פירוט תהליכי הרכש ב SAP
• דרישות רכש ? קביעת דרישת הרכש נעשית ע"י המשתמש (באופן ידני) או באמצעות מהלך אוטומטי של תכנון ובקרת המלאי.
• קביעת מקורות לרכש ? איתור מקורות רכש אפשריים בהתבסס על הזמנות רכש קודמות והסכמים ארוכי טווח קיימים. מקור רכש יכול להיות גם פנימי (מתוך הארגון). לכל פריט ישנה רשימה המפרטת אילו ספקים מורשים עבורו.
• השוואת מחירים - שליחת RFQ בקשה להצעת מחיר, השוואה בין הצעות הספקים ובחירת הטובה ביותר, המלצה על ספק עדיף. הצעות המחיר המתקבלות מהספק מאוחדות עם ה- RFQ (מזינים בהם את תשובת הספק).
אחת לתקופה יש לבצע הערכת ספקים על פי קריטריונים שבחר הארגון.
• ? יצירת הזמנת רכש ? יצירת הזמנת רכש הפונה לספק המבוססת על הדרישות ונתוני הצעות המחיר של הספק.יכולה להיווצר באופן ידני על סמך reference או אוטומטית
הזמנת רכש מתחלקת ל-3 חלקים: header, item overview,line item
כותרת ההזמנה: מנהלים אינפורמציה שקשורה לארגון או לכל המוצרים או המק"טים במסגרת ההזמנה: הספק (כל המק"טים מוזמנים מאותו ספק), ארגון רכש, קבוצת קניינים, קוד חברה.
item overview ? בו מופיעם הפריטים, הכמויות, תאירך אספקה וכו'
line item ? הסטורית ההזמנה, מחיר השורה, לו"ז משלוחים.
לפני הקמת ההזמנה יש להגדיר מק"טים. ניתן לפתוח הזמנת רכש עבור שני אתרים שונים בהזמנה אחת. לא יכולים להזמין מק"ט עבור אתר מסוים אם לא קטלגנו אותו באותו אתר.
רמה נוספת מגדירה נתונים ספציפיים לכל מק"ט.
יש מסך בו יש את תנאי התשלום ? לא תמיד אנחנו משלמים בדיוק כמה שהמוצר עולה, לפעמים יש פרמטרים נוספים, הנחות (הנחת מזומן לדוגמא), תנאי תשלום נוספים, מע"מ וכו'.
יש מסך (לשונית Account Assignment) בו מתבצע הקשר בין תהליך הרכש לבין התחום הפיננסי.
• מעקב אחר הזמנת הרכש ? הפקת תזכורות ועדכון סטטוס של דרישות הרכש הצעות המחיר וההזמנות.
• קבלת הפריטים וניהול המלאי ? דיווח קבלת הפריטים בסימוכין להזמנה וכן הגדרת תחומי קבלת יתר וחריגה מכמות מוזמנת.
• אימות חשבונית ? בדיקה והתאמה בין חשבונית הספק לכמויות שהתקבלו בפועל והכמות שהוזמנה. לאחר אישורה, מבצעים את התשלום עבור החשבונית.
הארגון מגדיר אילו מק"טים יקנה מאילו ספקים (הוא לא יכול לקנות כל מה שרוצה).
הוצאת הזמנה לספק היא כהוצאת חוזה. אחרי הוצאת הזמנה לא משנים ספק! הספק שולח את המוצר/חומרי הגלם עם קבלה (קבלה אומר שקיבלתי את המוצר). אנחנו קולטים את החומר למחסן. רק בשלב הבא נוציא חשבונית. החשבונית תוגדר כנגד ההזמנה. המע' עורכת השוואה (אימות) בין הסכומים לכמויות של החשבונית וההזמנה. לעיתים יש הפרשים הנובעים משערי מטבע. במידה ויש תאימות החשבונית מאושרת לתשלום.
מסמכי רכש:
להלן דוגמאות למסמכי רכש ב-SAP:
• Request for quotation (RFQ) - בקשה להצעת מחיר
• Quotation - הצעת מחיר
• Purchase order (PO) - הזמנת רכש
• Contract - חוזה
• Scheduling agreement - הסכם מתוזמן
דרישת רכש, הצעת מחיר וחוזה הם פעולות קודמות להזמנת רכש. ההזמנה נשענת עליהם ושואבת מהם נתונים. ניתן לבצע הזמנת רכש גם ללא מסמך מקדים. כאשר ההזמנה מאושרת ונשלחת לספק היא מהווה מסמך משפטי מחייב.
