מהדרכה – להצלחה! ארגון הדרכה מוצלחת ותקשור הצלחתה בארגון
כגורמים הממונים על הדרכות ו/או הובלת תהליכים ושינויים בארגון, עומדת בפנינו אחריות גדולה לאין ערוך. אנו בעצם "מעצבי פני הארגון ותרבותו". אנו הנווטים אשר עליהם להפעיל בו זמנית עשרות מערכות שונות על מנת לכוון את הספינה לעבר ייעודה.
שלמות של מעגל העשייה הזה אינה מובנת מאליה. היא דורשת תכנון נכון, מקיף ויכולת התאמות "תוך כדי תנועה". היא דורשת עבודת הכנה נמרצת, השגת כלים ויצירת פתיחות ורצון אצל מספר גורמים, לעתים רב.
התהליך שיוביל להצלחת הדרכה
תמהיל המשתתפים
בדר"כ, קיימים שלושה סוגים שונים של גורמים המשתתפים בהדרכה בארגונים:
• הדורשים/נרתמים – הגורמים אשר העלו את הדרישה/בקשה לעבור הדרכה בנושא, או לחילופין - המוצאים בהדרכה ערך מוסף של למידה ושיפור עבור עצמם ותפקידם בארגון.
• הנופשים – גורמים אשר נרשמו להדרכה למרות שלא רואים בה איזשהו ערך לימודי מוסף, אלא "בריחה" משגרת העבודה.
• המוצנחים – גורמים אשר "הוצנחו" להדרכה בעל כורחם – על ידי גורם אחר – מבלי שביקשו, דרשו או רואים בה ערך מוסף עבור עצמם ותפקידם, ובנוסף – אין היא "בילוי" עבורם אלא מעמסה.
הרי ברור לכולנו, לאחר מבט קל בשלושת הסוגים הללו – כי יש משקל רב מאוד לתמהיל המשתתפים לגבי הצלחת ההדרכה. הדרכה טובה יכולה לקרות רק אם 100% מהמשתתפים יהיו אלו הראשונים ברשימה. כל גורם "נופש" או "מוצנח" יגרום להדרכה להיות אפקטיבית פחות, שלא לדבר על מפח נפש למשתתפים האחרים.
על מנת לוודא מראש ולהגדיל את הסיכויים להצלחה של ההדרכה:
א. ודאו מראש כי ההדרכה נדרשה/נתבקשה על ידי רבים ממשתתפיה.
ב. לכשפורסמה הנכונות לבצע הדרכה שכזו – שבו וראיינו את אלו המבקשים להצטרף ולהשתתף בה. בידקו מדוע הם חושבים שהיא יכולה לתרום להם.
ג. אל תקבלו "מונחתים" ו"נופשים" להדרכה. שבו עמם ובדקו אם ניתן לרתום אותם לנושא. אם הם אכן מרגישים שההדרכה הזו יכולה לעזור ולתרום עבורם. זיכרו – אם לא "בחרו" להשתתף בהדרכה זו ביוזמתם – הם יהוו גורם מזיק
הגדרת מטרות ההדרכה וציפיות ממנה
הדרכה לא נועדה עבור המשתתף על מנת שיסמן V כי ביצע אותה. היא גם לא נועדה על מנת שיאמר "נהניתי" בסופה. היא נועדה, בסופו של דבר, להוביל אותו לשפר תוצאות מסוימות.
כמו כן, הדרכה הנה פעילות המוגדרת כ"השקעה" מצד הארגון. מן הראוי שהארגון יבחן את הROI (החזר ההשקעה הנצפה) מאותה הדרכה.
בטרם תיגשו למלאכת ארגון ההדרכה:
• חקרו ואתרו מחקרים או תיקי תרחישים לגבי הדרכות שנערכו בארגונים בתחומים דומים. בדקו אם יש אי אילו מדדים אשר השתנו בעקבות אותה הדרכה. תוך כמה זמן הם השתנו (וכמובן – לטובה). למה יש לצפות, באופן כללי שהדרכה כזו תגרום לביצועי המשתתפים. אילו חברות מעבירות הדרכה דומה דרך קבע לעובדיהן? אם תמצאו שם שמות מוכרים – לבטח תוכלו להסיק שהן יודעות מה שהן עושות.
