מעט לאחר שסיימתי לכהן בתפקיד ניהולי בכיר במערכת הפיננסית בישראל, נחשפתי לעומק תפיסת ה- Lean, אשר שמעתי עליה בעבר, ותוך כדי לימוד והעמקה בעקרונות המנחים, בכלים המהווים חלק מהשיטה, וכן בניתוחי אירוע ממגזרים שונים, הבנתי שיש כאן משהו שונה וחשוב, מענה ייחודי למגוון נושאים שעד כה היו קשים לפיצוח ואולי אפילו בלתי אפשריים. למען האמת התחושה שליוותה אותי באותם ימים היתה שלו הייתי מנהלת בתפיסת Lean, היו בודאי דברים שהייתי עושה אחרת.
מאז, עקרונות ה-Lean הנחו אותנו בעבודתנו ב-BDA עם ארגונים טכנולוגיים רבים שרצו לעבור שינוי משמעותי ולעלות מדרגה, בתהליכי שיפור והתייעלות, ובמצבים בהם נקודת המבט האחרת של Lean איפשרה לארגונים להיחלץ ממצבים שנראו קשים מאוד או ללא מוצא. במסגרת מאמר זה היריעה קצרה מדי להסביר את עקרונות ה- Lean . נסתפק בכך ש-Lean איננה תכנית ל"דיאטה ארגונית" ולקיצוצים , וכן נציין בפני קוראינו שהם אנשי טכנולוגיות, שעקרונות רבים מתורת ה-Lean מצאו דרכם אל עולם פיתוח התוכנה ופיתוח מוצרים. במסגרת מאמר זה בחרנו להציג את , A3 אחד הכלים בהם משתמשים בתהליכי Lean , כלי מרכזי מאוד במסגרת המשפחה הגדולה של כלים שפותחו בחברת טויוטה.
A3 הינו כלי שפותח בחברת טויוטה במסגרת Lean Manufacturing לצורך שיפור תהליכים, פתרון בעיות בתהליכי עבודה ודיווח על פרוייקטים ופעילויות. טויוטה, הידועה ביעילות התפעולית הגבוהה של מערכות הייצור שלה, עושה כיום שימוש נרחב בתפיסת Lean ובמתודולוגיות Lean בכל תחומי הפעילות של החברה, ולאו דוקא באולם הייצור. ארגונים מתחומים שונים ובכלל זה תעשיות, בריאות, פיננסים וכו' הנדרשים לשפר שירות, להגדיל אפקטיביות עסקית ותפעולית, לשפר יעילות ולהקטין פחתים ובזבוז, אימצו את שיטת A3 ככלי לשיפור מתמיד של תהליכי עבודה.
טויוטה פיתחה מספר גירסאות ל- A3 המותאמות לשימושים שונים בחברה, כאשר אבני היסוד נשמרות בכולן. כך מתאפשרות גמישות והתאמה לשימוש בסביבות ארגוניות ותחומים מגוונים ולא רק בתחומי הייצור הסדרתי. A3 הינה שיטה מובנית ויעילה המבוססת על התבוננות והבנה של תהליכי העבודה הקיימים. יישום נכון מערב את כל הגורמים הקשורים בתהליך ומוביל לפתרון המבוסס על אופטימום מערכתי ולא על אופטימום מקומי.
מקור השם הוא בגודל הדף A3 שבאמצעותו מוגדר התהליך הבעייתי ובאמצעותו מתגבש הפתרון. הדף מחולק למספר אזורים מוגדרים וקבועים וכל אחד מהנושאים המפורטים בהמשך נכתב על הטופס בסדר ובמיקום מוגדר מראש, בעפרון ובמחק.
להלן הנושאים הנכללים בדף:
כותרת – תאור הבעיה, כולל כיצד הבעיה התגלתה, מטרות הארגון, גורמים מעורבים וכו'.
מצב קיים – תאור סכמטי של התהליך הקיים כולל הדגשה של הבעיות וכימותן במונחי אובדן שעות עבודה, פחת, איחורי אספקה, רמות שירות וכו'
ניתוח מקור הבעיה - אחת מהשיטות להגדרת מקור הבעיה היא Why's5.
