טיפים לאירגון מוצלח של מסיבת יום הולדת 

התאמת תוכן לאירוע

שאלה: כיצד נדע להתאים תוכן של אירוע לגיל המשתתפים?....
תשובה: רצוי להפעיל את ההגיון,להתייעץ עם מפעילי אירועים ו/או עם בעלי ניסיון.
להלן נסיון לסווג גילאים שונים לתחומי הפעלה שונים:
הגיל הרך: שנה - שלוש - פעילות ג'ימבורי.
ארבע - שש - פעילות עם מתנפחים,הפעלה בתנועה,משחקי יחידים (לא בקבוצות).
כיתות א'-ב' - פעילות עם מתנפחים,מסיבות נושא: אינדיאניים,פיראטים וכיוב',
סדנאות יצירה פשוטות, הפעלות קצב,ושאר משחקים קצרים וללא צורך בהסברים/כללים וחוקים מורכבים.
כיתות ג'-ה' כבר ניתן להפעיל באמצעות תכנים מורכבים,אך צריך לוודא שיש תוכן מגוון ומעניין. 
 (הבנים בגיל הזה לא אוהבים לרקוד).

 התאמת/בחירת מקום הפעילות
 שאלה: איך נדע לבחור/להתאים את תכני הפעילות למקום הפעילות?....
תשובה: מקום הפעילות נקבע באופן גס בחלוקה לשני מקומות: פעילות בחוץ ופעילות בפנים.
לאחר מכן החלוקה גדלה,
לדוגמא: פעילות במקום סגור כגון: אולם,חדר,מבואה,סטודיו,סלון של בית וכן הלאה...
מקום פתוח: מדשאה בפארק ציבורי,גינת הבית,חורשה,חוף הים וכן הלאה.
כעיקרון יש חשיבות עצומה להתאמת מקום הפעילות לתוכן האירוע ובכלל.
לכל מקום פעילות יש יתרונות וחסרונות אותם יש לשקול בכובד ראש.
בכל מקרה חשוב להתייעץ עם מפעיל מנוסה ובעל ניסיון.

להלן מס' נקודות למחשבה:
מה צריך לקחת בחשבון כאשר עורכים מסיבה בגינת הבית?.... מזג אויר,תאורה,יתושים, פיזור דעת של משתתפי האירוע,האם השקנו את הדשא ביום הפעילות?,שיחים דוקרניים,רעש לשכנים וכן הלאה...
נקודות למחשבה בעת עריכת מסיבה בסלון הבית: גודל המתחם,ציוד שביר,תאורה,ניקיון וכן הלאה...

בחירת מפעיל מקצועי ומנוסה לעריכת המסיבה

 שאלה: למה חשוב לבחור מפעיל מקצועי ומנוסה וכיצד נדע שהוא כזה?
תשובה: כמו בכל דבר אחר בחיים,קיימת חשיבות עצומה לאיש המקצוע בו אנו בוחרים ולתוצאות עבודתו.
הפעלת אירועים ומסיבות יום הולדת מצריכה בניגוד למחשבתם של רבים את התכונות הבאות:
יכולת אירגונית,יכולת לשליטה בקהל,יכולת טכנית טובה,הבנת הגיל המודרך/מופעל,אסרטיביות ועוד...
מרבית מפעילי האירועים/ימי הולדת בארץ אינם ניחנים בתכונות המפורטות כאן
ולכן גם רמת/איכות עבודתם נמוכה.
מפעיל מסיבות שאינו אסרטיבי מספיק ימצא תוך דקות ספורות מתחילת הפעילות במצב בו
משתתפי האירוע מכתיבים את מהלך העיניינים במקרה הטוב או מפריעים ומשבשים
למפעיל את היכולת להפעיל במקרה הגרוע.
מפעילים רבים נוהגים לחסוך בעלויות ומשתמשים בציוד הגברה/טכני ירוד ובכך לא מאפשרים
קיום וביצוע איכותי של אירועים.
אם כך כיצד נמנע מהזמנת מפעיל לא מנוסה לאירוע שלנו?...
התשובה לכך מורכבת ממספר פרמטרים והרי הם לפניכם:
1 - קבלו המלצות על המפעיל.
2 - בידקו אם יש לו אתר באינטרנט,כיצד האתר בנוי ומהו הרושם הראשוני שלכם מהאתר עצמו.
3 - כמה שנות ניסיון יש למפעיל?....
4- כמה "סחורות" יש למפעיל על "המדפים" שלו או במילים אחרות האם באמתחתו תוכניות
הפעלה רבות ושונות,דבר היכול להעיד על ניסיונו בתחום.
5 - כיצד הוא נשמע בטלפון?...האם הוא משדר ביטחון?...האם הוא נשמע מקצועי?....
6 - האם למפעיל יש רשימת ממליצים באתר האינטרנט עצמו?
7  - האם זהו עיסוקו הראשי של המפעיל?...ואולי מדובר בחלטוריסט!!!
אם תוכלו לקבל אינפורמציה ותשובות על כל השאלות הנ"ל תגדילו מאוד את
הסיכויים שלכם לבחור נכון.

