בשנים האחרונות חלו שינויים רבים בתחום גיוס העובדים ובמקביל חל מעבר משימוש באמצעים מיושנים יחסית שמאטים את עבודת הארגון לשימוש בממשק מתקדם של תוכנת גיוס עובדים.
הבחירה הנכונה של תוכנת גיוס עובדים מאפשרת לחולל שינוי עצום בארגון. מערכת טובה תחסוך מעובדי הגיוס בזבוז זמן על מטלות אדמיניסטרטיביות, תצמצם את עלויות הגיוס ותיתן תמונה ברורה על הנקודות המצריכות שיפור באופן הגיוס הקיים.
תוכנת גיוס עובדים איננה כלי חדש בתחום משאבי האנוש, משום שמערכות לניהול מועמדים ( applicant tracking systems ) פותחו כבר בשנות השמונים על ידי חברות גדולות שנזקקו לראיין מספר גדול של דורשי עבודה.
ברם, עם השינויים באופני הגיוס והתגברות השימוש ברשת האינטרנט, הופיע הצורך לשנות גם את המערכות עצמן. אם בשנים קודמות נוהלו מאגרי המידע של הארגונים באמצעות ספריות ותיקיות נייר היום המחשב והרשת הם כלים מרכזיים גם בארגונים הקטנים ביותר.
הרשת מאפשרת תקשורת יעילה, חסכונית, נוחה ומהירה בין חלקי הארגון גם בכל הקשור לגיוס עובדים.
איך לבחור תוכנת גיוס עובדים מתאימה?
קיימים מספר עקרונות לבחירת תוכנת גיוס עובדים שתתאים לארגון: הגדרת התהליך הקיים, הגדרת הדרישות הרצויות, בדיקת הישימות וההחלטה על הבחירה המתאימה.
עד כמה שהדבר נשמע טריוויאלי, חלק בלתי נפרד מבחירת תוכנת גיוס העובדים המתאימה הוא בדיקה והגדרה של ההליך הקיים. במסגרת בדיקת ההליך הקיים יש לקחת בחשבון נתונים כגון כמות קורות החיים המתקבלת בארגון ואופן קבלתם, כמות הגיוסים הצפויה ונתונים נוספים.
לאחר שהגדרתם את ההליך הקיים אפשר לבחון גם את הנקודות האפשריות לשיפור בו. שיפור תוכנת גיוס עובדים קיימת מאפשר הטמעה קלה יותר של מערכת גיוס עובדים חדשה משום שהנקודות החלשות בתהליך הקיים זוהו וטופלו נקודתית.
בהתאם להגדרת המערכת הקיימת ניתן לחקור את הישימות של מערכת גיוס עובדים חדשה בארגון. עקרון הישימות הוא עקרון מרכזי בבחירה של מערכת גיוס עובדים לארגון. בחקירת הישימות תבוצע בחינה של החלופות לפי קריטריונים שיוגדרו מראש. קריטריונים רלבנטיים לישימות של תוכנת גיוס העובדים כוללים בין השאר: נוחות הממשק, עלות המערכת, הניסיון של הספק בהטמעת מערכות מסוג דומה ועוד.
בחירת הספק המתאים למערכת הוא עקרון חשוב נוסף לבחירה המוצלחת ביותר. בשנים האחרונות חל מעבר מהתקנת תוכנת גיוס עובדים אצל הלקוח להתקנה על השרתים של הספק. הלקוח משתמש במערכת באמצעות רשת האינטרנט והספק אחראי לתחזוקת המערכת והשרתים ולתמיכה הטכנית לשם נוחות ומשום כך, חשוב לבחור בספק אמין ואיכותי.
