עם זאת, מפתיע לדעת שגם דברים בסיסיים מאוד, תכנון הבית, הרגלי עבודה ואפילו יחסים בין-אישיים עלולים להפריע להגשמת סדר היום הדחוס.
ניהול זמן הוא עניין פיזיקלי: ככל שיש יותר מטלות, אנו זקוקות ליותר זמן להשגתן בשלמות. גם מספר השעות ביממה הוא עניין פיזיקלי. הפתרון: אימוץ הרגלי עבודה שיקלו על החיים ויקצרו את משך ההתעסקות בפרויקטים שונים. לפניכן (ולפניכם) כמה מטרדים והצעות לטיפול בהם.
איפה החפצים שלי?
האם את יודעת בבוקר מה תלבשי לעבודה? היכן מפתחות המכונית? איפה הארנק, הסנדביץ של הילדה והסלט שהחלטת לקחת כדי לאכול בארוחת הצהריים? לעיצוב ולתכנון הבית יש השפעה עצומה על הרגלי עבודה גרועים. הפתרון: לזהות את השעות הלחוצות של היממה, ולהתאים פתרונות עיצוב ממוקדים לשעות אלה בלבד.
תכנית העבודה:
• להגדיר בדיוק מה הפעולות שנעשות: מי מתקלח, מי מתלבש, מי מכין אוכל, מה אוכלים, מה שותים, מי נוהג וכדומה.
• לזהות את צוואר הבקבוק: הילדה מחפשת בכל בוקר חולצה נקייה? צריך להגדיר מקום שבו תכינו בערב שלפני את החולצה הנקייה. מדי בוקר את מחפשת את מפתחות המכונית? את זקוקה למקום קבוע שבו תניחי אותם בכל פעם שאת מגיעה הביתה, גם בסופי שבוע וגם בימי חופש. אתם שוכחים לארוז לילדים מעדני חלב לקחת לגן? מעצבת הפנים ענת שגיא ממליצה למקם סמוך לדלת הבית מתלה ועליו ייתלו כל התיקים והשקיות (כולל מעדני החלב) שצריך לקחת בבוקר. כשהמתלה ריק, תדעי שדבר לא נשכח.
• לרשום, לרשום, לרשום: עומס העבודה כבד. נהלי רישום מדויק של תקלות בשעות העמוסות והפתרונות העיצוביים המתאימים.
טכניקות עבודה
התאמת שיטת העבודה לאדם היא מיומנות עדינה. במקרה הטוב אנחנו נוטים להיגרר אחרי אופנות חולפות, במקרה הפחות טוב - להסתמך אך ורק על הזיכרון, שגם הוא משאב מוגבל.
ומה שמתאים לבן הזוג לא בהכרח מתאים גם לך, האם העובדת, שלא מגיעה להעיף מבט במסך המחשב שלה מרגע שהילדים חוזרים הביתה אחרי הצהריים ועד עשר בלילה. כמה דוגמאות לכלי ניהול זמן שאנחו טועים לחשוב שישרתו אותנו כראוי:
• יומן: יש אנשים ששיטת היומן משרתת אותם היטב. הם אוגרים ביומן מספרי טלפון, משתמשים בו לקביעת פגישות, כותבים בו תזכורות ונוח להם לקחת אותו איתם. אלה בדרך כלל האנשים שפחות אוהבים להשתמש במחשב או בטלפון הנייד.
גם אם את טיפוס של יומן, עלייך לדעת לעשות בו שימוש יעיל, ולכן לאגור בו אוסף של כרטיסי ביקור, למשל, הוא טכניקת עבודה גרועה מאוד.
אם היומן משמש אותך רק כמשקולת נייר, ותרי עליו ונסי למצוא אמצעי אחר שתרגישי בנוח איתו. נכון ש"לרשום זה ההפך מלשכוח", אבל לרשום במקום הלא נכון ולשכוח זה בדיוק אותו דבר.
• תוכנות יומן ממוחשבות: כולם בעבודה משתמשים ב-Outlook, ולכן מה טבעי יותר מלחזור הביתה ולנסות ליישם את ההרגל גם כאן. אבל זה לא פשוט. התוכנה לא תזכיר שום דבר אם לא תפעל 24 שעות ביממה. לא תוכלי לזכור פגישה חשובה בבוקר שלמחרת בהסתמך על התוכנה שהתקנת בבית ולא הגעת אליה כי הילדים השתלטו על המחשב. אין, לא תהיה ולא יכולה להיות חפיפה מדויקת בין הכלי שיש לך בעבודה לכלי שיש לך בבית.
