הפקת אירוע לעובדים - מועדון רעיונות עם אטרקציות ייחודיות 

אם הוטל עליכם לארגן אירוע לעובדים תוך הפקת קונספט חדשני, מאמר זה מתמקד בדרך הנכונה כיצד להיערך בהתאם ולארגן אירוע נהדר כאשר בסופו של דבר את המחמאות והסופרלטיבים אתם תקבלו. לפניכם כמה רעיונות מרכזים במיוחד לאלה מימכם שעושים את צעדיהם הראשונים בהפקת אירוע לחברה.

בנית קונספט

פתחו את מסמך word וכתבו מה הציפיות שלכם מהאירוע, מה המטרות והתוצאות הרצויות. בהתאם לתוצאות ולציפיות שכתבתם ניתן להתחיל לתכנן ולבנות את האירוע בצורה יותר ממוקדת להלן מספר אירועים מרכזים בחברות וארגונים :

הרמת כוסית- בחגים כמו פסח או ראש השנה, פורים, שבועות, ניתן לארגן הרמת כוסית חגיגית. אין צורך בהפקה גרנדיוזית במיוחד, יין טוב, כוסות, קצת פירות, סושי או סנוויץ קטן לצד הפעלה חברתית מעניינת.

טקס עובד מצטיין - אירוע המתקיים אחת לחודש או רבעון ובה להדגיש את ערכי החברה. לצד קביעת נאומים יש לארגן את התשורה או הפרס לעובד/ת אשר הצטיינו בעבודתם.

יום גיבוש וכיף -  אם אירועים אילו נערכים מידי שנה יש לבדוק מה עוד לא נעשה. בין טיול למיטבי לכת או לסת, נופש בבית מלון, פעילות אתגרית, מופע של זמר/ת, סטנדפיסט/ת חשוב להתאים את ההפעלות על פי אפיון מוקדם של העובדים.

יום עיון לעובדים - זהו יום המוקדש ללימודים שבו העובדים מקבלים ידע הן בתחום המקצועי והן בתחום האישי ולכן מומלץ לערוך "שבירת שיגרה" על ידי סדנה מפעילה כמו יוגה צחוק.

כנס ללקוחות - אם האירוע הוא כנס לקוחות חברה בכדי להחדיר מוצר חדש לשוק יש צורך לחשוב על אטרקציות, רשימות מזומנים, אולם אירועים או מלון, בחירת סוג האוכל, פרסום מול חברות המדיה ולקיחת במידת הצורך חברת הפקת אירועים שתעזור לכם בגיוס כוח אדם לקבלת האורחים בכניסה וכו..

ערב גיבוש - אחת לרבעון או יתקופה מתקיים ערב צוות לעובדים או אירוע חברה לעובדים. המטרה היא לחזק את הלכידות וההכרות שבין העובדים. באירוע יש לשים דגש על הפעילות החברתית.

פעילות פרידה - במידה ועובד/ת מסיימים את תפקידם אחרי שנים רבות ויש רצון לערוך אירוע פרידה במשרד חשוב לשים דגש על מספר המוזמנים, יש לשאול את מי העובד/ת היו רוצים לראות, מקובל להפיק סרט תדמית בהשתתפות העובדים. חשיבות האירוע היא במסורת פרישה המתקבע בתרבות הארגונית.

פיתוח עבודת צוות - זהו אירוע שמטרתו לפתור בעיות חברתיות או מקצועיות שיש בצוות , להציף את הבעיות עד למציאת הפתרונות שיעלו את התפוקה ואת חדוות העשייה והיצירה.

השתמשו בזיכרון ארגוני

לעיתים יש את הרצון לעשות הכול לבד וזה עלולה להיות טעות. בדקו האם ענערכו אירועים כאלה בעבר בארגון, בדקו האם יש פרוטוקולים, מיהם הספקים שהחברה עבדה איתם, האם נרשמו לקחים. הדבר יעזור לכם לא לעשות שגיאות שאחרים עשו. גם במידה ואתם משוכנעים ומשוכנעות כי האירוע שאתם מפיקים הוא בסטנדרט אחר ממה שהיה עד כה בארגון.

קבלת תקציב

רגע לפני שאתם מסתערים וודאו מהו התקציב שעומד לרשותכם עבור האירוע. בהתאם למטרות, היעדים והקונספט שבחרתם קבעו את החלוקה התקציבית המתאימה. התייעצו עם התקצבאי/ת במשרד הפרסום או עם מי מטעם החברה. בדקו כיצד התשלום מועבר לספקים, תוך כמה זמן, ואיזה חוזה ישנו בכדי לגייס ספקים חדשים לאירוע.

