האתגרים אשר נגרמים עקב התנאים העכשויים בשוק העבודה התחרותי מאלצים חברות להעריך מוצרי CRM באור קריטי יותר מבעבר. מנהלי חברות רוצים יותר מה- CRM, אך הם רוצים את זה בצורה פשוטה וקלה יותר. בנוסף, הם ממוקדים במטרה חדשה- אופטימיזציה של מערכות היחסים עם הלקוחות. המפתח להשגת המטרה היא לקחת יוזמות רבות. עליכם לצפות את הצרכים של הלקוחות ושל החברה ולמצוא תוכנה שתתאים לצרכים האלו. להלן ארבעת התכונות הבסיסיות שהכי חשוב שימצאו בתוכנת CRM.
1. פשטות וקלות שימוש: אין שום טעם בלהשקיע כסף בטכנולוגיית CRM אם לא תצליחו לגרום לעובדים שלכם להשתמש בה. שום דבר לא פוגע בתהליך היישום יותר מאשר קשיים בשימוש וקשיים ביישום האפליקציות השונות. פשטות השימוש והחדרת המוצר אל תוך שגרת העבודה היומית הן חשובות ביותר. הניסיון מראה, שכאשר משתמשים במערכת CRM שהיא מסובכת מדי עבור העובדים, זה מחסל את המוטיבציה שלהם להשתמש בה. ככל שהתוכנה מסובכת יותר וככל שדרך השימוש בה ארוכה יותר- כך יותר אנשים נמנעים מלהשתמש בה. מה שאתם זקוקים לו הוא תוכנת CRM פשוטה, אשר תידמה ככל הניתן לתוכנות אשר אתם משתמשים בהן כיום. תוכלו לשמוע זאת ממנהלים שכבר התנסו בעבודה מסוג זה- לאחר חודשים של ניסוי וטעייה עם תוכנות CRM ניסיוניות, הם גילו שהדברים החשובים ביותר שצריך לחפש במערכת הם פשטות ואפשרויות מעקב נוחות.
2. אפשרות לכניסה מרחוק: מוצר CRM שניתן להשתמש בו רק בתוך תחומי המשרד הוא לא באמת פיתרון. חייבת להיות אפשרות להכניס אל המערכת מידע מכל מיקום אפשרי- למשל כאשר אתם נמצאים אצל הלקוח או הספק, במשרדי השותפים ואפילו בבית. בנוסף, עובדים העובדים מרחוק עלולים להעצר על ידי מערכת שאינה עובדת היטב בתחום זה. צורך נוסף לאפשרות שליטה מרחוק מתגלה בתקופה האחרונה. העלאת האיכות והרמה של אנשי מרכז השירות על ידי הכשרת אנשים אשר יכולים לעבוד מהבית הופכת להיות פונקציה כמעט הכרחית בחברות הגדולות והמתפתחות. בשיטה זו, יכולה החברה לגייס בקלות רבה יותר מספר גדול של אנשים, משכבות גיל או מצב משפחתי שונות, אשר לא מגיעים בדרך כלל אל סוג זה של עבודה. לדוגמה, ניתן בדרך זו להכשיר לעבודה אימהות צעירות הנמצאות בבית עם תינוקן, סטודנטים, גמלאים ועוד. מערכת CRM אשר מאפשרת גישה והזנת מידע מרחוק היא הכרחית עבור חברה הרוצה להכשיר עובדים לעבודה מהבית.
3. גמישות והתאמה אישית: אמירה ידועה בתחום היא שכל פיתרון CRM מוצלח עובר התאמה אישית בדרך כלשהי. בגלל העובדה הזאת, חשוב מאוד שהפיתרון שאתם בוחרים יהיה גמיש ויאפשרת לכם התאמה אישית. המערכת חייבת לתמוך בתהליכים של העסק או הארגון, אחרת לא תוכלו להשיג ממנה את היתרונות המלאים שהיא יכולה להפיק. עם זאת, היכולת להתאים את המערכת לצרכי העסק חייבת להיות פשוטה, ישירה וקלה ליישום. ניתן לומר, שמערכת ממוחשבת שקל להתאים אותה אישית לעסק הפרטי שלכם היא דבר קריטי.
4. ניהול רישומים או ניהול נתונים ראשי: מערכת CRM טובה צריכה להציע אפשרות של ניהול רשימות מרובות. זה מאפשר למנהלי העסק להכין בסיס רישומים יציב, וכמו כן מאפשר ניהול בזמן אמת של כל הרישום והמידע אשר נעשים יום יום בכל חברה.
