המסר העיקרי הוא - ארגוני IT רבים כוללים צוותי עבודה, אשר חבריהם ממוקמים באזורים גיאוגרפיים שונים. השיתופיות (Collaboration), והפתרונות המוצעים היום בתחום, מספקים לארגונים שיטות עבודה חדשות ומבטיחות, בתוך הארגון ומחוצה לו. ההכרה הגוברת בצורך לשתף פעולה ומידע והאמצעים החדשים המאפשרים זאת, דוחפים לשינוי משמעותי במערך המחשוב הארגוני. במקביל, מגוון הפתרונות הרחב מכסה תחומים רבים, בהם השיתופיות תורמת והופכת לנושא מהותי ומשמעותי ליותר ויותר ארגונים.
שיתופיות (Collaboration) היא תהליך שבו יחידות שונות או אנשים שונים עובדים יחד, להשגת תוצאות משותפות. מדובר בנושא ההופך יותר ויותר שכיח ומשמעותי בארגונים, עם ההבנה לגבי הצורך לשתף מידע מחד, וריבוי הפתרונות בתחום מאידך. שיתופיות היא גם מרכיב מהותי, בתפישות מחשוב כמו ERP ו-CRM, בגישת ה-SOA ובמוצרים עדכניים, דוגמת אופיס 2007 - שאחת הבשורות הגדולות שלו היא השיתופיות.
גם שוק ה-Enterprise Web 2.0, הבנוי על שיתופיות, עובר ייצוב, ולפי סקר שנערך על ידי Forrester (פורסטר), ה-CIOs מרוצים מהמצב ומביעים רצון לרכוש טכנולוגיות Web 2.0 (בלוגים, wikis, podcasts, RSS וכו'). אלה מתבססות במידה רבה על שיתופיות ביצירת תכנים ושירותים, כפי שמדגימות למשל Wikipedia (וויקיפדיה) או YouTube (יוטיוב), וסביר שהדבר יחלחל גם לעולם הארגוני.
המגמות והחידושים
תפיסות חדשות וחידושים רבים, מקדמים את השיתופיות: גידול בחשיבות ניהול מידע וידע, בהיקפי התכנים המקוונים, בקידום הפורטל הארגוני, במידע שבהתקנים ניידים, קידום הפתרונות תקשורת האחודה, התחזקות המסרים המיידיים ושיחות בינלאומיות על גבי IP. בנוסף, כלי Web 2.0 מעודדים שיתופיות ונסמכים עליה. מערכת ההפעלה מבית מיקרוסופט מציעה פתרונות לניהול רשתות שיתופיות עם מספר רב של מחשבים. גם בנוסף, פרוייקט הקוד הפתוח, האחראי ליצירת תוכנת תרגום בין מסמכים בפורמט OpenDocument למסמכים בפורמט OpenXML, מאפשר שיתופיות נוחה בין אנשים העובדים בפורמטים שונים. כך ניתן לקרוא ולכתוב מסמכים בפורמטים שונים, ולשתף אחרים בתכנים ללא הסרבול בהעברה מפורמט לפורמט.
השיתופיות נחשבת לטכנולוגיה (או חדשנות) "מתפרצת" (Disruptive Technology); כלומר טכנולוגיה, מוצר או שירות, אשר בסופו של דבר משנה לחלוטין את הטכנולוגיה הדומיננטית או המוצר השולט בשוק.
שיתופיות היא גם עניין של תפיסה, שמומלץ לקדם בארגון. זו, תתבטא למשל בעידוד עובדים לשתף ידע אישי מועיל, בניצול יתרונות יחסיים של שיתופיות (כדיווח מעובד בחו"ל על כנס), בקידום השיתופיות מול ספקים ולקוחות ובניהול מושכל של שיתוף המסמכים בארגון. כלי שיתופיות נותנים הזדמנות לממש שיתופיות עובדים, לפי המודל היפני לקידום פרויקטים, בו כל מי שמעורב בפרוייקט, מוזמן לחלוק דעות ותובנות לגביו.