כיצד תחסכו

חשוב לקחת כמה הצעות מחיר ממספר מקומות, בדרך כלל זאת גם הדרישה של הארגון. זהו מעין מכרז שאתם צריכים לעשות בכדי לקבל את המחיר הטוב ביותר.

זכרו שכל מחיר שיציעו לכם חברת הפקות, זמרים, אומנים, חברת קייטרינג, הינו נתון למשא ומתן. במידה ואתם מכירים שיכול לעשות משא ומתן טוב מימכם בארגון, בקשו עזרה.

פרסום המועד

עבודה עם משרדי פרסום היא מאתגרת ומעניינת. דיוור ישיר, הוצאת קמפיין בעיתונות הכתובה, באינטרנט (גוגל, פיסבוק, טוויטר) לצד עיצוב גרפי של ההזמנות, השילוט לאירוע והדפסתם, עלול לקחת לא מעט זמן. הצטיידו בהרבה סבלנות. אם האירוע הוא לעובדים ולעובדות יש לעדכן דרך רשת התקשורת במקום העבודה. ניתן לשלוח תזכורת גם דרך שליחות הודעת sms בצירוף מיקום ונקודה מרכזית. רצוי לשלוח תזכורת שבוע לפני ובבוקר יום האירוע.

ארגון האירוע בפועל

יש להכין מראש קומוניקט אשר יופץ בין ענפי המדיה השונים. הקומוניקט ישמש אתכם גם לפני האירוע ותוך כדאי. זהו בעצם המפרט שיעזור לכם לצלוח את האירוע ביעילות. הפקת האירוע מתחיל בעיצוב ההזמנה ושלחתה בהתאם לרשימה שהוכנה מראש. סגירה על מקום, תפריט, קבלת האורחים, סדר נואמים, פעילות חברתית ואטרקציות. במידה ולקחתם חברת הפקת אירועים כדאי לערוך מספר מפגשים מקדימים כשהאחרון הוא יום לפני האירוע במקום עצמו.

עריכת פאנל - אם אתם אחראים על רשימת הנואמים שימו לב שאחרי ארבעים וחמש דקות עד שעה וחצי חייבת להיות הפסקה. את האנשים הטובים ביותר שמושכים קהל יש לשבץ בתחילת הפאנל ולקראת סיומו בכדי לגרום לאנשים להגיע ולהישאר. נדרש מנחה חזק  שידע לעצור דיון בכדי לעמוד בזמנים  ובכלל כדאי כמה שיותר לעמוד בלוח הזמנים שקבעתם מראש.

קבלת הפנים

לקבלת הפנים יש חלק חשוב. כפי שנאמר "אין כמו רושם ראשוני". הכנת עמדות ממוחשבות למי שנרשם דרך האינטרנט או עמדות הרשמה מאוישות. הכוונה, ונתינת אינפורמציה ורשום הבאים לכנס. במידה והאירוע הוא יום כיף לעובדים אפשר לבקש מהמנהלים הבחירים לקבל את העובדים בכניסה למקום. גימיק נחמד הוא לתת לכל אחד ואחת תשורה לתשומת לב.

בחירת המקום

בית פרטי - מתאים לאירועים קטנים כמו ערב גיבוש, אירוע לצוות, ניתן לערוך בבית מגוון פעילויות. בית של אחד מהמנהלים או העובדים יקדם את המחויבות של העובדים לבוא.

משרד - הרבה פעמים יש חדר ישיבות או הדרכות שניתן לערוך פעילות לעובדים.היתרון הוא החיסכון בזמן ובכסף.

לופט / ווילה פרטית -  מקום עם חדר פרטי שיש בתוכו אבזור כמו ג'קוזי, סנוקר, מערכת קולנוע ושמע.

מסעדה - מתאים לאירוע לעובדים. פרייבט רום מתאים לאירוע של בין עשרים איש ועד שלושים. חוסך את הצורך בארגון האוכל.

מועדון / פאב - מתאים לערב גיבוש צוות. יוצר אווירה משוחררת, מתאים לאירועים קטנים וגדולים, ניתן לקבל פעילות נוספת כדוגמת קריוקי או ריקודים.

אולם אירועים - מתאים לכנס לקוחות, קד"מ ועוד. חשוב לבדוק שיש וניתן להכניס אביזרים הקשורים לאירוע כמו מקרנים מיוחדים, מערכות הגברה ועוד..

אולם הופעות / אולם סרטים - במידה והחלטתם ללכת על אירוע המשלב גם מופע או סרט.

בית מלון - ישנם בתי מלון שההתמחות שלהם אילו אירועי לקוחות. הם מספקים חדר לכנס ואת רוב הציוד הדרוש, אין בעיה לרוב של כשרות ואוכל, בקיצור יש לכם שקט תעשייתי ומקצועי..