דרישת רכש
• דרישת רכש הינו מסמך פנימי של הארגון שבו יפורטו בקשות לרכישה של חומרים/שירותים.
• דרישת רכש תיווצר במערכת בעקבות ריצת תכנון של מערכת MRP או בעקבות הזנת בקשה לרכש ממשתמשי הקצה במערכת.
• דרישת רכש מורכבת משורות המכילות את נתוני הדרישה, כגון: מק"ט, יחידת מידה, כמות, אתר מזמין, מחיר, מטבע ועוד....
• ניתן להגדיר מדיניות אישורים למסמכי דרישות רכש.
• ניתן להוציא הזמנת רכש בסימוכין לדרישת רכש.
התהליך: יצירת דרישת רכש -> אישור דרישת רכש -> יציאה להזמנת רכש בסימוכין לדרישת רכש.
מרכז עלות-
מבנה ארגוני פיננסי שסופג את עלות הרשומה. לכל קוד חברה יש מרכזי עלות שונים. משתמשים במרכז עלות רק אם זה הולך למלאי, לא שימושי בעת צריכה ישירה.
בקשה להצעת מחיר
• בקשה להצעת מחיר (בל"מ) הינו מסמך המזמין את הספק להציע את מחיריו ותנאיו המסחריים עבור טובין או שירותים.
• המסמך מכיל מידע על חומרים, כמויות, מחירים ותאריכי אספקה נדרשים.
• ניתן להוציא בקשה להצעת מחיר לספק המוגדר במערכת או לספק חד פעמי.
• ניתן להזין למערכת את תשובות הספקים (תנאים, מחירים...).
• המערכת מאפשרת לבצע השוואת מחירים בין ההצעות השונות וממליצה על ספק מועדף.
• יצירת הצעת מחיר יכולה להתבצע ידנית או ע"ס דרישה, הסכם או בקשה להצעת מחיר אחרת.
• ניתן ליצור הזמנת רכש או הסכם בסימוכין לבקשה להצעת מחיר.
יצירת בל"מ -> הדפסה ושליחה לספקים -> קליטת ההצעות והזנתן במערכת -> בדיקה האם ההצעה עומדת בתנאי הסף -> השוואת מחירים -> שליחת מכתבי תשובה לספקים -> יציאה להזמנת רכש בסימוכין להצעת מחיר
כל הצעה מקבלת מספר. הצעות מספקים שונים עבור אותה הזמנה מרוכזות תחת קוד זהה.
הסכם
• הסכם הינו מסמך התקשרות עם ספק לטווח תאריכים מוגדר מראש ובו מפורטים החומרים/שירותים, תנאי התקשרות עם הספק ומחירם.
• ניתן לשייך שורת הסכם לשורה בדרישה או בהזמנה.
• בהזמנה היוצאת בסימוכין להסכם, מחיר הפריט והתנאים מההסכם ירשמו כברירת מחדל בהזמנה.
• ניתן לנהל את ההסכם בכפוף לתאריכי תוקף, סה"כ ערך כספי או ערך כמותי ולחסום רכש בסימוכין להסכם מעבר לערכים המוגדרים.
מכרז -> בחירת ספק/ים זוכים -> יצירת הסכם מול כל ספק שזכה -> אישור ההסכם -> הדפסה ושליחה לספק -> יצירת רשימת מקורות
הזמנת רכש
• הזמנת רכש הינו מסמך התקשרות פורמאלי של הארגון עם ספק לרכישת טובין/שירותים.
• הזמנת הרכש מורכבת מכותרת המכילה נתונים כללים למסמך כולו ומשורות המפרטות את הפריטים הנרכשים, כמויות, מחירים ועוד....
• ניתן להגדיר מדיניות אישורים למסמכי הזמנות רכש.
• קבלה למלאי מתבצעת כנגד שורות בהזמנת רכש.
• הזמנת הרכש יכולה להיפתח בסימוכין לדרישה, בקשה להצעת מחיר, או בסימוכין להסכם מסגרת.
• ביצירת הזמנת רכש בסימוכין יתקבלו נתוני מסמך הסימוכין כברירת מחדל בהזמנה, ניתן לשנות נתונים אלו ולהשלים ידנית נתונים נוספים.
בחירת מקור להזמנת רכש ( דרישה, הסכם, בל"מ או באופן ידני) -> יצירת הזמנת רכש -> אישור הזמנת רכש -> הדפסה ושליחה לספק -> הפקת תזכורות לספק