Why's5 הינה שיטה שבאמצעות חקירה סדרתית בת 5 איטרציות מגיעים לשורש הבעיה, כאשר העקרונות המנחים בניתוח הם: בחינת שלבי התהליך, קשרים בין ישויות ונתיבי זרימת ה"חומר" (פיזי או לוגי) .
היעד – באזור זה מתארים את התהליך המוצע באופן פשוט וברור כאשר הרצון הוא להביא את הארגון קרוב ככל הניתן למצב האידיאלי.
התהליך המוצע מוגדר כ"אמצעי נגד" ולא כפתרון כי ההתייחסות היא שהתהליך המוצע יהיה בשימוש הארגון עד שיימצא "אמצעי נגד" יעיל יותר.
תכנית יישום – התוכנית כוללת את הצעדים הנדרשים לביצוע כדי לממש את התהליך המוצע. בכל שלב מוגדר מי אחראי לביצועו, סדר הביצוע, התפוקה הנדרשת ולו"ז.
תכנית מעקב ובדיקה – התכנית צריכה לכלול הגדרה מי מבצע את הבדיקה, מתי וכיצד מתבצעת הבדיקה ש"אמצעי הנגד" אכן מממש את היעדים הנדרשים.
היעדים צריכים להיות כמותיים וריאליים (לדוגמא : אפס באגים במוצר תוכנה איננו יעד ריאלי).
דיווח תוצאות – בטויוטה הוגדרה גרסה נפרדת לדיווח פנימי של תוצאות תוכנית המעקב והבקרה.
דיווח התוצאות הינו תהליך משמעותי למיקסום הלימוד הארגוני.
במידה והתוצאות המתקבלות אינן מביאות את התפוקות והיעדים הנדרשים, נפתח תהליך A3 חדש.
למה זה עובד ?
- כי כל הצוות מעורב !
- כי התהליך מתבצע בתוך סביבת העבודה הטבעית ולא בחדרי ישיבות !
- כי חלק חשוב מהתהליך הוא תאור מדוייק והבנה של המצב הקיים !
- כי תהליך השיפור מתבצע ע"י האנשים המעורבים בתהליך ולא רק ע"י מנהלים ויועצים. ההגדרה בטויוטה היא ששיפור ופתרון בעיות הם חלק בלתי נפרד מתפקידו של כל עובד !
- כי התהליך הקיים והתהליך המוצע מוצגים בצורה בלתי אמצעית בתרשימי תהליך פשוטים וברורים ! (ולא במסמכי ייעוץ ארוכים ומייגעים)
- כי מציגים בעיה ארגונית בשונה מבעיה פרסונלית שעלולה ליצור התנגדויות !
- כי תהליך השיפור כולל את כל השלבים הדרושים מהגדרת הבעיה, המשך בנקיטת צעדים מעשיים לשיפור וכלה בבקרה ודיווח !
למה זה במיוחד מתאים לנו בישראל ?
- מכל הסיבות שפורטו למעלה ועוד...
- כי זה פשוט, ויזואלי ולא יקר !
- כי כמעט כל אחד יכול !
- כי לא צריך כלים מסובכים. ניר A3, עפרון ומחק זמינים לכל !
-כי השיטה מסייעת לשיפור מתמיד כפעילות יומיומית ולא כאירוע חריג !
- כי השיטה מאפשרת למנף ידע ויוזמות של עובדים מהשטח ובכך לייצר מכפיל כוח ליכולות הארגון להשתפר ולהתאים את עצמו למציאות המשתנה !
אז מה עושים - על מנת להביא ערכים מוספים גבוהים, להטמיע את השיטה ולתמודד עם התנגדויות אפשריות, חשוב להבין את התפיסה הניהולית של Lean כמו גם להכיר את A3 כחלק מהכלים שפותחו בטויוטה. ניתן להיעזר בספרות ענפה הקיימת בתחום וכן ביועצים המתמחים בתפיסה זו.
