מחויבת המציאות.
גם במוקדי שרות הלקוחות, הקלטת השיחות עוזרת לייעל את עבודת המוקדנים, לטפל בחריגים ולקבל התרשמות על הקשר הטלפוני עם הלקוח באופן האובייקטיבי והישיר ביותר.

השאלה אם כך היא לא "מדוע להקליט שיחות?" אלא "כיצד מקליטים שיחות טלפון?"

מגוון מכשירי ההקלטה לשיחות טלפון מתחלק לשתי קטגוריות עיקריות:
מערכות הקלטה ארגוניות - אלו מערכות הקלטה רבות עוצמה המותקנות בארות התקשורת של הארגון.
מערכות אלו מתוחכמות ובעלות יכולות הקלטה ברמה גבוהה, אך אם זאת יקרות מאוד ולרוב לא מתאימות לארגונים קטנים ובינוניים ובודאי שלא לבעלי עסקים קטנים. עלות מערכת כזו הינה עשרות אלפי שקלים ונדרשת מעורבות שוטפת של אנשי מקצוע ותחזוקה שנתית.
למכשירי הקלטה אלו שייכות מערכות ההקלטה של חברת נייס מערכות וחברת וורינט החברה הבת של קומברס טכנולוג'י

הסוג השני של מכשירי ההקלטה הינו המערכות המקומיות - מכשירי הקלטה ברמת משתמש הקצה המותקנות על פי רוב בעמדת המשתמש או המוקדן.
מכשירי הקלטה אלו עונים על הצורך של הקלטת שיחות טלפון ואם זאת עלותם מסתכמת במאות שקלים בלבד.
בקטגוריה זו ניתן למצוא מגוון מכשירים המיוצרים בארץ ובעולם.

למרות מגוון המכשירים הקיימים, לא כולם עונים על ההגדרה של "מכשיר הקלטה מקצועי" - מכשיר העומד בדרישות התקן של ציוד קצה מבחינת משרד התקשורת ומצד שני מאפשר עבודה קבועה ויציבה מול כל סוגי מכשירי הטלפון והמרכזיות תוך ניהול ארכיון ממוחשב של הקלטות איכותיות.
במגוון המכשירים הקיימים, ניתן למצוא את USBRECORDER, דיאלוג, טלמג'יק, דיוה וטלרקורדר. (TelRecorder )

לדעתי, המערכת המובילה בקטגוריה זו הינה מערכת הקלטת השיחות של טלרקורדר שפותחה בישראל ע"י חברת מונו פרו מכפר סבא. החברה עוסקת בתחום מספר שנים ובין לקוחותיה ניתן למצוא משרדי ממשלה, משרד הביטחון, משטרת ישראל, מוקדי שרות ומכירה של חברות מובילות ומוסדות אקדמאיים. בתי השקעות, בנקים, סוכנויות ביטוח, משרדי עורכי דין, רואי חשבון, עיתונאים ומערכות עיתונאות, בתי דפוס, בתי עסק וכו'.

טלרקורדר הינו מכשיר הקלטה המבוסס על חומרה ותוכנה.
החומרה מחברת בין מכשיר הטלפון לבין המחשב בעמדת המשתמש ומעבירה את תוכן השיחה באופן אנלוגי לכרטיס הקול של המחשב. המכשיר נבדק במכון התקנים הישראלי, מיוצר בהתאם לדרישות התקן וקיבל את אישור משרד התקשורת הישראלי.
המכשיר מתאים לכול סוגי הטלפונים. טלפונים אנלוגיים ביתיים, שלוחות אנלוגיות או דיגיטאליות של מרכזיות ומתאים אף לשלוחות חדישות של מרכזיות IP .

רכיב בתוכנה במערכת טלרקורדר אחראי על מאפייני ההקלטה.
ניתן להגדיר הקלטה אוטומטית לכל שיחות הטלפון הנכנסות והיוצאות או הקלטה ידנית לשיחות נבחרות.
ניתן אף לשלב ולהגדיר מוד "חצי אוטומטי" בו כל שיחה מוקלטת אך בסיום השיחה ניתן להחליט אם לשמור את ההקלטה או לבטלה.
התוכנה מאפשרת הוספת פרטים מזהים להקלטה לצורך איתור השיחה בארכיון ההקלטות.
חלק מהפרטים מתווספים באופן אוטומטי (כגון תאריך, שעה, עמדה וכו') וחלק נתונים להגדרה ע"י המשתמש עצמו.

התוכנה מאפשרת ניהול פשוט ויעיל של מאגר ההקלטות לצורך איתור שיחות שבוצעו, השמעתן והמשך הטיפול בהן.
התוכנה מאפשרת ביצוע גיבויים ידניים ו/או אוטומטיים להקלטות שבוצעו, צריבת ההקלטות ישירות מתוך הארכיון, משלוח הקלטות בדוא"ל וכו'.

התוכנה מוצגת במגוון שפות בהן - עברית, אנגלית, צרפתית, גרמנית, הולנדית, ספרדית, יפנית, סינית, קוראנית ועוד.
תפעול התוכנה הינו פשוט וידידותי למשתמש ולא נדרש ידע מוקדם.

ניתן להתקין את מכשירי ההקלטה של טלרקורדר במוקד או במשרד כך שכל ניהול ההקלטות יבוצע ברשת המחשבים של הארגון. באופן זה ניתן לנהל את ארכיון ההקלטות ממחשב אחד, להאזין לכל השיחות שבוצעו מעמדת המנהל, להפיק דוחות ולנתח את פעילות השוטפת של העמדות השונות במוקד או בארגון.

ניתן לבחור בין מספר פורמטים של קבצי ההקלטה ובהן WAVE, MP3 ן Ogg.
כאמור מנגנון הגיבוי האוטומטי מאפשר גיבוי שוטף של ההקלטות ושמירה על נפחי האחסון של ההקלטות במחשב או בשרת המרכזי.

נתונים נוספים ניתן למצוא באתר החברה: www.TelRecorder.co.il

התחזיות לגבי השוק, הן שמהר מאוד נגיע למצב בו כולם מקליטים את כולם ומי שלא מקליט, יימצא בעמדת נחיתות. לכל בעל עסק יש לפחות שיחה אחת בטווח הקרוב שהוא מצטער שלא הקליט אותה. אם זו שיחה עם פקיד הבנק, ספקים, שיחה עם לקוחות ואפילו שיחות עם העובדים, הקלטת שיחות יכולה לחסוך "אי הבנות", ויכוחים והרבה כסף.
מעבר לכך, הקלטת שיחות הטלפון תורמת רבות לשיפור וייעול מערך שרות הלקוחות בחברה והמכירות באמצעות הטלפון.