אם החלטתם לסרוק את המסמכים שלכם (בין אם אתם עושים זאת בעצמכם או שאתם נעזרים בשירותים של חברות סריקה) קיימים מספר פורמטים נפוצים הנתמכים על ידי סורקי המסמכים, תוכנות הסריקה ותוכנות ניהול המסמכים.
פורמט JPEG – מתאים בעיקר לסריקת תמונות. פורמט זה משמר את איכות התמונה בצורה הטובה ביותר. סריקת מסמכים לפורמט זה אך זה פחות מומלץ.
פורמט PDF – פורמט מקובל ואוניברסאלי הנמצא בשימוש על ידי רוב משתמשי המחשב. קבצים בפורמט זה מאפשרים לבצע חיפוש טקסטואלי (אם הקובץ הוגדר כקובץ בר חיפוש). ניתן לייצר קבצים כאלה באמצעות מגוון תוכנות. רוב משתמשי המחשב יכולים לקרוא קבצים אלה ללא בעיה באמצעות תוכנת אדובי רידר.
פורמט TIFF – פורמט מקובל בסריקת מסמכים. הוא מאפשר דחיסה טובה של המידע המקורי בהשוואה לפורמטים אחרים. ניתן ליצור אינדקס לכל עמוד בנפרד וליצור קובץ רב עמודי בפורמט הזה.
אם סרקתם את המסמכים שלכם לפורמט אחד והחלטתם שאתם רוצים להמיר אותם לפורמט אחר, ניתן לעשות זאת בקלות באמצעות שפע תוכנות המרה (חלקן חינמיות) חכמות.
סורקים וחוסכים
לא משנה אם תרכשו שירותי סריקת מסמכים מחברה חיצונית או תסרקו את המסמכים שלכם בעצמכם, כך או כך אתם תחסכו כסף רב. עלויות הנייר, הקלסרים הרבים, ארונות וספריות האחסון, שטחי האחסון, בתי גניזה, המדפסות והדיו, האחריות והשירות למדפסות, שעות העבודה המושקעות בהדפסה ותיוק, תיקונים ושירות, ובנוסף הוספת שעות העבודה הרבות המושקעות בתיוק המסמכים המקוריים בקלסרים (ובאיתור המסמכים הללו בשעת הצורך), כל אלה עולים כסף רב.
באמצעות סריקת מסמכים (ובהמשך גם ביעור המסמכים) אתם מונעים מצב בו המסמכים שלכם חשופים להצהבה, התפוררות, ריקבון, שריפה, אובדן או מחיקת הטקסט עקב התיישנות. כעת, משסרקתם את המסמכים והכנסתם אותם לשרת הארגוני, אתם גם חוסכים כסף וגם יכולים לאתר כל מסמך בלחיצת כפתור.
ארגונים רבים שעברו לעבוד בשיטת "משרד ללא נייר", מדווחים על חסכון כספי עצום לעומת השיטה הישנה. לאחר שהארגון סרק את מסמכי העבר והכניס אותם למערכת, הוא עובד לפי מתודולוגיה המגדירה סריקה יומיומית של כל מסמכי הנייר שנכנסו במהלך היום לארגון, מבלי לצבור כמויות. מהרגע שהמסמכים נסרקו ונכנסו למערכת ניתן לאתר אותם בקלות ולשלוף אותם תוך שניות מבלי לקום מהכסא.
אין במאמר זה המלצה. כל פעולה שתנקטו היא על אחריותכם בלבד.
דוקיומנטס - ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי http://www.documents.co.il , href="mailto:info@documents.co.ilinfo@documents.co.il">">info@documents.co.il
סקאנבוק - שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיונים. http://www.scanbook.co.il , href="file:///C:/Users/yo/Desktop/%D7%90%D7%AA%D7%A8%D7%99%D7%9D/%D7%A1%D7%A7%D7%90%D7%A0%D7%91%D7%95%D7%A7/SCANBOOK/%D7%9E%D7%90%D7%9E%D7%A8%D7%99%D7%9D/contact@scanbook.co.ilcontact@scanbook.co.il">">contact@scanbook.co.il
Rent A Scanner – סורקים להשכרה, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיון מסמכים http://rentascanner.co.il
מסמכים - אתר אינפורמטיבי לניהול מסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון אלקטרוני, סריקת מסמכים http://mismachim.co.il , href="file:///C:/Users/yo/Desktop/%D7%90%D7%AA%D7%A8%D7%99%D7%9D/%D7%A1%D7%A7%D7%90%D7%A0%D7%91%D7%95%D7%A7/SCANBOOK/%D7%9E%D7%90%D7%9E%D7%A8%D7%99%D7%9D/contact@mismachim.co.ilcontact@mismachim.co.il">">contact@mismachim.co.il
טל: 054-5880060
