בנייני מגורים רבים מטפלים בעצמם בתחילה בכל הקשור בניהול ועד הבית. לרוב יימצא דייר שיסכים לעסוק בכך, לתקופה מסויימת – שנה ואולי אף יותר, אך בשלב מסויים הדיירים מבינים כי כדי שנושאים שונים יטופלו, יש צורך לשכור שירותים של מי שמוסמך מהם. ישנן מספר רב של חברות העוסקות בכך: חברות לניהול ועד בית, חברות לניהול ואחזקת מבנים וכאלו הכוללות בין שירותיהן גם שירותי שמירה.
ניהול ועד בית דורש טיפול למגוון גדול של שירותים: שירותי תחזוקה וניקיון, גבייה, אבטחה, גינון ועוד. ועל כן רבים מחליטים לקחת גוף חיצוני שיעסוק בכך וכך ניהול הנושאים הנ"ל ורבים אחרים מועברים לתפעול של גורם מקצועי. רבים מבתי המגורים עדיין מחזיקים בוועד המסורתי הכולל נציג אחד עד ארבעה, שמתוכם אחד עליו מופקד הטיפול בכספים. אותו נציג נדרש בדיווח על השימוש בכספי הדיירים. לרוב, ההחלטות בנושא הכספים דורשות רוב מוחלט של כל דיירי הבניין, אך ישנן כאלו הדורשות רוב חלקי.
ההחלטה האם לעבור לחברת ניהול ואחזקת מבנים קשורה לעיתים מניהול קלוקל בתחזוקת הבניין, מהיעדר מתנדבים לתפקיד או כי חברות לניהול ועד הבית מצליחות לשכנע את דיירי המבנה כי הוא זקוק לשירותיהן. אין ספק כי קיומה של חברה כזו תיצור שיפור באיכות חיי הדיירים. ההחלטה באם לשכור חברת ניהול ועד בית דורשת ברוב של דיירי המבנה (לא בהכרח רוב מוחלט) כאשר ידוע לכולם כי התשלום לשירות זה יהיה גבוה ממה ששולם קודם לכן.
רב הבניינים השוכרים שירותי חברה חיצונית בתחום אחזקת מבנים הינם בניינים מרובי קומות הדורשים תחזוקה שוטפת ותפעולית רבה. חברות אלו למעשה שוכרות אנשי מקצוע לביצוע העבודות השונות והיתרון בשירות זה עבור דיירי הבניין שיש גורם אחד אליו הם יכולים להפנות בקשותיהם. החברות מציעות שירותים רבים ועל כן כדאי מאוד לבחון את צרכי הדיירים וכמובן את העלויות.
מאוד חשוב לוודא לפני ששוכרים חברת ניהול ואחזקת מבנים את המוניטין שלה. האם קיימות תלונות או תביעות כנגדה, מה הוותק שלה, האם היא אמינה וכו'. קיים תו תקן על פיו החברות הללו נמדדות – וחלק מן החברות אכן עומלות כדי להשתייך אליו.
בעת שכירת חברת ניהול ואחזקת מבנים יש לבחון מספר היבטים:
- כדאי לבצע תשלומים לחברה מידי חודש, מראש.
- בעת כתיבת הצ'קים יש לציין לכבוד "המוטב בלבד" ולכתוב לפקודת חשבון הבנק של הבניין.
- יש לבחון את מאפייני החברה והתחייבויותיה וכן לבקש המלצות של לקוחותיה.
- מאוד כדאי שלא לחתום מראש לחוזה הארוך משנה.
- לפני חתימה על חוזה מול חברת הניהול יש לבצע מולה תיאום ציפיות, להגדיר את צרכי המבנה ודייריו על מנת לקבל את השירותים להם הדיירים זקוקים ולמנוע תשלום עבור שירותים שאינם זקוקים.
- יש לבחון את רמת התפעול של חברת האחזקה ומהי זמינות בעת מקרי חירום.
- יש לשים לב מה דורש ניתוק מחברה כזו וכן כאשר מפסיקים את שירותיה לבחון שאינה מותירה חובות לספקיה.
- יש לשים לב כי תנאי ניתוק מהשירות הינם הדדיים ועל כל אחד מהצדדים להתריע מראש (תקופה אחידה לשני הצדדים) על סיום השירות.
- האגודה לתרבות הדיור יכולה לסייע בנושאים אלו ולכן מאוד מומלץ לפנות אליה לפני חתימה על חוזה מול חברת ועד הבית.
