ניהול מחושב 

ניהול מחושב
מאת:גדעון מלכי

השקעה במעטפת ניהול מניבה מנוע צמיחה חשוב ביותר לחברה ולתוצאותיה העסקיות.

חברות קטנות ובינוניות מהוות את הקטר של המשק, אך רבות מהן אינן משקיעות בניהול מחושב, מסתפקות בתפעול יום יומי של החברה, ומפספסות את הפוטנציאל העסקי והפיננסי הריאלי הניתן למימוש מפעילותן. ניהול עסקי ממוקד מטרה, יחד עם ניהול כספים מקצועי הם תנאי הכרחי להנעת חברה להצלחה.

להלן פעילות ניהול שקיימתי בחברה להנדסה העוסקת בפיתוח וייצור ומעסיקה 20 עובדים.
המנהל והבעלים של החברה, מהנדס עתיר ניסיון תעשייתי ובעל יכולות הנדסיות גבוהות, ביקש אותי :"תעשה לי סדר"

 למרות יכולותיו המקצועיות והפוטנציאל המסחרי של מוצרי החברה, חוותה זו קשיים רבים. תמחור לקוי, ניהול לא מדוייק של הון חוזר ורכש לא מתוכנן של ח"ג למלאי, גרר חוסר איזון בין מרכיבי המערכת פנימה, ומול מערכות חיצוניות, ספקים בנקים ונותני שירותים, חריגות ממסגרת האשראי ופניות יומיות מהבנק לתיקון המצב.
החברה פיגרה בתשלומים לספקים, והבעלים נדרשו להזרמה בלתי פוסקת של כספים לכיבוי שריפות והמשך פעילותה.

למדתי את דפוסי העבודה של מנהלי החברה ועובדיה וציינתי לעצמי ייתרונות לצד נקודות התורפה.

חוסר הארגון חלחל לכל שכבות החברה והתבטא בכל התחומים, החל בסדר וניקיון, דרך חוסר בכלי ניהול ובקרה, וכלה בניהול לקוי של מלאי ותיעוד מקצועי של המוצרים ונתוני הייצור. ללא כלי ניתוח ובקרה החברה לא יכלה זו לנתח את עלות הפרויקטים וכתוצאה מכך נקבה במחיר שרירותי, לעיתים ללא כדאיות כלכלית.
כלי הבקרה החשבונאי היחיד בחברה היה הדו"חות הכספיים שאותם הפיק רואה החשבון חיצוני תוך התמודדות עם חוסרים במסמכים ומאזן בוחן לקוי. הדו"ח הופק באיחור של כמה חודשים והבעלים התעניין בעיקר בהיבט המיסויי ולא בניתוח ההתנהלות הכלכלית של החברה.

לאחר מיפוי ראשוני קיימתי מספר פעילויות ניהוליות שמטרתן השבת האיזון למערכת:

ישיבת תאום יומית עם מנהל החברה לקידום תהליכים, ובקרה על פעילויות שנקבעו לביצוע.
ישיבה דו שבועית עם מנהלי החברה ועובדים בכירים: עדכון, תיאום, בקרה, רעיונות, דעות, התנגדויות ואיחוד כוחות
תוך יצירת אווירת שיתוף פעולה
בדיקת סביבת העבודה, המוצרים, הלקוחות והספקים לרבות תנאי האשראי תוך תיקונים והתאמות.
התאמת מערך האובליגו והאינטראקציה עם המערכת הבנקאית לצרכי החברה.
גבשנו נהלי עבודה פנימיים, היררכיה ותרבות ניהולית.
קבענו נהלי עבודה וזכויות חתימה בנושאי רכש והזמנות של לקוחות וספקים.
ביצענו ספירת מלאי כללית והקמנו מחדש את מחסני החברה, תוך הטמעת תוכנה מתאימה לניהול מלאי, דיווח ובקרה.  במקביל שיפרנו את תהליכי הרכש וניהול המלאי.
סרקנו מחדש את תמחיר הספקים, וסייעתי לחברה בפיתרון קונפליקטים מסחריים ואיתור אלטרנטיבות.
ביצענו תמחיר מוצרים מחודש המבוסס על תמחיר שעתון מהנדס וטכנאי, עץ מוצר מדוייק, תקורות ועלויות מימון
הטמעתי תהליך בדיקת היתכנות כלכלית לפני כניסה לפרויקטים. תמחור המוצרים שונה בהתאם והלקוחות עודכנו במדיניות החדשה.
הטמענו כלי ניהול ובקרה פיננסיים ברמה יומית (תזרים מזומנים) ורמה חודשית (רווח/הפסד, חתך מכירות, מלאי) לרבות תחזיות לטווח קצר וארוך.
בחנו וייעלנו תהליכים בחברה תוך דגש על כפילויות ותהליכים מיותרים, מהלך שהביא לפיחות ניכר בהוצאות החברה.

 כל זאת לווה בפעילות איטרקטיבית ועשייה משותפת עם המנכ"ל, מנהלים ועובדים, תוך מטרה לשלב בין התפעול השוטף, לקבלת החלטות, לניהול הפיננסי, השימוש בכלי בקרה, שמירה על איזונים נכונים בין כלל המרכיבים
ובמיוחד תכנון, ניהול ותחזיות קדימה.