הפתרון: חלקי אחריות. תני לכלי בעבודה, שאותו את מנטרת בקביעות, לנהל את שעות העבודה שלך; בדקי את התוכניות ליום המחר עוד לפני שיצאת מהמשרד וצייני לך אותן במקום שבו את מנהלת את זמן הבית בצורה היעילה ביותר, גם אם זה פתק לתליה על המקרר; ומצאי כלי שיסייע לך לנהל את העבודה בבית בצורה היעילה ביותר. פתק למקרר כבר אמרנו, אבל זה יכול להיות גם לוח שעם מסודר לפי ימים ושעות, יומן או טלפון נייד, וזו יכולה להיות גם תוכנת יומן. הכל נכון, בתנאי שבאמת תשתמשי בה.
• טלפונים ניידים: היום הטלפון הנייד הוא עמדת עבודה לכל דבר. אפשר לכתוב בו מלל תיאורי לצד מספרי הטלפון, יש בו תוכנות תזכורת, יומן, לוחות אירועים ועוד ועוד, הכל מכל טוב.
אם המסך הקטן לא מפריע לך ואת ממילא משתמשת באופן שוטף בטלפון הנייד כשעון מעורר וככלי לתזכורות, תוכלי להעביר אליו חלק ניכר מהמטלות ולהסתייע בו בניהול הזמן שלך.
אבל אם הטלפון מבחינתך הוא מטרד, כשהוא מצלצל את מעדיפה להתעלם ואת נוטה לשכוח לטעון אותו כך שחצי מהזמן הוא כבוי, זה כנראה לא הפתרון עבורך.
תוכלי להישאר הערב, לעשות רק עוד דבר קטן אחד?
לא, את לא יכולה. את לא יכולה להישאר בעבודה כי יש לך מחויבויות אחרות. את לא יכולה לקבל באמצע הלילה שיחה בענייני עבודה, כי עכשיו את בבית, וכאן את הבוס של עצמך. את לא יכולה לקפוץ רק לרגע לבית של חברה להביא לה משהו בבוקר, כי את בדרך לעבודה. אם את לא יכולה, למה את לא מסרבת?
למה, בעצם, קשה לנו לסרב לחברים, לבוסים, לעמיתים לעבודה? למה קשה לנו לשרטט גבול קצת יותר קשיח סביב הזמן שלנו ולהתעקש עליו? לדעתי זו מיומנות שעלינו לרכוש, ואני ממליצה לכל אשה לרכוש אותה בשלב מוקדם מאוד של חייה ולהתחיל להפריד בין תחומי החיים השונים שלה. זה עושה נפלאות לתחושת הרוגע ולסדר שיש לך בראש, ובניגוד למה שאולי ציפית, לרצות להיות באמת בבית כשאת בבית, לא יפגע בקידום שלך בעבודה.
היום קצר והמלאכה מרובה
תוהה לאן ברח הזמן? כתרגיל מעניין, נסי פעם לשרטט את השבוע שלך. אל תשכחי לציין את כל השעות שמוקדשות לשינה, נסיעות, ספורט, ביקורים עם הילד אצל הרופא, צפיה בטלוויזיה, קניות מזדמנות בסופר ("רק ליטר חלב") ועוד. תופתעי לראות כמה זמן הולך לאיבוד במקומות התמימים-לכאורה האלה.
לכן נראה לי שהדרך הנכונה יותר היא לא להציב לעצמך מטרות יומיות אלא שבועיות. הפריסה הרחבה יותר אמורה לסייע לך להשלים מטלות ולמנוע ממך לדחוס הרבה מטלות ביום אחד כדי "להספיק ושיהיה יום מאוד יעיל". הציבי מטרות שבועיות ובדקי את עצמך אחת ליומיים: איזה אחוז מכל מטלה השלמת? האם התנהלת כראוי?
סדרי עדיפויות לקויים והקדשת זמן מרובה לפעולות שאינן דורשות זאת
אם את עובדת לפי סדרי עדיפויות, ודאי שיננת את ההבדל בין דחוף לחשוב ואזי את דוחה פעילות קצרצרה רק מפני שהיא "לא דחופה ולא חשובה". מוטב להקדיש לא יותר משעה ביום לכל הפעילויות הקטנות והמעצבנות, הלא-דחופות והלא-חשובות שתהפוכנה באיזשהו שלב להיות מאוד דחופות. זה יפחית ממך סטרס ויסייע לך לסמן וי לצד עוד כמה מטלות שנגמרו.
ברוח זו, השתדלי לעסוק כמה שיותר במולטיטאסקינג. הכי קל לעשות טלפונים במקביל לפעילויות אחרות (מנהיגה ונסיעה ועד אכילת ארוחת צהריים ושטיפת כלים), ולשלב עבודות בית יחד, אבל עם קצת יצירתיות אפשר למצוא דרכים נוספות ושילובים מפתיעים נוספים.
