טיפים לשיפור ניהול הזמן 

1. ניהול זמן - לא באמת משימה אפשרית

לא משנה כמה מסודרים תהיו יש רק 24 שעות ביממה, ויש רק כמות מוגבלת של דברים שאפשר להספיק צריך רק לבחור במה להשקיע את הזמן הזה

2. תבררו איפה אתם מבזבז זמן

לכל אחד יש את הבורות אליו הוא נופל- גלישה ברשת, קריאת מיילים לא חשובים, תבררו איפה אתם מבזבזים זמן- המודעות תעזור לכם להתמקד ולצמצם.

3. צרו התנהגות בניהול זמן

הרעיון הוא לשנות את ההתנהגות לא את משך הזמן- קבלו החלטות קצרות טווח כמו – השבוע לא לגלוש בזמן שעות העבודה

4. ישמו את תוכנית ניהול הזמן

הציבו לעצמכם מטרות קצרות, ישימות ובידקו מדי שבוע את רמת הביצוע ושפרו משבוע לשבוע, זה לא קורה מיד אבל שיפורים קטנים יעזרו לכם להישאר אופטימיים ולהתמיד.

6. מצאו כלים לניהול זמן

יומן מודפס או תוכנה- הצעד הראשון הוא תמיד שליטה פיזית בזמן שיש תזכורות שיסיעו לכם לעמוד במטלות שהצבתם לעצמכם

6. סדרי עדיפויות

התחילו כל יום בניהול היום שלפניכם, צרו רשימת מטלות וחלקו את הזמן הקיים כדי שתספיקו הכול, אם אין מספיק זמן- בדקו האם כל המטלות אכן דחופות או חשובות כפי שהערכתם תחילה.

7. לימדו להאציל ולחלק תפקידים לאחרים

גם אם העסק קטן, אין סיבה שתעשו בו את הכול לבד.  לניהול זמן אפקטיבי בדקו היטב באלו משימות  אינכם מומחים והן מבזבזות זמן יקר והחליטו לתת אותן לאחרים אשר יסימו אותן בפחות זמן, יותר יעילות ובסופו של דבר זה עשוי לעלות פחות.

8. צרו שיגרה והתמידו איתה כמה שאפשר

נכון שיהיו משברים או בלת"מים, אבל נסו להישאר בשגרה כמה שיותר. לאורך זמן אתם תראו כי הסדר מפנה לכם הרבה זמן לטפל במשברים. לאורך זמן שיגרה עוזרת לגשת למשבר מהר יותר ולחזור ממשבר לעבודה השוטפת מהר יותר.

9. הרגילו את עצמכם להגדיר זמן לביצוע מטלה

הגדרת זמן למטלה יסייע לכם לעמוד ולהתמיד בביצוע המטלה, ולא לבזבז זמן ששייך למשימות אחרות.

10. היו בטוחים שהמערכות שלכם מאורגנות.

קחו זמן לארגן את התיקיות במחשב את הניירת במשרד ותשמרו על הסדר, קל יותר להשקיע שתי דקות תיוק ביום לעומת השקעה של הרבה יותר מכך בלאתר מסמך אבוד ודחוף.

11. אל תבזבזו זמן בלחכות

גם בתור לרופא קחו איתכם משהו שתוכלו לעשות כדי לא לבזבז זמן בלחכות כי תורים לא תמיד אפשר לקצר אבל במשך הזמן שממתינים בהם אפשר להשתמש.

12. התחילו במה שהכי דחוף

בדקו מה הכי דחוף ברשימת המטלות והתחילו בו, כך גם אם יזלוג לכם שאר היום תדעו שאת מה שהיה הכי דחוף הספקתם

13. בדקו את האימייל רק לפי הלו"ז

אל תתפתו לחזור אליו שוב ושוב רק כדי לגלות שאין דואר חדש. הרגילו את הלקוחות כי בדברים דחופים אתם נגישים בנייד כך מי ששולח מייל יודע כי הוא לא יקבל יחס מיידי אלא יחס הולם.

14. השתמשו בשירות דואר

השתמשו בשירות דואר אחד אשר מרכז עבורכם את החדשות אותו אתם מעוניינים לקבל, כך לא תבזבזו זמן בלחפש את החדשות האלה.

15. דעו היכן ומתי אתם עובדים הכי טוב

אם אתם צריכים שקט אל תשבו בבית קפה אלא בספריה, אם אתם הכי מרוכזים בבוקר- פנו זמן זה לכתיבה או ביצוע מחשבות מורכבות

16. הבעיה היא בהרבה מקרים להתחיל מטלה

חלקו מטלות מורכבות לחלקים קטנים ופחות מאיימים אשר תהיה לכם פחות התנגדות להתחיל. כשהמטלה לא נראית בלתי אפשרית והסוף לא נראה רחוק מדיי, הנטל קטן והמוטיבציה להתמודד גדלה.

17. אל תמהרו

עדיף לעשות עבודה פעם אחת וכמו שצריך במקום לחזור ולתקן אותה- גם אם הפעם הראשונה תגזול מכם מעט יותר זמן- היא עדיין תהיה הפעם האחרונה והלקוח יהיה מרוצה יותר מהתוצאה.