סריקת מסמכים - סדר בראש וסדר במדף 

אם תשאלו עובדי משרד מהי העבודה המרגיזה ביותר שהם מבצעים, קרוב לוודאי שרובם יגידו שתיוק מסמכים היא המשימה השנואה עליהם. השיטה של ארכיון אלקטרוני הביאה עימה בשורות וחוסכת את עבודת תיוק המסמכים. הדרך הנפוצה כיום לבצע תיוק חכם היא באמצעות סריקת מסמכים. סריקת מסמכים מציעה למשרד המתקדם יתרונות רבים וכדאי מאוד להפוך את המשרד הנוכחי שלכם ל"משרד ללא נייר".

חברות וארגונים רבים משתמשים כיום בשירותי סריקת מסמכים הניתנים על ידי חברות המתמחות בהפיכת משרד רגיל למשרד דיגיטלי (משרד הפועל בשיטת הארכיון הדיגיטלי). שיטה זו מאפשרת לאחסן מסמכים שהומרו לקבצים דיגיטליים בפורמט  PDF (מסמכים אישיים, קבלות, חשבונות, תעודות משלוח, הזמנות, תשלומים וכו') ובכך לחסוך שטח יקר במשרד וזמן תיוק מיותר.

סריקת מסמכים – שירותי סריקה עד הבית 

לפני כעשרים שנה, כשהתחילו לדבר על המהפכה הירוקה והחיסכון הצפוי בנייר שיגיע בעקבות התפתחות הדואר האלקטרוני, איש לא תיאר לעצמו שכמויות הנייר והמסמכים במשרד רק יוכפלו. כיום אנו משתמשים בנייר יותר מאשר פעם, והמספרים רק גדלים עם הזמן. הסתכלו סביבכם ותראו שאנו מוקפים ניירות ומסמכים מכל כיוון.

הוזלת מחירי המדפסות תרמה לכך שברוב הארגונים קיימות מדפסות רבות ("מדפסת לכל פועל") ומלבד הדפסות הקשורות קשר ישיר למשימות ולמטלות בארגון, עובדים רבים מדפיסים מסמכים אישיים. סריקת מסמכים מסייעת לקחת את מסמכי העבר ולהמיר אותם לקבצים דיגיטליים המנוהלים במחשב. אך לא די בכך. במקום להדפיס, כדאי ליצור קבצים דיגיטליים חכמים.

אם אין לכם ברירה ואתם חייבים לקבל מסמכי נייר בעבודה השוטפת, כדאי שתסרקו אותם ותיפטרו ממסמכי המקור. בדרך זו החיים שלכם יהיו פשוטים יותר ולא תצטרכו לצבור הררי מסמכים שיאלצו אתכם לבזבז זמן רב מידי יום על תיוק.

שירותי סריקת מסמכים   

אז לאחר שהבנו שהדרך הטובה ביותר לחסוך זמן וכסף היא באמצעות סריקת מסמכים, הגיע הזמן להבין איך עושים זאת הלכה למעשה.

לבחירתכם מספר אופציות:

1. שירותי סריקה מחברת סריקה בלשכת הסריקה (אתם מביאים את הניירת ללשכת הסריקה, המסמכים נסרקים ומוחזרים אליכם). קיימות בשוק מספר חברות המציעות שירותי סריקה. החברות לוקחות את מסמכי הנייר, סורקות אותן וממירות אותן לקבצים דיגיטליים, בדרך כלל לפורמט PDF. הסריקה מתבצעת בגווני אפור או שחור-לבן. אם אתם רוצים לבצע בקבצים OCR (זיהוי טקסט באמצעות תוכנה. בתהליך זה ממירים את הקבצים הסרוקים לקובצי וורד הניתנים לעריכה כאילו נוצרו במחשב), כדאי שתסרקו ברזולוציה גבוהה כדי שהליך הזיהוי יהיה מדויק ואיכותי.

2. שרותי סריקה באתר הלקוח (החברה מגיעה אליכם עם הציוד המתאים וסורקת את המסמכים אצלכם). בדרך זו אתם משפרים מאוד את אבטחת המידע. אתם לא מוציאים החוצה מסמכים פנימיים עם מידע חשוב, ואתם יכולים לעקוב אחר עבודת הסורקים.

3. סריקת המסמכים שלכם בעצמכם ללא רכישת שירותי סריקה חיצוניים. איך עושים זאת? אתם רוכשים סורק מסמכים מקצועי ומהיר וסורקים בעצמכם את המסמכים.

4. השכרת סורק מסמכים מהיר לסריקת ארכיון וביצוע הסריקה בעצמכם. בדרך זו אתם חוסכים את עלות הרכישה של סורק מסמכים מקצועי העשויה להגיע לאלפי שקלים.

לאחר שסרקתם את המסמכים הגיע הזמן לשלב אותם במערכת המחשוב הארגוני באמצעות התקנת תוכנת ארכיון דיגיטלי (ניהול מסמכים). ניהול משרד דיגיטאלי חכם הוא הדרך הנכונה והקלה ביותר לנהל את המסמכים שלכם מבלי לטבוע בערמות הנייר.

אין במאמר זה המלצה. כל פעולה שתנקטו היא על אחריותכם בלבד.

לפרטים נוספים והזמנות נא ליצור קשר לטלפון: 054-5880060