במה תורמות שיחות ועידה לחיסכון בהוצאות הטלפון
שיחות ועידה באמצעות שיחות וידיאו זו הדרך הבדוקה והמהירה ביותר לנהל היום פגישות וישיבות עסקים כשהזמן שלכם קצר ואתם רוצים לקדם את העניינים שלכם בצורה היעילה והמהירה ביותר.
שיחות הועידה בדרך כלל נערכות בין אנשי עסקים שרואים בשימוש בכלי זה חיסכון עצום בזמן, כסף ומשאבים.
שיחות ועידה בוידיאו או שיחות קונפרנס כפי שמכנים אותן במדינות רבות, מאפשרות לגופים גדולים לנהל משא ומתן, פגישות עסקיות, ואפילו מכריעות מבלי שיהיה צורך לנייד את האנשים ממקום למקום, ובמקרים רבים ממדינה אחת למדינה אחרת.
שיחות ועידה בטכנולוגיות שונות
ניתן לנהל שיחות ועידה בטכנולוגיות שונות - בסקייפ, באייפון, בפייסבוק וכמובן בוידיאו.
שיחות הועידה באמצעים השונים נערכות בשיטות דומות, כשהקישור בין משתתפי השיחה מתבצע ע"י יוזם השיחה. כדי שיהיה ניתן לנהל שיחה בטכנולוגיה מסוימת, חובה שלכל אחד מהמשתתפים תהיה גישה לתכנה או לאפליקציה שבה מתבצעת השיחה, ושלכולם יהיה ציוד וידיאו אשר תואם לדרישות התכנה.
לכל טכנולוגיה יש את הציוד המתאים לה ביותר, ולכן, לפני שאתם רוכשים ציוד, חשוב לקבל ייעוץ של אנשי התקשורת שעוסקים בנושא אצלכם בחברה.
איזה ציוד חייבים כדי שאפשר יהיה לקיים שיחות ועידה
כדי לקיים שיחות ועידה באיכות ורמה גבוהות, מבלי חשש שהתקשורת תתנתק או תשתבש במהלך השיחה, חובה להצטייד ולרכוש מערכות טלפונים ומסכים שישרתו אתכם נאמנה בעת שאתם מבצעים שיחת ועידה עם גורמים שונים.
הציודים השונים שתצטרכו בעת שתתחילו לעבוד עם שיחות ועידה באופן קבוע ומסודר, כוללים מערכות וידיאו מתקדמות, מערכות ראש עם מיקרופונים בעלי עוצמה, מסכי פלזמה ועוד.
התייחסו לשיחות ועידה באותה הדרך שאתן מתייחסים לפגישות עבודה
כשאתם מחליטים על קיום שיחת ועידה כתחליף לפגישות עסקים שמחוץ למשרד, עליכם להבין ששיחות אלה הן הכלי המקשר ביניכם לבין השותפים העסקיים שלכם. כלומר, כשאתם מנהלים שיחות ועידה עם שותפים עסקיים או גורמים עסקיים שמולם אתם עובדים, אסור שגורמים חיצונים יפריעו לכם בעת השיחות. שיחות המכנסות מספר גורמים תחת שיחה אחת, חשובות לכל הצדדים, והפרעה חיצונית כלשהיא במהלך השיחה, יכולה להיחשב לחוסר מקצועיות, חוסר רצינות, זלזול ואפילו עלבון לאלה שבאותם הרגעים נמצאים איתכם בשיחה. אמנם שיחות ועידה נערכות ב"מגרש הביתי" שלכם, המשרד שלכם, אבל אין זה אומר, שאתם יכולים לעסוק בנושא נוסף בעת שאתם מנהלים שיחה חשובה עם גורם אחר.
זכרו היטב, שיחות ועידה הן דרך מצוינת לייעל את הלו"ז שלכם, ולעיתים אף חוסכות הוצאות של נסיעות בארץ או לחו"ל, אך יש להחשיבן כפגישות עבודה לכל דבר, ולא לזלזל בהן בגלל האופן שבו הן מתנהלות.
נימוסים והליכות בעת שיחות ועידה
שיחות ועידה כתחליף לפגישות או ישיבות עבודה עם גורמים עסקיים אחרים, הינן התקדמות אדירה מבחינת עולם העסקים מבחינה בינלאומית. אך כפי שלמדנו לדבר עם נציגים של חברות מחו"ל בשפתם או להתנהג בקודים תרבותיים שמוכרים להם, גם בנושא של שיחות ועידה, עלינו לאמץ דרכי שיחה מתאימות לסוג התקשורת שאנחנו מנהלים באמצעות האינטרנט.
אחת מהנורמות הקשיחות ביותר בנושא של שיחות ועידה עם חו"ל, וגם בארץ, זו ההקפדה על שעת תחילת השיחה.
אם קבעתם שעה מסוימת לתחילת השיחה(שהיא למעשה פגישת עבודה), עליכם להיות במקום בדיוק בזמן ואפילו קודם לכן, גם אם אתם לא יוזמי השיחה. איחור לשיחת ועידה משקלו כאיחור לפגישת עבודה, ואצל גורמים רבים, איחור כזה יכול להתפרש גם כביטול העסקה כולה.
שיחות ועידה כמו בשיחות פגישה פנים מול פנים מתחילות במילות ברכה ובשאלות נימוס מקבלות. "שלום, נעים להכיר אותך." או "שלום, מה שלומך? טוב לפגוש אותך שוב." וכאלה. תתחילו את השיחה בחיוך ובסבר פנים נעימות. זה תמיד עוזר.
שיחות ועידה