יאכטה - האוויר של הים נותן תחושה אחרת. מתאים לערב צוות או יום גיבוש. יש לבדוק למי מהעובדים והעובדות יש "בעיית שיט בים".

פארק בטבע - יום כיף שנערך בפארק כולל אטרקציות כמו נהיגה בטרקטורונים, ג'יפים, טיפוס הרים, רכיבה על סוסים, יוגה צחוק, יכולים להעניק חוויה אחרת לעובדים.

פארק מים - מתאים לימי כיף . אין כמו מגלשות ומים בכדי ליהנות מחוויה משחררת ובלתי רגילה.

אוהל בדואי - מתאים ליום כיף או ערב גיבוש, כשכולם יושבים באוהל אחד ומכינים פיתות, אילו דברים שלא נשכחים במהרה.

עיצוב המקום

בחירת תאורה מתאימה, מיקום השולחנות ועיצובם, קישוט הבמה, שילוט וכן העיצוב הכללי.. לכל אילו יש תפקיד קריטי בהצלחה של האירוע. התייעצות עם מעצב/ת האירוע יכולה לספק לכם את הפתרונות הטובים ביותר.

תפריט

בהתאם לתקציב, לקונספט, אירועים קודמים שנערכו, ובהתייעצות יחד עם השף של המקום, בקשו מספר תפריטים ורק אז החליטו.     ערב גיבוש או אירוע לצוות ניתן לבדוק אפשרות לקייטרינג, ניתן להכין קונספט חלבי או בשרי ולדאוג שכל אחד יביא דבר מה לאכול או לשתות. במידה והחלטתם לעשות ברביקיו הממוצע של אכילת בשר לאדם היא בין שלוש מאוד גרם ועד חמש מאות גרם. חשוב לבדוק מי מהעובדים צמחוני, טבעוני או רגיש למוצרי חלב. מבסעדה או בכל מקום אחר יש לבדוק האם יש כשרות ומי מספק אותה.

אטרקציות לכנסים ולימי גיבוש וכיף

יחד עם הנאומים, הדיונים, התצוגות המקצועיות הרבה חברות מעדיפות להביא אטרקציה שתצליח לשנות את האווירה ולתת רוח גבית. לא פעם מזמינים סדנאות העשרה שייתנו את הערך המוסף או הרווח ללקוחות או לעובדים.קיבצנו עבורכם מספר הצעות עבור פעילות והרי היא לפניכם :

הופעות מחול על כל גווניה השונים, טררם, מיומנה, להקת המחול של בת שבע, להקת מחול הקיבוצית ועוד.

הופעות סטנד אפ - ניתן לפנות לארגון האמרגנים ומפיקי אומניות הבמה בישראל בטלפון

09-9503966 שם תמצאו את רוב חברות ההפקה המובילות והאמרגנים.שם תמצאו את חברות הפקה המייצגות אומנים כמו אדיר מילר (סברס הפקות), דורון פרידמן, סטנד אפ זואה ועוד.

הופעות מוזיקה ורוק -  מופעי רוק וקונצרטים מדגישים את הסטאטוס של הארגון.

ישנם מספר אמרגנים בתחום כגון : ארגון המארגנים ומפיקי אומניות 09-9503966, כספית, מאיר קוטלר,חברים.

מגוון אדיר של רעיונות לפעילות חברתית בים באוויר וביבשה

אקסטרים - ב'נגי, סנפלינג, רחיפה, צלילה, טיסה, רכיבה על אופנים, מכוניות מרוץ (קרטיניג) ג'יפים, טרקטורונים, ב'נגי, רכיבה על סוסים, גמלים, חמורים, סגווי. סדנאות הישרדות, "לרוץ על המיליון", לחפש את המטמון, טיסה בכדור פורח.

סדנאות אומנות -  פיתוח חדשנות דרך ציורי אווירה או פיסול עיסת נייר,

סדנאות בישול - לבישול יש ריחות וטעמים משכרים. זאת סדנה מגבשת שיכולה להתמקד גם בעבודת הצוות של העובדים. יש להחליט על המוצרים שאותם העובדים יבשלו לפני למשל סדנת סושי, סדנת בשרים, מאכלי ים, סדנת תבלינים, סדנת הכנת גבינות. ואולי תרצו לקנח בכלל בסדנת שוקולד או בסדנת בצק סוכר.

אטרקציות בחוץ ODT - סדנאות המתמקדות בפעילות פיזית ותחרות .פיינטבול (משחקי יריות בצבע), באולינג, סנוקר, טיול עם מדריך בעיר או בטבע, סדנת יוגה צחוק ועוד.