המגמות והחידושים
תפיסות חדשות וחידושים רבים, מקדמים את השיתופיות: גידול בחשיבות ניהול מידע וידע, בהיקפי התכנים המקוונים, בקידום הפורטל הארגוני, במידע שבהתקנים ניידים, קידום הפתרונות תקשורת האחודה, התחזקות המסרים המיידיים ושיחות בינלאומיות על גבי IP. בנוסף, כלי Web 2.0 מעודדים שיתופיות ונסמכים עליה. מערכת ההפעלה מבית מיקרוסופט מציעה פתרונות לניהול רשתות שיתופיות עם מספר רב של מחשבים. גם בנוסף, פרוייקט הקוד הפתוח, האחראי ליצירת תוכנת תרגום בין מסמכים בפורמט OpenDocument למסמכים בפורמט OpenXML, מאפשר שיתופיות נוחה בין אנשים העובדים בפורמטים שונים. כך ניתן לקרוא ולכתוב מסמכים בפורמטים שונים, ולשתף אחרים בתכנים ללא הסרבול בהעברה מפורמט לפורמט.
חשש מהבלתי נודע(?)
למרות התועלות הברורות בשיתופיות, ארגונים רבים עדיין נמנעים מיישום פתרונות בתחום, חלק מחשש, וחלק מבורות. ברוב המקרים, העלויות הנובעות מהימנעות מיישום גבוהות, מעלות אימוץ פתרון, מה גם שפתרונות חינמיים רבים מוצעים כעת לארגונים. חשוב גם לזכור כי הצעירים של היום, אשר עבורם הופכים כלי השיתופיות לדבר שבשגרה, הם אנשי הידע והמידע של העתיד; ארגון שאינו משכיל ליישם היום פתרונות שיתופיות, ייאלץ להתמודד עם התוצאות בעתיד.
עם זאת, העניין בשיתופיות גבוה, וב-Forrester צופים שהעניין בשיתופיות יישאר גבוה ב-2007, כאשר ארגונים נעים לכיוון סטנדרטיזציה. ארגון אשר ישכיל לנצל כראוי את המחשוב, ימצא בו הזדמנויות רבות ומשמעותיות לייעול עבודה משותפת. מצד שני, שיתופיות מציבה גם סיכונים אליהם יש להתייחס.
96% דיווחו על תועלות, בסקר על שימוש בתוכנות שיתוף בענף הבנייה ו-80% הגדירו אותן כמשמעותיות (NCCTP). לפי בטלר גרופ, השוק הגלובאלי לפתרונות שיתוף מסמכים, למשל, צפוי להגיע לכ-800 מיליון דולר עד סוף 2010. מחקר Frost & Sullivan מצא כי עד 2010, שוק שירותי השיתופיות מבוססי הווב יגיע ל-2,644.5 מיליון דולר (לעומת 682.7 מיליון דולר ב-2005), כאשר Web Conferencing יהיה הכוח המניע העיקרי לרווחים.
פתרונות בולטים
מגוון מוצרים מוצעים כעת לשיפור השיתופיות בארגון: בינת, סימנטק, Central Desktop, Google(גוגל), HP שמציעה את Advanced Visualization Collaboration, IBM (יב.מ) שמציעה Lotus Connections ו-Lotus Quickr המשלבות רשתות חברתיות בארגון. Microsoft (מיקרוסופט) שמציעה גרסת בטא לשרת ה-VoIP,Office Communication Server 2007; ומציעה גם את Hosted Messaging and Collaboration לעסקים קטנים ובינוניים. Oracle (אוראקל) שמציעה את Oracle Collaboration Suite, המספקת כלים העוזרים לארגון להתמודד עם הצורך בשיתופיות. מציעה גם שני כלים לשיתופיות בזמן-אמת: Oracle Web Conferencing ו-Oracle RTC Messenger. כמו כן, Parlano, Polycom, RADVISION, IpSwitch, Skypeו-Vyew.