כמה דברים על הקשר בין אוכל למסיבת יום הולדת

 שאלה: איזה אוכל צריך במסיבת יום הולדת וכיצד לנהל אותו נכון?....
תשובה: להלן המודל המומלץ מבחינתי לניהול אוכל במסיבת יום הולדת.
כיבוד/אוכל במסיבת יום הולדת הוא עניין כללי מאוד ותלוי בהרבה גורמים כגון:
מי האורחים (מבוגרים,ילדים)?האם האירוע בחוץ או בפנים?יש תכנים/אין תכנים?
יש מפעיל עם תכנית או אין? מה משך המסיבה? וכיוב'...
להלן מספר עקרונות מנחים:
1 - האוכל/כיבוד צריך להתאים למשתתפי האירוע לדוגמא:
במסיבת יום הולדת של ילדים לא נגיש את המתכון החדש של סבתא דינה ל"סלט חצילים תוניסאי".
על אותו משקל לא נחלק פיתות עם שוקולד לאורחים מבוגרים שהזמנו למסיבה.
2 - אסור שהאוכל/כיבוד באירוע יפריע למהלך הפעילות התקין של המסיבה,
לדוגמא: שולחן אוכל/מזנון שעליו מונחים ערימות של ממתקים בסמיכות לילדים
שבאים למסיבה יכול לגרום לזליגה ותנועה בלתי פוסקת לכיוון שולחן האוכל.
3 - חשוב לשמור על מינון נכון . לטעמי מינון נכון מורכב באופן הבא:
שתיה קלה - מים + 2 סוגי משקאות קלים.
מרכיב אוכל מרכזי כגון: פיצה/פיתות עם חומוס ושוקולד,חטיפים וסוכריות.
עוגת יום הולדת כמובן.
את הכיבוד/אוכל רצוי לחלק בהפסקת אוכל יזומה לאחר שעת פעילות לערך.
לגילאים צעירים עד גיל 5 רצוי לחלק צלחות אישיות.
לגילאים בוגרים יותר לאפשר נגישות חופשית לשוחן הכיבוד.
את העוגה רצוי לחלק בסוף המסיבה כשהילדים בדרכם לבתיהם.

חיסכון כספי באירגון של מסיבת יום הולדת

שאלה: האם נכון לחסוך בעת אירגון מסיבת יום הולדת ואם כן כיצד?....
תשובה: כידוע לכולנו מסיבת יום הולדת עולה כסף ולעיתים כסף רב.
ערכה של מסיבת יום הולדת איננה נמדדת אך ורק בערכים כלכליים ויש לה
חשיבות עצומה בהיבטים פסיכולוגיים והתפתחותיים של הילד.
להלן מספר עקרונות/רעיונות מנחים בסוגיית החיסכון.
1 - לעולם אל תתפשרו על איכות: אם אין כסף לאוכל,מפעיל ומקום נורמלי
לפעילות עדיף לחגוג בחיק המשפחה ובאמצעות טקס פרטי ויחס אישי לילד היומולדת.
2 - בין הגילאים 5 ל- 10 השתדלו לקיים לפחות שתי מסיבות יום הולדת משמעותיות ומושקעות.
3 - החיסכון הנכון והטוב ביותר נעוץ ביכולת שלנו להוזיל בעלויות מבלי לפגוע בתוכן.
את החיסכון הזה ניתן להשיג ע"י התארגנות בזוגות-שלישיות ורביעיות של הורים.
שלישיית הורים המתארגנת למסיבת יום הולדת תוזיל את העלויות באופן משמעותי ביותר.
4 - ימי הולדת קבוצתיים - נוהג ההולך וצובר תאוצה בקרב ועדי הורים כיתתיים במקומות שונים בארץ.
השיטה בנוייה על קיום מסיבה אחת לחודש וחצי לכל הילדים שנולדו בפרק הזמן הנ"ל.
במשך השנה מתקיימות מקסימום 5-6 מסיבות במקום 25-30 מסיבות אישיות.
האירגון,גביית הכסף ובחירת התכנים מבוצע באופן מרוכז ע"י הוועד.
5 - הפתעות לילדים,זה דבר נחמד וכייפי אבל ניתן לוותר על הנוהג בקרב מסיבות לגילאי ד' ומעלה.
6 - לעיתים ניתן להוזיל את מחיר האירוע ע"י בחירת יום פחות מבוקש בשבוע,
לדוגמא ימים: א'-ד'. מפעילים ומועדונים רבים יתנו הנחה על קיום אירוע בימי הפעילות הנ"ל