סריקת מסמכים - ארכיון דיגיטלי, PDF וחתימה דיגיטלית 

מהי אותה חתימה דיגיטלית שכל כך הרבה מדברים עליה בהקשר של ניהול המסמכים בעידן הדיגיטלי?

חתימה דיגיטלית היא סוג של אישור המופק באמצעות טכנולוגיה מיוחדת ותפקידה לאשר את זהותו של מי ששולח מסמך באמצעות האינטרנט. במובנים מסוימים היא מקבילה לחתימה פיזית שכאילו נחתמה בעט או חותמת אמיתית. החתימה הדיגיטלית מונפקת על ידי גורם מאשר שתפקידו לאמת את זהות הגוף המבקש. לאחר שבוצע זיהוי המערכת מנפיקה חתימה דיגיטלית המהווה אסמכתא. החתימה הדיגיטלית מהווה מעין "אח גדול" שיושב ברשת, מזהה את הצדדים בתהליך ונותן אישור באמצעות חתימה ייחודית.

בויקיפדיה מוגדר חוק החתימה האלקטרונית כתוכנה, חפץ או מידע ייחודיים שנועדו ליצירת חתימה או סימן אלקטרוני המקושרים או מוצמדים למסר אלקטרוני ומאפשרים זיהוי של בעל אמצעי החתימה. ערך זה מתייחס לחתימה דיגיטלית בהיבט קריפטוגרפי.

בניגוד לחתימה רגילה, חתימה דיגיטלית צריכה להיות ייחודית לחותם ונפרדת מהמידע. כיוון שמבחינה טכנולוגית העתקה והדבקה של מידע דיגיטלי קלה למדי ואין דרך להבחין בין מקור המידע לבין העותקים שלו, חתימה דיגיטלית חייבת להיות ייחודית ושונה עבור כל מסמך, כך שלא יהיה ניתן להעתיק חתימה דיגיטלית שנעשתה על מסמך אחד ולהדביקה למסמך אחר.

ניהול מסמכים – תגידו שלום לנייר

מדוע אנחנו משתמשים בחתימה דיגיטלית? חתימה דיגיטלית מאפשרת לנו לשלוח ללקוחות שלנו חשבוניות או מסמכים חשובים אחרים באמצעות הדואר האלקטרוני. משלוח חשבונית במייל חוסך לארגון כסף לא קטן. דמיינו ארגון השולח ביום 100 חשבוניות בדואר. הוא מבזבז דיו בהדפסת החשבוניות, הוא מבזבז נייר, הוא צריך לרכוש מעטפות, הוא צריך לרכוש בולים, הוא משקיע זמן בהכנסת החשבוניות למעטפות והדבקת הבול, הוא משקיע זמן בהליכה לדואר.

חשבון גס מגלה שעלות הדפסת ומשלוח חשבונית בודדת עומד על 5 ש"ח לערך. תכפילו במספר החשבוניות בחודש ותגלו איזה חסכון יכול להיווצר לארגון המשתמש בחתימה דיגיטלית. ועדיין לא דיברנו על התרומה של הארגון לשמירה על איכות הסביבה באמצעות החיסכון בנייר.

מה עוד ניתן לעשות עם חתימה דיגיטלית? למעשה ניתן להדפיס מסמכים מכל סוג אשר מודפסים כיום במעמד שני צדדים השותפים לתהליך. כפי שחשבונית מהווה אסמכתא לעסקה שנעשתה בין שני צדדים, כך גם מסמכים המונפקים על ידי גופים ציבוריים, קופות חולים וכדומה.

חתימה דיגיטלית היא חלק מתפיסת ניהול חכמה, חסכונית ויעילה ששמה ארכיון דיגיטלי. תפיסה זו המאפשרת לארגון לשלוט בקלות מתוך המערכת הממוחשבת על כל הפעולות שתועדו על גבי נייר או שהצריכו הנפקת מסמך (קובץ דיגיטלי) בגין אינטראקציה מסוימת.

כדי לאפשר לארגון לשלב את מסמכי הנייר שלו במערכת ארכיון דיגיטלי (ארכיון ממוחשב) יש צורך להמיר את כל מסמכי הנייר לקבצי מחשב שישולבו בתוך מערכת חכמה לניהול מסמכים. על מנת שנוכל להמיר את מסמכי הנייר לקובץ דיגיטלי יש צורך בתהליך ביניים הנקרא סריקת מסמכים. על כך ניתן ללמוד במאמר נפרד.