מרכזיה, מרכזית טלפון בתפיסה בסיסית:
מרכזיה, מרכזית טלפון הינה אחד מכלי עבודה מרכזיים בארגון, תפקידה של מרכזית טלפון בארגון הינה כניסת תקשורת לתוך הארגון מספקים, לקוחות ושותפים עסקיים לארגון, התקשרות החוצה לנ"ל ותקשורת פנים ארגונית בין נציגי החברה, עד כאן תפקידה הבסיסי בתפיסה של ארגון לגבי מרכזית טלפון בארגון שהינו תפיסה ישנה יותר, פחות אפקטיבית וללא יכולות ניהול משולבות בכלי עבודה של נציג בארגון.
מרכזיות ככלי עבודה לנציג בארגון:
עידן הטכנולוגי במאה ה-21 הינו עידן של תקשורת, מידע ונתונים בכמויות גדולות הרבה יותר מבעבר הדורשות כלים נכונים ואפקטיביים ביותר לנציג הארגון עבור ניהול נכון של המידע והתקשורת הזורמים לתוך הארגון והיוצאים ממנו החוצה, מרכזיה הינה כלי בודד מתוך מגוון כלים שעל נציג הארגון לשלוט ונהל באופן מלא.
מעבר למרכזית טלפון, הכלים שעל נציג הארגון לשלוט בהם מתחלקים ל-2 קבוצות עיקריות שהם ניהול התקשרויות וניהול המידע בארגון:
ניהול התקשרויות לנציג בארגון:
מרכזיה: שליטה על קבלה והוצאת התקשרויות טלפוניות והודעות קוליות ממרכזית טלפון.
פקסים: שליטה על קבלה והוצאת התקשרויות פקס המתקבלות ויוצאות מהארגון.
אי מייל: שליטה על קבלה, הוצאה ותיעוד התקשרויות כתובות במייל.
ניהול מידע לנציג בארגון:
אי מייל: ניהול מידע כתוב הנכנס ויוצא מהארגון באמצעות מיילים כולל תיעוד.
ERP/ CRM: ניהול המידע ועדכונו מתוך מערכת ניהול קשרי לקוחות וספקים של הארגון.
כלי העבודה המרובים והשונים לנציג בארגון עלולים ליצור עומס, אי אפקטיביות לנציג, בלבול וטעויות, כאמור- כתוצאה מכלים שונים המפוזרים בשולחן העבודה של נציג הארגון, המשפטים "שכחתי... "איני יודע ממה להתחיל ... "אני עמוס ..." אינם משפטים נדירים לנציג בארגון והינן תוצאה של כלים מבוזרים, השילוב בין כל כלי עבודה ניהוליים ותקשורתיים מאפשר לנציג הארגון חיסכון בזמן עבודה, סדר וארגון נכון ופחות "טעויות" כתוצאה מבלבול בתחום עיסוקו של נציג הארגון.
אם בעבר שילוב של כלים לנציג הארגון היה מותרות של חברות גדולות שהרשו לעצמם עלויות גבוהות של איחוד כלים באמצעות מרכזית טלפון/ מרכזית IP - הרי שבעידן זה שילוב של כלי עבודה לנציג בארגון הינו הכרחי וזול יותר תקציבית מבעבר.
מרשימת ניהול התקשרויות וניהול מידע לנציג בארגון ניתן להבחין ב-2 עולמות שונים בתכלית, עולם של ניהול מידע לנציג שהינו עולם ממוחשב של מערכות ניהול קשרי לקוחות CRM ומיילים -המתממשקים בדרך כלל לכלל יחידה אחת באמצעות קישור מיילים נכנסים ויוצאים לאנשי קשר או לכרטסת לקוחות במערכות CRM הקיימות כיום בשוק למכביר.
ישנו עולם נוסף- עולם התקשורת- מרכזיה/ מרכזית טלפון, פקסים והודעות קוליות שנראה מנותק מכל עולם המחשוב, לא מנוהל ולא מאוחד לכדי כלי ממוחשב אחיד לנציג הארגון.
מרכזיה, מרכזית טלפון, מרכזיית IP כפתרון לארגון:
מרכזיה, מרכזית IP, מרכזיות טלפון בעידן זה של המאה אינן רק כלי לקבלה והוצאת שיחות טלפון מהארגון, מרכזיות טלפון מהוות בעידן זה שילוב של כל כלי עבודה של הנציג בארגון לכדי כלי עבודה ממוחשב ומאורגן לכדי צמצום כלי עבודה מבוזרים וכן ניהול ותיעוד של התקשרויות בצורה מארגנת.
בר-עוז מערכות תקשורת בע"מ מתמחה בפתרונות תקשורת ו-IP לחברות ועסקים.
