נהלים - סוגי נהלים 

כאשר מתחילים במלאכת כתיבת נהלים, חשוב תחילה להגדיר את סוג הנוהל אותו כותבים ומי אוכלוסיית היעד לקריאת הנוהל. חלק מהנהלים מחייבים כתיבה מדויקת ומפורטת, המתארת בדיוק רב כל פעילות. נהלים אחרים דורשים רק התייחסות כללית וקצרה על פעילות נדרשת, מתוך הבנה כי הקורא מבין ויודע כיצד לבצע את הפעולה.

במאמר זה ננסה לסקור על קצה המזלג, את סוגי הנהלים הקיימים ואופן הכתיבה הייעודי לכל נוהל:

1.1.   נהלי מדיניות

נהלי המדיניות יקבעו את אחדות המטרה והכיוון של הארגון. מטרת נהלי המדיניות היא להביא למודעות העובדים את יעדי הארגון ומטרותיו וכפועל יוצא השגת מוטיבציה להשגתם. נהלי המדיניות נכתבים באופן מאוד כללי ונותנים מרחב ניכר לשיקול דעת של מנהלים ועובדים.

1.2.   נוהלי עבודה

נוהלי עבודה מגדירים לעובד את תהליך העבודה לביצוע פעילות. נהלי עבודה חייבים להיות מדויקים, קצרים וכתובים בשפה קריאה לאוכלוסיית היעד. יש לשים לב לפני כתיבת נהלי עבודה, כי תהליכי העבודה יהיו פשוטים ויעילים. אף אחד לא היה רוצה לעבור הליך מסובך ומסורבל רק כדי לקבל עט או בורג. פעילות מסוג זה חייבת להיות מהירה וקלה. מצד שני, אם עמית לעבודה נעדר, ועובד אחר פתאום קיבל אחריות זמנית על ביצוע המשימות של העובד הנעדר, הציפייה כי המחליף יקבל נוהל מפורט המנחה אותו היטב כיצד לפעול.

1.3.   נוהלי הפעלה וביצוע

נהלי ההפעלה הם אולי הנהלים החשובים ביותר בתעשייה. הם מייצגים את הוראות בכתב על איך להפעיל מכונות או לבצע משימות באופן הבטוח והיעיל. נהלי הפעלה וביצוע שלא כמו נהלי עבודה חייבים להיות מדויקים מאוד. נוהלי ההפעלה יפרטו צעד אחר צעד כפתור אחר כפתור מה עושים מה הפועל היוצא של הפעולה ומה הוראות הבטיחות.   

1.4.   מדריך למשתמש

מדריך למשתמש, דומה מאוד לנוהלי הפעלה ואף זהה במקרים מסוימים. במדריך למשתמש בדרך כלל מצורפים תמונות של מסכים או רכיבים. לכל רכיב או כפתור יש פרוט של אופן הפעולה שלו או התגובה בעת השימוש.  

1.5.   הוראות עבודה

הוראת עבודה דומה מאוד לנוהל עבודה אולם קצרה וייעודית יותר. הוראת עבודה, בדרך כלל נכתבת על עמוד אחד עד שניים ומוצגת במקום בולט ליד המקום בו נעשה השימוש בתהליך המפורט. הוראת העבודה בדרך כלל נכתבת באופן כללי ומיועדת להדגיש ענייני יעילות