• זהו והגדירו בבירור את מטרת ההדרכה והציפיות ממנה. את היעדים הכמותיים שאתם מצפים שמשתתפיה/הארגון ישיג כתוצאה ממנה, באופן תלוי זמן כמובן. את היעדים האיכותיים אשר ברצונכם וברצון המשתתפים בה להשיג כתוצאה ממנה. כמובן – שימרו על יעדים ריאליים והגיוניים. מומלץ בחום לעשות זאת עם הגורמים אשר ישתתפו באותה הדרכה. הגדרה משותפת עמם של המטרות והיעדים – תרתום אותם להתאמץ למען עמידה בהם.
• הכינו בריף מסודר של הציפיות שלכם מההדרכה, של המטרות שלכם ושל היעדים אשר ברצונכם להפיק ממנה. בהתאם לבריף זה – יוכלו חברות ההדרכה השונות "לדבר איתכם באותה השפה" ולהתאים לכם את הסילבוס המתאים – כשמטרותיכם עומדות נגד עיניהן והופכות גם למטרותיהן.
בחירת חברת ההדרכה והמנחה
• שילחו את הבריף המסודר לחברת ההדרכה, קיימו פגישה עם נציגיה על מנת שיגיבו באופן רציני ומניסיונם לגבי הבריף, וכמובן, יציעו פתרון מתאים ככל שניתן לציפיותיכם.
• בידקו את הסילבוס המוצע, הציעו ובחנו יחד עם חברת ההדרכה שינויים שאתם מוצאים לנכון.
• בקשו חוו"ד על המדריכ/ה המיועד, בדקו מה ניסיונו בתחום ואם יש אי אילו המלצות עליו. בדקו את שמו גם במנועי חיפוש על מנת לקבל תמונה רחבה יותר לגבי עשייתו.
• בחרו את המדריך אשר עמו, לדעתכם, תהיה כימיה מספקת וטובה למשתתפי ההדרכה.
סיכום ההדרכה
• הקפידו לערוך סיכום של ההדרכה במפגש האחרון. שאלו את המשתתפים מה הם "רכשו" ממנה. אם אכן ענתה על הציפיות. הביטו יחד במטרות וביעדים ושאלו, בהשתתפות כולם האם הם עדיין רלוונטיים?. האם הם חושבים שיש לשנות חלק מהם? לשפר? להנמיך ציפיות? למדוד דבר נוסף שיכול להעיד על השפעה של ההדרכה?
• העבירו משוב לגבי ההדרכה ולגבי המרצה. היו כנים – כל חברת הדרכה תשמח לקבל תמונה אמיתית ולהשתפר באופן מתמיד.
• הוקירו תודה (אלא אם הרגשתם שבאמת לא התאמצו ותרמו לכם) במכתב למרצה או לחברת ההדרכה.
מעקב עמידה ביעדים והשגת התוצאות הרצויות על פני זמן
• סמנו ביומנכם, על פי המדדים הכמותיים והאיכותיים אשר הגדרתם (וחידדתם סופית בסיכום ההדרכה), את המועדים בהם עליכם למדוד את אותם מדדים בהשוואה לתקופה שלפני ההדרכה (או לכל פרמטר אחר אשר הגדרתם).
• הציבו את הנתונים בטבלאות EXCEL על מנת להציג תמונה ברורה של שינוי מגמות שנצפו בעקבות ההדרכה. בדקו והדגישו תפוקות שהשתפרו ובחנו, על סמך הנתונים – האם ומתי חל החזר ההשקעה מהדרכה זו אם ניתן.
• הציגו את הנתונים להנהלת החברה ולמשתתפים בהדרכה על מנת שיקבלו תמונה ברורה של הנעשה.
