7 טיפים לשיפור עצמי בשנה הבאה 

איך להשתפר בשנה הבאה?-7 טיפים לשיפור עצמי לקראת השנה החדשה

 מה תעשה בשנה הבאה טוב יותר משעשית השנה?

כל התחלה היא הזדמנות לשיפור. כי גם אתה יודע, שאם תמשיך לעשות את מה שעשית תגיע לאותם מקומות, לאותן תוצאות. השנה החדשה המדגדגת בפתח היא הזדמנות נהדרת לשיפור עצמי.  על פניו נראה שכללי המשחק בעולם העסקי שונים מכללי המשחק במשפחה, וגם שמנהלים יכולים להתנהל אחרת מעובדים, אולם, כשצוללים לעומק מגלים, שאותו ארגז הכלים לשיפור עצמי בשנה הבאה משרת גם מנהלים, גם עובדים, גם בעלי עסקים וגם הורים.

 כל מנהל וארגון שחרטו על דיגלם את המצוינות כערך שואלים את עצמם בימים אלו, לקראת החגים והרבעון האחרון של 2011 מה יוכלו לעשות היום, כדי להיות יותר טובים מחר, והמחר הקרוב ביותר הוא השנת העבודה הבאה- 2012.

1. דברו בבהירות- תשפרו תקשורת

דברו פשוט, דברו ברור, דברו קצר ולעניין. שתפו את האחר, בין שהוא מנהל, עובד, קולגה או ילד שלכם, בדבר אותו אתם מבקשים שייעשה. כשאתם מהססים, כשאתם מתביישים, או כשפשוט לא טרחתם להגדיר לעצמכם את הבקשה, המשימה, או ההנחיה, המסר שתנסו להעביר יהיה בלתי ברור, ההבנה של הצד השני תהיה מעורפלת והתוצאה, טוב היא ודאי שלא תהיה מדויקת, בטח לא מה שכיוונתם להשיג. חשבו פשוט, עוררו השראה באמצעות בהירות, התלהבות וחיוביות. בכדי לשפר את העברת המסרים וקליטתם באופן הכי מדויק על ידי האחרים, הגדירו לעצמכם בפשטות ובתמציתיות את השורה התחתונה- 'מה אתם מבקשים', במשפט קצר בן לכל היותר 10 מילים

2. הגדירו גבולות- תצמצמו קונפליקטים ואי ודאות

לעיתים קרובות אנחנו מבלבלים בין גבולות להגבלות. גבולות גזרה נוצרים כדי להגן על אנשים, ארגונים ומדינות והם פועלים לטובת כל הצדדים המעורבים. עובדים זקוקים לגבולות כדי לדעת מה מותר ומה אסור, עד לאן מותר להגיע ואיך לפעול. כשיש גבולות ברורים כל צד יודע את מקומו, את תפקידו, את משימותיו, את תקציביו ואת לוחות הזמנים שלו. אם החיים הם פרויקט אחד מתמשך, הרי שחובה להצמיד לו את הגנט שלו, וכשיש גבולות ברורים הם לא מרגישים כמו הגבלות, יותר כמו הגנות. לכן, בכדי לצמצם אי- ודאות וקונפליקטים, הגדירו בשנה הבאה, כבר בהתחלה של כל שיחה, פרויקט או תהליך, מטרות, יעדים, תקציבים ומשאבים חיוניים כמו זמן וכוח אדם, וכמובן לוחות זמנים ומדדי ביצוע.

3. תנו כלים- תשפרו את הביצועים

"המיומנות ולא הכוח היא שמושלת בספינה" לפי תומס פילר. כמנהלים אתם דורשים מהעובדים לבצע משימות. מבחינת העובד, הטלת משימה ללא שיתוף בבחינת המטרה, התוצאה הרצויה וחשוב מכל הצרכים והכלים, כמוה כהנחתה. לכן, אל תתפלאו שהמשימה, לעיתים קרובות לא מבוצעת בהתאם להגדרה. האם העובד מצויד במיומנויות הנדרשות לביצוע העבודה? כשמונעים מהעובד כלים מכניסים אותו למצוקה, כשנותנים לו את הכלים הנכונים לפיתוח ידע ומיומנויות משפיעים על התוצאה.תנו ל 'מי' (העובד) את ה 'איך' (הכלים) שישפרו את ה 'מה' (התוצאה). בכדי לשפר ביצועים בשנה הבאה, שבו וזהו אלו כלים צריך כל עובד להשגת היעדים: שיחות הבהרה, סיעור מוחות בקבוצה, מידע, שיפור מיומנויות, ליווי שבועי, הדרכה, אימון, שדרוג יכולות עבודה ב-sap EXCEL  או מערכת ה- CRM

4. היו ממוקדים- תשפרו תוצאות

הביטוי "עמוד שדרה אישי או ניהולי", מה הוא אומר?. הוא אומר, שיש לך עסק עם אדם שיודע מה הוא רוצה ופועל בצורה עניינית להשגתו. כמנהל, אל תיתן לכל רוח, הצעה, רעיון או שאלה, להטות אותך מהמסלול בו בחרת. הישאר בציר התנועה שלך, הקשב כדי לזהות חסמים ומהמורות שאולי לא לקחת בחשבון. האמירה "מי שמתמקד- מתקדם" נכונה בכל מציאות. להטוטנות שייכת לקרקס, זיגוג שייך לאסטרטגיות של מלחמה, בשגרת היומיום בכדי לשפר ביצועים, לשדרג הישגים ולייעל דרכי ביצוע, אתה חייב להישאר ממוקד בציר בו בחרת, לבחון אותו ואת עצמך בכל צומת באמצעות 3 שאלות פשוטות: מה אתה עושה? מה עובד? ומה לא עובד? ולשפר תוך כדי תנועה.  

