כאשר חברה בסדר גודל בינוני או גדול צריכה להעתיק את משרדיה, מדובר בפרויקט לוגיסטי מורכב, מסובך, רגיש ומאוד משמעותי בחיי הארגון. בל נשכח כי לא מדובר במעבר של עובדים בלבד משולחן אחד למשנהו, אלא העתקה של כל המחלקות על ציודן הרלוונטי, כולל רשתות תקשורת ומיחשוב, ניירת רגישה ולעיתים ציוד מקצועי.
מטבע הדברים, כל השבתה של ארגון מעבודה, ולו לשעה אחת, פירושה אובדן הכנסות משמעותי ואף פגיעה במוניטין אל מול לקוחות החברה. תהליך מורכב כזה עלול לטמון בחובו גם תקלות בלתי צפויות שיגרמו לנזקים עצומים. על כן, פרויקט זה מחייב תכנון מוקדם מדוקדק לפרטי פרטים, חשיבה יצירתית וכמובן ידע וניסיון.
ניהול מקצועי של המעבר
לאור האמור לעיל, הרי שבשנים האחרונות יותר ויותר מוסדות נעזרים בשירותים מקצועיים חיצוניים של ניהול מעבר משרד. בארץ פועלות מספר חברות כאלה, שתפקידן לדאוג לכל פרט ופרט במעבר החברה, משלב מציאת המשרד החדש, דרך בחירת חברת הובלות ועד התאקלמות העובדים במעונם החדש. ניהול נכון ומסודר יכול להקטין את ההוצאות הכרוכות במעבר ולמזער נזקים, ועל כן בסופו של דבר מאוד משתלם לארגון.
מילות המפתח במעבר משרד הן: מינימום השבתה. על כן, שאיפתם האופטימאלית של יועצי ניהול מעבר היא לערוך את כל האופרציה הכרוכה בו ביום חמישי אחר הצהריים, ולסיימו במהלך סוף השבוע. כך, ביום ראשון בבוקר יוכלו העובדים לגשת לשולחנם במשרד החדש ולהמשיך בעבודה השוטפת.
שלבים בעבודת יועץ מעבר משרדים
• פגישת הכרות: מנהל המעבר לומד את החברה, את צרכיה, את משרדיה ואת כל הציוד שאמור לעבור. משם כמובן הוא עובר ליעד המעבר, ולומד להכיר את השטח היטב, על כל התשתיות הקיימות, דרכי הגישה וכו'. במקרים מסוימים, היועץ הוא זה שגם יעזור למצוא את המשרד החדש, בהתאם לצרכי החברה, והוא זה שאף ידאג להזמנת חברת הובלות וכל אנשי המקצוע הדרושים למעבר
• יעוץ לגבי אריזת הציוד: עוד בטרם אורזים, יש להחליט איזה ציוד לא משתלם להעביר, ולכן ייזרק או יימסר. בשלב האריזה, יש להפריד בין החפצים של כל עובד ועובד ולסמנם בבירור. ציוד שביר או רגיש ייארז כמובן בעטיפות מיוחדות. יש להקפיד שכל מכשיר חשמלי, כגון מחשב למשל, ייארז בצמוד לכבלים השייכים לו, ועם המסך הרלוונטי
• תכנון מראש של מה עובר לאן: אילו חדרים מתאימים לאילו מחלקות, מיקום פיזי נכון של כל אגף בחברה. חשוב גם לוודא שציוד מכני המתוכנן לעבור, יתאים פיזית לחלל אליו הוא מיועד (הדבר יחסוך שבירת קירות או עקירת דלתות ביום המעבר).
• שיחות עם העובדים: הנחייתם לגבי תפקידם האישי ביום המעבר, והפגת חששותיהם מהשינוי הצפוי
• ביום המעבר: פיקוח שהכל 'דופק' כמו שצריך, שכל אנשי המקצוע יגיעו בזמן (טכנאי מחשבים, אנשי בזק, רשתות תקשורת, פקסים...). ושכל תכולת הארגזים תנחת במקומה הנכון
• לאחר המעבר: ליווי צמוד בתקופה הראשונית של ההסתגלות למקום החדש ניהול מוצלח שווה מעבר חלק חברה מקצועית המעסיקה יועצי מעבר משרד מנוסים, יכולה לעשות את ההבדל בין קטסטרופה כלכלית לשגשוג ופריחה. אין חכם כבעל ניסיון, ומי כמו המנוסה והמומחה יידע לחשוב על הפרטים הגדולים והקטנים שאף עובד בחברה לא חשב עליהם: בבחינת 'אורח לרגע רואה כל פגע'. לכן, ניהול מעבר מוצלח, חוסך המון כאב ראש להנהלת החברה, מוריד לחצים מהעובדים ושווה בהחלט את ההשקעה הכרוכה בכך.
בלוג מובילים ומציאת מחירון הובלות באינטרנט
