הזמנת החברים לכיתה למסיבת יום הולדת 

מטרת הזמנות יום ההולדת הינם לידע את החברים לכיתה או לגן וחשוב מכך את הוריהם מבעוד מועד לגבי מסיבת יום ההולדת המדהימה שאתם עומדים לערוך כך שישריינו את התאריך ויהיו פנויים להגיע למסיבה.

מומלץ מאוד שההזמנה תתבצע במספר שלבים.

שלב א' – save the date.

הזמנה זו מיועדת בעיקר להורי הכיתה. כדאי אותה בדואר אלקטרוני להורי הכיתה כבר חודש לפני מועד המסיבה בכדי למנוע מצב בו לאחר שהצלחתם לשריין את מפעיל יום ההולדת המדהים תתאכזבו לגלות שילד אחר בכיתה עומד לערוך מסיבת יום הולדת באותו יום או יום לפני המועד שתכננתם. מייל כזה גם יציף מקרים בהם באופן מקרי חלק גדול יחסית מהכיתה אינו פנוי להגיע למסיבה במועד זה. המייל צריך להיות קצר ותכליתי – ליידע שמסיבת יום ההולדת של ילדכם תתקיים במועד זה וזה ושהזמנה רשמית תשלח שבוע לפני המסיבה.

ניתן גם להדפיס את המידע על דף גדול ולתלות אותו במיקום בולט בכניסה לכיתה או לגן בכדי שההורים יראו אותו.

שלב ב' – הזמנה "רשמית"

את ההזמנה הזו כדאי לחלק או לשלוח במייל שבוע לפני מועד מסיבת יום ההולדת.

המידע שחשוב שיהיה בהזמנה:

• מועד מסיבת יום ההולדת כולל שעת התחלה ושעת סיום.
• מיקום המסיבה. במידה והיא אינה נערכת בבית חשוב לתת מידע מדויק לגבי מיקומה כולל הוראות נסיעה מדויקות
• טלפון של אחד ההורים.
• הערות ומידע חשוב. למשל, להגיע בבגדים שניתן ללכלך במידה ונושא המסיבה הינו יצירה בשוקולד ודומיה או יצירה אחרת שעלולה ללכלך. להביא בגדי בריכה וכדומה.

הזמנות מודפסות:

במידה ומסיבת יום ההולדת נערכת במוסד מסודר לימי הולדת כגון ג'ימבורי, באולינג מומלץ לשאול האם ניתן לקבל מהם הזמנות ליום ההולדת בהן יש למלא את הפרטים. כדאי גם לשאול את מפעיל יום ההולדת שהזמנתם האם נושא ההזמנות כלול בשירותיו.

ניתן לרכוש בחנויות הצעצועים הזמנות מודפסות המקושטות בגיבורים או דמויות שילדים אוהבים: פיות, ספיידרמן, דורה, סופרמן, בוב ספוג, דרדסים וכדומה. החיסרון בהזמנות אלו הינו שיש למלא באופן ידני את כל המידע הנדרש.

לחלופין, ניתן למצוא עיצובים שונים של הזמנות במגוון אתרי אינטרנט העוסקים בנושא יום ההולדת ולהדפיס אותן במדפסת הביתי. כדאי לבחור ממשק עיצוב הזמנות שבו ניתן להקליד את המידע הנדרש כבר באתר ולחסוך באופן זה את המילוי הידני של הפרטים.

על ההזמנות מומלץ לרשום את שמות הילדים בכדי שתוכלו לעקוב מי מהילדים לא קיבל הזמנה מכיוון שנעדר מהכיתה או מסיבה אחרת ולדאוג לכך שיקבל את ההזמנה.

את ההזמנות המודפסות מומלץ לתת למורה או לגננת שתדאג לבקש מהילדים לתת את ההזמנות להורים בכדי שיתלו אותן לאחר כבוד במקום בולט, בד"כ באמצעות מגנט על דלת המקרר.

 הזמנה בדואר אלקטרוני:

ניתן להשתמש בממשק עיצוב הזמנות באחד מאתרי ימי ההולדת או לעצב הזמנה באופן עצמאי באחד מכלי תוכנת האופיס. את ההזמנות המעוצבות יש לשלוח בדואר אלקטרוני לכתובות הדואר של ההורים בכיתה.

שלב ג' – תזכורת אחרונה

מומלץ לשלוח יומיים לפני מועד מסיבת יום ההולדת תזכורת קצרה בדואר אלקטרוני להורים.

דרך נוספת המרכזת את כלל אפשרויות ההזמנה שהוזכרו עד כה ואף מעבר והמאפשרת  לתת דרור ליצירתיות שלהם מאפשר לילדים לעצב דף יום הולדת  באינטרנט שמהווה למעשה הזמנה ייחודית משלהם ליום ההולדת. בדף יום ההולדת נכלל המידע החשוב לגבי המסיבה , עיצוב שהילד בחר אפילו תמונה שלו. להורי החברים נשלחות הזמנות בדואר אלקטרוני לצפות בדף יום ההולדת ולהתרשם מהיצירתיות של הילד, לקבל את כל המידע החשוב.

על בסיס העיצוב שנבחר לדף יום ההולדת ניתן גם להדפיס במדפסת הביתית הזמנות שבהן נמצא כבר כל המידע החשוב לגבי המסיבה החשובה.