כלים וטיפים בהעברת מסרים ובפרזנטציה אפקטיבית
החיים בחברה המערבית של המאה העשרים ואחת, יצרו תרבות של צריכה וסיפוק מיידי. רובנו חשופים לכמות עצומה של גירויים ואפשרויות המוצעים לנו בכל רגע נתון ובמרבית המקרים, עלינו לבחור מתוכם במהירות וביעילות. תרבות זו יצרה סוג חשיבה מתוחכם יותר, המחפש כל הזמן גירויים חדשים ועוצמתיים, כמו גם משך ריכוז והתמקדות קצרים יותר.
אופן העברת המסר במאה העשרים ואחת חייב להיות מותאם לתרבות בה אנו חיים.
במאמר הקצר שלפניכם ננסה לסקור מספר דרכים אפשריות להפיכת מסר לאפקטיבי, כזה המותאם לחיים במאה העשרים ואחת.
כאשר מדברים על אפקטיביות בהעברת מסרים עלינו להתייחס לשני ההיבטים העיקריים בהעברת מסרים.
א. המסר עצמו
ב. ב. אופן העברת המסר
המסר עצמו ב פרזנטציה אפקטיבית -
*ליטוש המסר- על המסר להיות בעל תוכן מגובש וברור. ככל שהתוכן מגובש וברור יותר למעבירו,
כך הוא יהיה קליט יותר עבור קהל השומעים. כמו כן מסר מגובש וברור יתרום לזמן הצגה קצר יחסית. זכרו, ככל שעובר יותר זמן יכולת הריכוז של השומעים יורדת באופן משמעותי.
*ניתוח קהל היעד- חשוב לבצע עבודת הכנה בניתוח קהל היעד. מיהו קהל היעד? מהם הרצונות והצרכים שלו? הכרות עם קהל היעד תאפשר הגשה מעניינת ומושכת יותר של המסר על ידי מתן סיבות רלוונטיות להקשבה עבור קהל השומעים כמו גם אימוץ טכניקות רלוונטיות של אופן העברת המסר.
אופן העברת המסר בפרזנטציה אפקטיבית -
*אופן העברה מעניין ומגוון- שימוש בעזרים (דוגמת מצגות קטעי ווידאו, חומר קריאה וכיוצא בזה). אופן העברה מעניין ומגוון יאפשר שמירה על ריכוז וערנות גבוהים יותר בקרב מקבלי המסר ואף יכול לחזק ולהמחיש את המסר כך שזה יתקבל באופן ברור יותר. חשוב להקפיד שאופן ההעברה יהיה מותאם למקבלי המסר הן בבחירת סוג העזר המתאים (לדוגמא שימוש בקטעי ווידאו עבור בני נוער) והן באופן הצגתו (לדוגמא שימוש בכתב גדול במיוחד במצגות המועברות לקשישים).
יצירת מעורבות (engaging) אף היא חלק מהעברת מסר מעניין ומגוון היות והיא מאפשרת למקבלי המסר להתחבר באופן אחר לתוכן המועבר (לדוגמא סיפור אישי, שילוב הומור, הפעלה, שאלות ותשובות) יצירת מעורבות מעלה את הסיכויים כי המסר ייקלט בצורה יעילה.
*שפת גוף והופעה חיצונית- מחקרים מראים כי לשפת הגוף ולהופעתו החיצונית של מעביר המסר ההשפעה הגדולה ביותר (כ55%) על האפקטיביות של קליטת המסר. שפת הגוף מספרת למקבלי המסר רבות על מעביר המסר כך לדוגמא קשר עין ותנועה במרחב מעידים על בטחון ושליטה בחומר. במקביל מאפשרת שפת הגוף שמירה על ריכוז וערנות של הקהל לדוגמא על ידי תנועות ידיים ותנועה במרחב ולא פחות חשוב ניתן באמצעות שפת גוף נכונה לקבל משוב בלתי אמצעי מהקהל. רוב האנשים אינם מודעים לאופן בו מוצגת שפת הגוף שלהם בזמן אמת ולכן קיימת חשיבות רבה לאימון שפת הגוף כך שתפיק את התוצאות הרצויה (לדוגמא באמצעות שימוש במערכת מצלמות במעגל סגור שתאפשר ניתוח ועבודה על שפת הגוף)
בנוסף,חשוב להקפיד על לבוש מכובד ומותאם לקהל היעד (לדוגמא לבוש צנוע עבור קהל שומר מצוות).
*מיומנות וורבלית- למיומנות הוורבלית ההשפעה השנייה בעוצמתה על אפקטיביות קבלת המסר (קרוב ל 40%). התנסחות רהוטה, קצב דיבור דינמי ושימוש באינטונציה המתאימה משפיעים באופן ניכר על האופן בו האחר מקבל את דברינו. לדוגמא, קול נמוך משדר שליטה במצב ובטחון בעוד קול גבוה עלול לשדר עצבנות, חוסר שליטה וחוסר בטחון. דיבור מקוטע מעביר מסר של הססנות, בעוד שדיבור בשטף משדר בטחון שכנוע ואמינות. גם כאן לנושא האימון השפעה מכרעת ויכולת להניב שיפור משמעותי באופן העברת המסר.חשוב להקפיד על התאמה לעולם המושגים של מקבלי המסר.
לסיכום על המסר להיות קצר ברור ותמציתי ומותאם לקהל היעד. עליו להיות מועבר באופן מעניין ומגוון תוך שימוש בשפת גוף ובקוליות נכונות ומותאמות רצוי תוך יצירת מעורבות מצד מקבלי המסר.
זכרו-האחריות להעברת המסר חלה במלואה על המעביר. אם לא הבינו אתכם, כנראה שלא הסברתם את עצמכם היטב. נסו לקבל משוב מילולי או וויזואלי תוך כדי העברת המסר, באופן זה הסיכוי שהוא יעבור באופן אפקטיבי עולה בהרבה
בחברת "משכוכית ייעוץ והדרכה" אנו עוסקים בייעוץ ארגוני ומלווים הן בתחומי ייעוץ ארגוני והן בתחומי פיתוח הדרכה עשרות ארגונים בארץ ובעולם.
לקבלת פרטים נוספים בתחום פרזנטציה אפקטיבית , אנו מזמינים אותך לצור קשר עכשיו וליהנות מפגישת ייעוץ מקצועית ראשונה בחינם.
