חברת אוטופונט APS מאזור התעשייה פולג בנתניה, המפתחת ומשווקת פתרונות הדפסה מתקדמים, החלה בשיווק פתרון חכם לסריקת מסמכים במשרד, הנקרא AutoScan.
פתרון AutoScan מאפשר ביצוע סריקה וארכוב דיגיטליים ובאופן אוטומטי, של מסמכים (תעודות משלוח, חשבוניות, חוזים, מסמכים שונים מספקים וכו') שהודפס עליהם ברקוד. הפתרון גם מאפשר סריקה ישירה של מסמכים ללא ברקוד, על ידי התקנה כפתור סריקה ישירה במערכות פריוריטי, חשבשבת, NEXT ERP, אינטגרל ו- SAP Business One .
אלון כהן, מנכ"ל אוטופונט APS, אומר כי המערכת מאפשרת לראות באופן שוטף אילו תעודות משלוח, חשבוניות וחוזים הוחזרו חתומים לתיוק ואיזה לא, לפי חתכים של תאריכים. המערכת מאפשרת להפוך את הטפסים החתומים על ידי הלקוחות, לזמינים בלחיצת כפתור.
איך זה עובד?
• במהלך הדפסת תעודת משלוח, חשבונית, חוזה, קבלה וכו', המסמך יודפס עם ברקוד המכיל נתונים מתוך התעודה (לדוגמה, מס' לקוח, מס' תעודה, תאריך וכו') .
• בהליך אספקת המשלוח, המקור נמסר ללקוח, וההעתק חוזר לחברה חתום על ידי הלקוח.
• ההעתק החתום נסרק בחברה, על ידי סורק שמחובר לרשת.
• AutoScan מזהה את הברקוד ומעבירה את נתוני התעודה למחשב. בנוסף תשמור AutoScan בארכיון הדיגיטלי את קובץ הסריקה. AutoScan תסווג את תעודת המשלוח לפי הנתונים שעל הברקוד בצורה נוחה לחיפוש ואחזור המידע.
• במידה ובחברה מבקשים לאתר את התעודה החתומה על ידי הלקוח, כל מה שצריך לעשות זה להקיש את מס' התעודה, או קוד הלקוח, או כל פרמטר אחר, והתעודה תוצג על המסך. בלחיצת כפתור ניתן להדפיסה, להפיק ממנה קובץ, ולשלוח אותה בדואר אלקטרוני או לפקסס אותה.
• ניתן לקבל דוח יומי על תעודות שלא הוחזרו, ולבקש לבדוק מדוע לא חזרה התעודה. ניתן לעקוב ולשלוט על התהליך.
• יש אפשרות לחתום דיגיטלית את הקבצים הסרוקים ולחבר אותם לערוצי העבודה הדיגיטאיים המובנים בארגון. כך אין צורך לשמור את המסמכים בארכיון פיזי, ואפשר לנצל את השטח שהתפנה לצרכים עסקיים אחרים.
יתרונות הסריקה של מסמכים
אלון כהן מציין כי סריקה דיגיטלית של מסמכים שומרת על המסמך מפני נזקים ומפגעים שונים.
סריקת מסמכים חוסכת כסף ושטח אחסון פיזי: לא עוד ערימות של דפים וקרטונים מלאים במסמכים, הניצבים ברחבי המשרד כאבן שאין לה הופכין. גם חוסך הפתרון מקום אחסון יקר וגם ידידותי לסביבה. יתרון נוסף של סריקת מסמכים, לעומת אחסונם בערימות בלתי-נגמרות, הוא היכולת למצוא ולנהל אותם במהירות.
יתרונות החתימה הדיגיטלית
מקוריות החתימה הדיגיטלית מסייעת להבטיח כי החותם הוא מי שהוא מתיימר להיות.
שלמות החתימה הדיגיטלית מסייעת להבטיח כי התוכן לא השתנה או שלא בוצע בו טיפול שלא כדין מאז שהוא נחתם באופן דיגיטלי.
אי-התכחשות החתימה הדיגיטלית מסייעת להוכיח לכל הצדדים את מקור התוכן החתום. "התכחשות" מתייחסת למצב בו הצד החותם מכחיש כל קשר לתוכן החתום.
חיסכון בעלויות נייר, משלוח, ביול וזמן הטיפול במסמכים.
אודות אוטופונט APS
אוטופונט APS הינה חברת תוכנה ישראלית המשווקת פתרונות טכנולוגיים ייחודיים ומגוונים בתחומי ההדפסה והפלט. אוטופונט APS מעסיקה עובדים בעלי ניסיון רב שנים ומומחים בתחום ייחודי זה, צוות מקצועי המהווה את מקור כוחה ויציבותה של החברה. אוטופונט APS הינה הגוף המוביל בישראל בתחום פתרונות פלט והדפסה לארגונים גדולים.
אוטופונט APS החלה את דרכה בשנת 1990 עם מומחיות בטכנולוגיות הדפסה, ופיתחה את הגופנים המדורגים (Scalable Fonts) אשר ייושמו במדפסות HP לשפות לא לטיניות (עברית, ערבית, רוסית, יוונית ושפות אסיאתיות).
אוטופונט APS שמה לעצמה מטרה לספק לארגונים פתרונות טכנולוגיים לחסכון, אבטחה ויעילות של תהליכי הפקת הפלט. בישראל, פועלת אוטופונט APS בשיתוף פעולה עם בתי תוכנה ומטמיעים מובילים.