ווב 2
ה-Web 2.0 הפכה פופולארית, כאשר אין ספק שהשיתופיות עומדת במרכזה. פלטפורמות Web 2.0, כמו בלוגים, Wikis ואפליקציות חברתיות אחרות, אכן מוצאות דרכן לארגונים, אך חשוב לזכור שהנושא עדיין בחיתוליו. למעשה, חלק ניכר מהארגונים עדיין לא עושים שימוש בכלים אלה. כניסת ה-Web 2.0 לארגון מחייבת שינוי בתפישה, מריכוזיות ידע ושמירה עליו מכל משמר, אל השיתופיות.
חברות רבות מציעות כיום פתרונות בתחום עבור ארגונים. דוגמא לכך, ניתן למצוא ב-IBM (י.ב.מ), אשר עושה שימוש בכלים כמו בלוגים ו-Bookmarks, ומעבירה אותם אל העולם הארגוני. ה-Lotus Connections וה-Lotus Quickr מבית IBM הם דוגמא לשילוב רשתות חברתיות בארגון. ה-Lotus Connections, למשל, מאפשרת לעובדי ידע למצוא עמיתים בעלי תחומי עניין דומים ולחלוק מידע בקלות. הכלים הותאמו לארגונים על ידי הוספת אבטחה ויכולת לבקרת מידע. ה-Lotus Quickr היא אפליקציה לשיתוף תוכן המשלבת בין Lotus Notes לאופיס. גם SAP (סאפ) מציעה פתרונות המעוצבים סביב טכנולוגיות Web 2.0, כמו בלוגים, wikis ו-widgets, במטרה להקל על העובדים המשתמשים במוצרי SAP לשתף פעולה, כחלק מחבילת האפליקציות העסקיות שמציעה SAP. לדוגמא, SAP בונה widgets ומוסיפה אותן לאפליקציות הליבה, שהיא מציעה.
סיכום
מומלץ לבדוק מה יש לכלי שיתופיות להציע לארגון, לבחון דרכים ליישומם ולקדם תפיסה חשובה זו, לשם ייעול ושיפור הפרודוקטיביות.
התקציר לקוח מתוך תחקיר pCon בשם בשורת השיתופיות.
גילית מידע חדש? מעניין?... רוצה עוד? ראה 100+ תחקירי מפתח: http://www.pcon.co.il/v5/105Debriefs.asp
הרחבות, ראיונות עם מומחים, טיפים מעשיים וקישורים להעמקה ניתן למצוא בקישור הבא.http://www.pcon.co.il/v5/Debrief.asp?debrief=817
למאמרים מקצועיים ואובייקטיביים נוספים של קובי שפיבק, בתחומי מידע מחשבים ואינטרנט, באתר "מאמרים" ראה - http://www.articles.co.il/author/1944
קובי שפיבק Bsc., MBA הוא העורך הראשי של תחקירי pCon ואתר pCon-line. כמי שעוסק במחשבים, על מכלול היבטיהם משנת 1976 וכן כמי שכתב וערך למעלה משמונה מאות תחקירים על כל היבטי המחשוב העיקריים, הוא נמנה על אותם אנשים בודדים בארץ ובעולם, שבאמת ובתמים, מבינים לאן הולך עולם המחשוב ומהן השלכותיו המידיות והעתידיות, על אנשים וארגונים. הוא גם פרסם מספר רב של מאמרים במרבית העיתונים הגדולים והמקצועיים, והופיע פעמים רבות בערוצי הטלוויזיה והרדיו המרכזיים. נכון להיום הוא מייעץ למרבית מנהלי המחשוב בארגונים המובילים בישראל, והוא נחשב בעיני רבים, לגורו של המחשוב העסקי.