• באם התוצאות של ההדרכה היו חיוביות – פרגנו במכתב לחברת/גורם ההדרכה. כמוכם, גם הוא ישמח לדעת שיש תוצאות להדרכה.
טיפ לקידום ומינוף ההדרכה להצלחה של ממש באמצעות Gamification ותמרוץ:
ה-Gamification (או "מישחוק" בעברית) הינה תורה חדשה שתופסת תאוצה, ומטרתה להגדיל הנאה בעשייה רצינית. תורה זו בנויה על מספר כללים פשוטים אשר ניתן להשתמש בהם כדי למנף ולשפר תוצאות באופן משמעותי. מדובר בעיקר על הדרכות אשר מובילות לשיפור בתוצאות כמותיות.
מינוף הדרכה להצלחה בהשגת תוצאות טובות יותר מהמצופות ניתן להיעשות באופן הבא:
• בסיום ההדרכה – בעת מעברכם על היעדים השונים (הכמותיים והאיכותיים) ותלייתם בזמן עם כלל המשתתפים – בקשו מכל אחד מהמשתתפים לבחור יעד אישי משלו, הנובע מאחד הדברים ש"לקח" עמו מההדרכה (שוב- באופן אישי). על היעד להיות מבוסס על נתון תפוקתי מן העבר – ועליו להיות מדיד, מאתגר וריאלי. עליכם להגדיר (יחד) את היעד ואת הזמן בו עליו לעמוד בו. (היעדים יכולים להיות שונים בין המשתתפים)
• איספו את רשימת היעדים האישיים הללו, כמתו אותם לכסף אשר יונב כתוצאה מעמידה בהם – מעבר לציפיות או ניסיון עבר.
• הקצו פרסים/בונוסים (בסכום או באחוזים) עבור מי שעומד ביעד האישי שלו ובאופן יחסי.
• הקצו פרס נכסף נוסף למי שהגדיל עשות מעל היעד ביחס גדול מכל השאר.
• הכריזו על ה"תחרות" ועל הפרסים בפני המשתתפים ויח"צנו אותם בחברה.
• עיקבו אחר היעדים מדי תקופה קצרה (שבוע/חודש) – תלוי ביעדים. הציפו את המידע והנתונים בפני המשתתפים – היכן הם עומדים מול היעד ששמו לעצמם.
• הדגישו כי התחרות אינה בין המשתתפים – אלא כל אחד מול עצמו.
המישחוק המוצע יוכל להניב באופנים הבאים:
• יעצים את האפקטיביות של ההדרכה על הביצועים של המשתתפים ועל התוצאות.
• יגרום למשתתפים לתרגל ולהשתמש במידע ובשיטות שרכשו כבר עם סיומה של ההדרכה ולאורך זמן.
• בסיום התקופה של אותה "תחרות" תוכלו לסכם עם המשתתפים: מה עבד? מה לא עבד? מה היה חסר להם? המידע הזה הינו נכס יקר נוסף שתניבו- גם עבור ניסיונכם, גם לחברה, וגם עבור גורמי ההדרכה. עם מידע שכזה, גם אם התוצאות הכמותיות המיוחלות לא הגיעו – עדיין הצלחתם!
יהונתן כסיף בעל ניסיון עשיר בהקמת עסקים ליוויים וניהולם תפעולית, שיווקית ופיננסית בשוק הישראלי ובשוק הבינלאומי. יהונתן עסק ועודו עוסק בניהול ופיתוח צוותים, פיתוח מערכי שירות ומכירות, ניהול מערכי ייצור ושיווק בינלאומי בתעשייה, בארגוני סחר, הייטק וארגונים קמעונאיים. ניסיון רב בהדרכה פרטנית, קבוצתית וצוותית בחברות, ארגונים עסקיים, תעשייתיים ומוסדות ממשלתיים. מנחה מוסמך של קורסים מבית פרנקלין קובי: "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד", ניהול זמן ועוד. מאמן עסקי ליזמים צעירים ולמנהלים השואפים לפריצות דרך חדשניות.