סדנאות גרפולוגיה -  כשהיד רושמת הדיבור של הלב הופך לכתוב. על פי גרפולוגיה נבדוק מי העובדים שאוהבים לחפור ומי מהעובדות הן "פולניות". נבקש לצייר ציורים ולבדוק את מצב היצרים, לא נחסוך ונצייר עצים ודרך האותיות והמילים נצחק על ההבדלים בין המינים.

סדנאות טיפול בספא - כל עובד היה רוצה פעם אחת שילטפו אותו. איורוודה,שיאצו, טווינה, רפלקסולוגיה מס'ג, הילינג אבנים חמות.

סדנאות יין ואלכוהול - הסדנה מיועדת לתת לעובדים ידע נוסף בתחום היין כך שתמיד יכלו להפתיע בפגישות עסקים את הסובבים. בערב צוות הוא יעזור להשתחררות ראשונית. ובכלל אומרים אצלנו כי יין משמח לבב אנוש ואולי הוא יוכל לעזור בהורדת מחיצות.

הרצאות מיוחדות- כדאי מאוד לשלב אותה כפעילות נוספות.טובה בעיקר לכנסים או יום גיבוש. פיתוח מצוינות,(אריה מליניאק, אלון גל ), שיפור זיכרון (ערן סלע), פיתוח חדשנות (צבי ברק), משפט (עו"ד פנינה פרס, עו"ד בני דון יחיא), פוליטיקה (גיא בכור), תקשורת (רביב דרוקר, עופר שלח), ספורט (נדב יעקובי, אבי מילר), אנשים שהתמודדו עם קשים והצליחו (פסקל ברקוביץ). יש ליצור קשר עם אתר המרצים או לעקוב דרך גוגל אחר אתרים ספציפים של המרצים/מרצות.

סדנאות משחק - ניתן להתחיל בסדנת מספרי סיפורים. סדנאות משחק טובות להכרות ולפיתוח מיומנויות משחק. אימפרוביזציה, פנטומימה, אלתור, ג'יבריש, משחקי קבוצות, תנועה במרחב ועוד. סדנה לעידוד המשחק בעבודה כגורם לחדשנות והתמודדות מול לחץ ושחיקה.

סדנאות מיסטיקה - יש בהן משהו מיוחד כי כל אחד בתוך תוכו רוצה להכיר רבדים שלא ידועים לו. קריאה דרך תאריך לידה (אסטרולוגיה), קריאה דרך כף היד (כירולוגיה), קריאה דרך שמות (נומרולוגיה), קריאה דרך קלפים. קריאה דרך קפה, קריאת טלפתיה ומחשבות.

סדנאות משחקי שולחן - משחקי קלפים, פעילות כגון לאס וגאס, כשאת הכסף להימורים מחליפים קוביות שחולקו על ידי המנהלים.

סדנאות צחוק והומור- הצחוק הינו כלי נהדר  להתמודדות מול לחץ ושחיקה. יוגה צחוק ( משחקי צחוק ותרגלי נשימה), סדנה על חשיבות ההומור בחיים ובעבודה, סדנת מספרי סיפורים (יוסי אלפי), תיפוף גוף.

סדנה רוחנית -  אם יש לכם עובדים צעירים או מנהלים לחוצים במיוחד ניתן להזמין סדנאות שיתמודדו עם הקשיים דרך גישה ההוליסטית : מדיטציה, יוגה, טאי צ'י, קאפוארה.

לרקוד עם העובדים - כשהעובדים "רוקדים" במשרד השמחה היא רבה. ריקוד זוגות כמו טנגו עובד על תיאום דרך העיניים והגוף, ריקוד שורות יכול להדגים את היופי של עבודת צוות כשכולם עובדים יחד. סדנת ריקודי בטן (מתאימה גם לערב נשים). כל אלה יעזור לצאת מהשגרה, אם אור ונלה מהיפה והחנון הצליחו מה שבטוח שהעובדים יפתיעו.

סדנאות קריוקי וזמרה - ערב שירה בציבור, סדנת תיפוף גוף. דיג'ורידו, סדנת תופים.

סדנאות לחיזוק תקשורת הצוותית-  עוזרת בהכרות שבין העובדים. ומחדדת את חשיבות מסרים לא מילוליים בעבודה.עובדת על סגנונות תקשורת. משחקים בזוגות וקבוצות, שפת גוף בין גברים לנשים, חשיבות רושם ראשוני, פלרטוט, סימנים לחוסר יושר ועצבנות.

להזמנת  סדנאות, הרצאות, פעילות חברתית, הפקת ימי כיף וגיבוש ניתן ליצור קשר בטלפונים הבאים :

משרד 03-5590868 או ישירות לנייד 050-5711160