אתם מתכננים אירוע - לא משהו גדול ומפואר בהשתתפות מאות אנשים, אלא משהו מצומצם, מהסוג המכונה אירועים קטנים? זה יכול להיות איזה מפגש חברים, כינוס של בוגרי הפלוגה, או סתם אירוע בעבודה לחברים מהעבודה?
אירוע קטן – לא עבודה גדולה
מפגשים כאלה נעשים יותר ויותר מקובלים ופופולריים. פעם, כשהיינו צעירים, הם היו נערכים באיזה בית מזדמן, בדרך כלל כשההורים היו בחופשה, בתקווה שהבית יוותר על כנו לאחר מכן, או שלפחות הנזק יהיה כזה שאפשר לתקנו עד שההורים חוזרים....
לאחר מכן, כשהתבגרנו, היו המפגשים נערכים בחיק הטבע, עם כסאות קמפינג, מנגל והרבה בירות. אבל היום אנשים מחפשים כבר אירועים נוחים יותר. לאנשים אין יותר זמן להשקיע בחיפוש אחר הבשר למנגל, והאמת היא שרובם פשוט עייפים לאחר העבודה מכדי לחשוב על התארגנות לאירוע.
ארגון אירוע – בחירת ספקים.
אז אם אתם לא רוצים להסתמך על המשתתפים באירוע להביא את כל הנחוץ, צריך להתחיל לחשוב על הספקים השונים. אירוע קטן בחיק הטבע מצריך כסאות ושולחנות, תאורה, שירותים, צל מתאים, וכמובן חברה מומחית בארגון קייטרינג אירועים קטנים.
כדי שאירוע כזה יתנהל כהלכה, יש צורך לבחור את הספקים בקפדנות. יש כמה דרכים לעשות זאת.
• לברר בין חברים.
• לשאול באתרים בהם מתנהלים אירועים כאלה אם יש להם ספקים מומלצים.
• לבדוק אתרים באינטרנט .
• לבדוק באינטרנט אם יש תלונות, למשל במועצה לצרכנות.
הבירור צריך לכול פרטים כגון אמינות, שירות, מחירים.
מאוד מקובל למשל לשאול ספקים שונים באיזה אירועים הם השתתפו עד כה, ולהתקשר למזמיני האירוע, או אפילו לבדוק איפה מתקיים האירוע הבא שלהם, ולשאול אם אפשר לבוא ולהתרשם. (לא תמיד זה אפשרי, תלוי במארגן האירוע.)
חשוב לבדוק גם את איכות האוכל ואם הוא מתאים לדרישות הציבור אותו אתם מתכוונים להזמין מבחינת כשרות למשל, או רגישויות שונות. אם יש לכם מוזמנים שרגישים למשל למוצרי חלב, צריך לדאוג להם למנה מתאימה. משפחות עם תינוקות יצטרכו גם פינות התחלה, ונכים יצטרכו גישה מתאימה...
זכרו שמארגני אירועים רגילים לבקשות מאין אלה, ולא צריך להתבייש.
ארגון אירוע - עניין למקצוענים.
אבל בימינו ארגון אירועים קטנים לא מצריך עבודה גדולה. יש היום מספיק בעלי מקצוע שתחום התמחותם הוא בדיוק זה: ארגון אירועים. החל מאירוע שגרתי כגון בר או בת מצווה, ועד לאירוע המוני גדול משתתפים. אבל יש גם מארגני אירועים שעוסקים דווקא באירועים קטנים עם מספר מוגבל של משתתפים
