סריקת מסמכים - שליפת מסמכים בלי לזוז מהכסא 

כמנהל, אתה בוודאי מכיר את הצורך לתת מענה מיידי ללקוח הנמצא מהעבר השני של קו הטלפון. לעיתים יש צורך בשליפה מיידית של מסמך מסוים כדי לבצע אימות או לתת מענה יעיל ומהיר לצרכי הלקוח. כשאתה מנהל משרד במתכונת המיושנת שבה כל המסמכים שלך מתויקים בקלסרים ויש צורך בהגעה פיזית לקלסר המסוים ושליפת המסמך המקורי, אתה יודע בכמה בזבוז זמן זה כרוך.

בעידן המודרני, תיוק מסמכים בקלסרים שייך להיסטוריה. הטכנולוגיה הנוכחית כבר מזמן מאפשרת לתייק את המסמכים שלך באמצעים דיגיטליים. תיוק ממוחשב או ארכיון דיגיטלי.

בניית ארכיב ממוחשב (ארכיון ממוחשב / ארכיון דיגיטלי) מתבצע באמצעות סריקת מסמכים. סריקת מסמכים מצריכה תוכנת סריקת מסמכים וסורק מסמכים טוב.

כבר לפני עשרות שנים נכנס סורק המסמכים למשרד העסקי והוא מאפשר לכל ארגון להימנע מהצטברות ניירת ומסמכים על שולחנות העובדים ובקלסרי הארגון.

הצטיידות בסורק מסמכים הוא מהלך ראשון בבניית ארכיון דיגיטלי. השלב השני הוא סריקת מסמכים - שיטה יעילה לשמירת המסמכים במחשב המשרדי.

סריקת מסמכים – למה זה נחוץ?

בעידן הטכנולוגי יש צורך להיעזר בהליך סריקת מסמכים לצורך תיוק דיגיטלי של מסמכי הארגון. לפחות בעשור הקרוב לא נראה באופק פתרון שיעלים את הקלסרים הרבים המפארים כל משרד וחברה, אבל סריקת מסמכים ויצירת ארכיון דיגיטלי מאפשרים ליצור גיבוי מהיר וזמין לכל מסמכי הנייר של הארגון.

מה היתרונות בהליך סריקת מסמכים?

באמצעות סריקת מסמכים ניתן לשלוף מסמכים במהירות. למרות שתיוק המסמכים עדיין הכרחי, גם אם הארגון עובד עם ארכיון דיגיטלי, חשוב לתייק את המסמכים במקום המתאים להם כדי שאם יהיה צורך לשלוף את מסמך המקור, תמיד הוא יהיה זמין.

אבל היתרון בארכיון דיגיטלי הוא ביכולת לשלוף את הקובץ הדיגיטלי של המסמך הסרוק תוך שניות בלי לזוז מהכסא. למצוא במהירות את המסמכים הרצויים בלי לחפש בארכיב הקלסרים. לעיתים חיפוש מסמך מסוים בקלסרים דומה לחיפוש מחט בערימה של שחת.

סריקת מסמכים פותרת את הבעיה באופן מהיר.

סריקת מסמכים מאפשרת חיסכון בנייר ועבודה בסביבה "ירוקה". חלק נכבד מההוצאות על ציוד משרדי הוא על קלסרים ודפי צילום. אם ישנם מסמכים שאינך צריך לתייק ואתה מסתפק בסריקה למחשב, אתה יכול לגרוס את המקור ולשמור את הקובץ הסרוק.

אם הלקוח שלך ירצה מתישהו את המסמך הזה, אתה לא צריך להדפיס אותו. אתה יכול לשלוח לו אותו במייל בשניות. אין צורך לשלוף את מסמך המקור מהקלסר, לגשת לפקס ולשלוח אותו. אתה פשוט מצרף אותו למייל ומשגר ללקוח.