כן המנהל! 

או, האם עסקים קטנים יכולים להתאים את עצמם לניהול פיננסי בעולם ה"תובנה העסקית"

3 בפברואר, 2011

 האם חשבתם פעם למה עסקים קטנים נפתחים ונסגרים חדשות לבקרים? (כ- 40 אלף עסקים קטנים ובינוניים נסגרים בישראל מידי שנה!¹) האם עלה בדעתכם כיצד עסקים גדולים שומרים על יציבות? איך יודעים הם, כבר היום, מה יהיה הרווח ברבעון הקרוב, בחציון, בסוף השנה? האם הצלחתם להבין על מה ההתרגשות הגדולה, אם עסק מסוים "פספס את תחזיות האנליסטים" על הרווח הגולמי באחוז בודד? וכיצד יודעים האנליסטים הללו כמה העסק ירוויח, לכל הרוחות? אולי ה"רוחות" הללו, ולו החלשים ביותר, הם הסממן הבולט ביותר. אולי הם האות החשוב ביותר. ואם כך, כיצד מזהים אותם וכיצד ניתן להתמודד איתם, אם בכלל?

הקמה של עסק חדש מדומה לסטייה מהדרך הראשית אל לב ההרים, מסע שממנו ספק אם חוזרים. רוב העסקים הקטנים מוקמים בזכות משאלת לב ובדיקת הסבירות להצלחתם מבוצעת "לפי הרוח" (שוב אותו הרוח). ברוב המקרים אין סקרי שוק, אין תכניות עסקיות או בדיקות נאותות. תפעול העסק מבוצע ע"י בעל העסק, שמשמש גם כמנכ"ל, כסמנכ"ל שיווק ומכירות, כסמנכ"ל כספים, כגובה ועוד תפקידים כיד הדמיון החופשית. כאשר פעילות העסק גדלה, מתקשה בעל העסק להשתלט על כל מטלותיו וכדור השלג צובר תאוצה לעבר המדרון החלקלק, המוביל להתמוטטות העסק.

תחום ניהול הכספים הנו קרדינלי ליציבותה של הפעילות העסקית ולשמירתו כ"עסק חי" (לא רק כהגדרתו החשבונאית). משפטים כגון – "העסק מרוויח אבל הדוחות של רואה החשבון מראים הפסד" או "בדוחות של רואה החשבון רואים רווחים אבל אין לי כסף נזיל לתפקוד השוטף" – נשמעים תדיר על ידיי בעלי עסקים קטנים ובינוניים. ולא רק שורה תחתונה זו, אמירות כגון – "אין לי מושג כמה פריטים מכרתי החודש!" ו- "לא יודע אם וכמה אני מרוויח מביצוע שליחות" – מראות עד כמה רחוק עולמם של העסקים הקטנים והבינוניים מהקדמה הניהולית ומההתפתחות הטכנולוגית, ממנה נהנים העסקים הגדולים.

אז האם בעצם ניתן לנהל עסק קטן כגדול? התשובה (החיובית) לפניכם:

כמו כל דבר בפסיכולוגיה, ניהול פיננסי נכון מתחיל במודעות וברצון. ההבנה שחייבים לנהל את העסק מבחינה פיננסית היא המפתח לתחילתו של תהליך. לצורך כך יש להגיע לשליטה ובקרה על תכניו הפיננסים של עסק. כמובן שהאחרונים דורשים מהמנהל ידע. אל הידע הנדרש ניתן להגיע ע"י למידה של העסק. כל התהליכים הנ"ל צריכים ואמורים להיות מבוססים על זרימת מידע קבועה וסדורה. ולצורך כך נדרשים כלים שיספקו את המידע החשוב לניהול הפיננסי. כאשר כל תרשים הזרימה האמור מתקיים בעסק, ניתן לנהל אותו מבינה פיננסית וחשוב יותר, ניתן לזהות בו, בכל רגע נתון, את הכשלים והבעיות העיקריים ולדאוג לשיפור מתמיד וליציבות. כך גם ניתן לחזות פרמטרים עיקריים בתפקוד העסק ולהבין את נקודות החולשה והחוזקה שלו.

¹ לפי פרוייקט מיוחד של עיתון גלובס, מכון הסקרים טלסקר, הרשות לעסקים קטנים ובינוניים ודן אנד ברדסטריט.

עתה, נדלג בזריזות אל פרק הכלים – הפרק החשוב ביותר. המלצתי החד משמעית היא להתחיל לעבוד בעסק על נקודה זו. יש להקים מערך של "תובנה עסקית" או בעברית תקנית – BI (Business Intelligence). ולא! לא צריך להיבהל מהמלים הקשות. הכוונה היא ליצור מסד נתונים מסודר אשר יכיל מידע חשוב להבנת העסק. גם ללא כלי עבודה מתקדמים, קובצי אקסל פשוטים עושים את העבודה מצוין. נתחו כל אחד מסעיפי ההכנסות וההוצאות שלכם ותופתעו לגלות עולם שלם של אוטוסטרדת מידע. אין זה המקום לפרט את כל נפלאות מערך התובנה העסקית, אך לשם הדוגמא – בחנו את סעיף ההכנסות בהתפלגות לפי כל לקוח ולקוח לפי אזורים גיאוגרפיים, לפי איש מכירות, לפי ימים ספציפיים בשבוע או בחודש, לפי עונתיות, לפי סוגי מוצרים. באותו אופן, בחנו את סעיף ההכנסות לפי מכירות כמותיות ובדקו כמה פריטים נמכרים בכל אחת מהחלופות. מקצהו של קרחון זה תתפלאו לגלות ים של תובנות, עתה שלבו אותם עם מאפייני העסק ועם ה"רוחות" מתחילת הכתבה והחלו בשיפור העסק!

מטרתה של כתבה זו אינה להפוך אתכם הקוראים לאנשי כספים או לתת לכם השכלה פיננסית. תרומת הסדר הארגוני לעסק לא תסולא בפז. אותם המספרים ה"מפחידים" כל כך, יכולים לספר לכם את סיפור הבעיות בעסק ולשקף לכם את מראת המציאות שלו. אם רק תרצו, אתם בעלי העסקים הקטנים והבינוניים, לצאת מהקופסא, אם תבינו שצריך לנהל את העסק ולא רק לעבוד בו ולפעול מהבטן, אם רק תשכילו לעבור את שלב המודעות והרצון (זוכרים?), בדרך לשיפור ולייצוב העסק – יצא שכרי.