5. תקפצו לשטח לבדוק התקדמות- תגדילו יעילות (תפעולית)

צאו מהמשרד, רדו לשטח. חזרו למקום ממנו צמחתם ואליו אתם שולחים יום אחר יום את האנשים שלכם. מנהלים חכמים לא מסתגרים במשרד הנעים ונוח, בין ערימות דוחות, בקשות וסיכומי ישיבות. מנהלים חכמים מוצאים זמן באופן קבוע כל שבוע כדי לצאת לשטח, לראות את האנשים בפעולה, לחוש את דופק הלקוחות, ללמוד את המציאות העסקית, כל פעם מחדש. כמנהלים, רדו לקומת העובדים, היכנסו לחדרים, הציצו בתמונות שתלו העובדים על הלוחות או שמו במסגרות על השולחנות, דברו איתם, חושו את הדופק שלהם, תחזקו את המוראל. תתפלאו לגלות, מה ביקור בן 5 דקות של מנהל בחדר עובד שלו עושה למוטיבציה ובהמשך לרתימה ולמחויבות לפעולה. גם כהורים, צאו מהסלון, דפקו על דלת חדר הילדים ושבו על המיטה, או אם הגב שלכם לא מציק, על הרצפה. שבו ודברו, בעיקר הקשיבו ותזכרו, גם כמנהלים, גם כהורים, לא להישמע מתחקרים. בכדי לשפר יעילות, צאו לשטח, שם קורה מירב האקשיין, שאלו את הלקוחות שאלות, הקשיבו, חשבו כמו עובדים, חשבו כמו לקוחות שמשתוקקים למצוא פתרונות ולא כמו מנהלים.

 6. תנו משוב חיובי- תגדילו מוטיבציה והנעה לפעולה

"אנשים זקוקים לתזכורות שהם נועדו למצוינות... שלחיי כל אחד יש משמעות" אומר רובין שארמה. אילו הקשבנו לעצמנו היינו מגלים, שלפחות אחת לעשר דקות אנחנו מבקרים וקוטלים משהו או מישהו, ויש העושים זאת בתדירות גבוהה הרבה יותר. כך נראות לעיתים קרובות שיחות משוב, שיחות הערכה ושיחות תקופתיות בארגונים: האווירה היא של נזיפה, המבט של תוכחה, השאלות של ביקורת. אפשר וכדאי לשנות את הראש. אפשר לראות בכל שיחה הזדמנות, חוויה, הנאה שתייצר הנעה. איך?, חשבו חיובי, התחילו מסקירת כל מה שתרצו לשמר כי הוא פשוט טוב. עכשיו, העובד וגם הילד מקשיבים, כי מילים טובות לא מורידות אנשים לבונקר, מילים נוזפות בהחלט כן. אחרי הראוי לשימור, עברו לנדרש שיפור, אלו דברים סבירים שאפשר לשפר. טון הדיבור חייב להיות נעים ומזמין, שפת הגוף פתוחה, קשר עין כל הזמן. לקראת הסוף, בעדינות סכמו בענייניות- אופטימית את הראוי לשימור, את הטעון קצת שיפור ועברו למה שצריך לשנות. בכדי להפוך משוב מהצלפה- להזדמנות, השתמשו במודל משוב פשוט- מודל ש.ש.ש כדי להזכיר לאנשים שיש להם ולעשייתם משמעות (שימור, שיפור ורק בסוף- שינוי).

 7. תסגרו מעגלים לפני שתקפצו למשימה הבאה- תרוויחו סדר לעצמכם ולארגון

לעיתים נדמה שבכל פינה בארגון מסתתר סטאראפיסט: לרב יש לו רעיונות מצוינים, הוא מייצר אותם כל הזמן ובמסות כבדות, ועל פניו נראה שהוא חובב רעיונות יותר מאשר עשייה. התחלתם פרויקט? רשמתם פרוטוקול לישיבה? צרפתם לוחות זמנים?- תעשו FOLLOW UP על הביצוע, תבדקו מי צריך איזה כלי בדרך, איפה נתקעתם ומדוע, תשקיעו במשימות פיקוח ובקרה, ואל תסתפקו בפרוטוקולים בתיקיות במחשב. סיימתם את המשימה?, שבו עם הצוות וסקרו את התהליך מכל כיוון וזווית, הפיקו תובנות, לקחים ומסקנות. הציגו אותם בישיבת ההנהלה, ועכשיו, אתם יכולים לעבור למשימה הבאה. בכדי לשפר את הסדר בארגון, לוו כל משימה במערכת פיקוח ובקרה, סכמו, הפיקו לקחים ושווקו את ההצלחות בפני ההנהלה ורק אז תעברו למשימה הבאה.

כל התחלה היא הזדמנות לשיפור. כי גם אתה יודע, שאם תמשיך לעשות את מה שעשית תגיע לאותם מקומות, לאותן תוצאות. השנה החדשה המדגדגת בפתח היא הזדמנות נהדרת לשיפור עצמי, ועכשו, אתם יודעים גם את ה 'איך'...