בכל העולם המערבי החליטו לקבוע תקנים לאירכוב וקטלוג תיקים רפואיים.
ההתמחות של מרכזים רפואיים שונים במיני מחלות שונים העולים על למעלה מ 60 סוגים שונים של התמחויות בתחום הרפואה. ארכיב דיגיטלי מעמיד את הידע הרפואי של כל מטופל במרכז ההוויה של ריכוז הידע תחת תיק רפואי אחיד המאפשר לכל המטפלים באותו חולה את הנגישות הראויה
למידע ואת הזמינות המיידית בעת חירום כדי להציל את חייו.
לעיתים מדובר בהגעה למרכז רפואי מקומי ולעיתים למרכז רפואי המשרת איזור.
בכל מקרה כיום נפתח תיק רפואי נוסף על כל ביקור במרפאה או בית חולים.
זה גורם לכך שרופא צריך להתחיל להכיר את המטופל מהתחלה, אין לו רקע על ההיסטוריה הרפואית של החולה ואז החולה נשלח לבדיקות מיותרות ויקרות הגורמות להוצאה כספית ולבזבוז זמן יקר בדרך לריפוי. גם זמנו של המטופל שייתכן וביקר במרכז רפואי אחר בעבר וביצע סדרת טיפולים לפני שנים מבוזבז .
הדרך בה בחרו רשויות רפואה בעולם להתמודד עם האתגר היה באמצעות מערכת אחודה המאפשרת חיבור תיקים רפואיים ממקורות שונים תחת עץ מידע אחד שלכולם יש את האפשרות לגשת אליו ולשאוב ממנו מידע.
כיוון שהמידע סודי נזקקו מפתחי המערכת להביא בחשבון עלויות גבוהות וכן התאמות בדבר אבטחת מידע מוגברת.
סודיות רפואית היוותה חלק ניכר מהאמון הקיים בין המערך המרפא לבין החולה וכל פגיעה בו יכולה לגרום לנזק בלתי הפיך.
כדי לייעל את שיטות עבודתו נזקק השרות הציבורי הרפואי למערכת זו ,גם כדי לאגד משאבים וגם לצורך חיסכון , בנוסף החולים מתועלים למרכזים היכולים לטפל בבעיה שלהם.
ארכיב מסמכים המכיל את כל החומרים הרלבנטיים לרופא בזמינות מיידית בכל עת מהווה מהפיכה בכל הנוגע לקיצור זמן הטיפול בחולה, מציאת פגמים וכפילויות עבודה, חיסכון בזמן, אפשרות לחקור מקרים ולהגיע למסקנות מהירות ובכך להציל חיי אדם.
גיבוי של החומרים ושימוש במאגרי מידע כדי לגלות אפשרויות הגלומות במאפיינים שיאשפרו ריפוי של מחלות רב שכבתיות ו/או מגיפות כתוצאה מבדיקה רוחבית של מאפייני חולים ואיך טיפול או חוסר טיפול השפיע על תפקודם.
מערכות אילו דורשות תשומות מרכזיות של משאבי ניהול ידע, אפיון משתמש חכם שיאפשר הגעה מהירה וידידותית לכל המידע הרלבנטי.
גם מערכות מידע בגופים עסקיים יכולים להוות דוגמא לפריצת דרך לחיסכון והתייעלות אך , השילוב של הצלת חיים מביא את ארכיב הרשומות הרפואי להיות חוד החנית בשימוש בריכוז וטיוב המידע.
רונן כהן צמח בעל תואר שני מוסמך מנהל עסקים בהתמחות מערכות מידע משמש כמנכ"ל ובעלים של חברת ארכיביון מקבוצת ארכיב גרופ. החברה משרתת אלפי עסקים ברחבי ישראל במתן שירותי ארכיב . בנוסף משמש רונן כיו"ר ארגון חברות הארכיב תחת איגוד לשכות המסחר וכן כמנהל ארכיון מוסמך מטעם גנזך המדינה. רונן חבר כנציג ישראל בארגון העולמי של חברות ארכיב prism .
