אנשים מסויימים מתכננים את כל האירוע שלהם סביב גן אירועים מסויים אשר עליו הם חולמים כבר שנים, בעוד אחרים מתחילים את תכנון האירוע עם דף ריק. כך או כך, בחירת גן אירועים הנה אחת ההחלטות החשובות ביותר שיש לעשות במהלך תכנון אירוע.
קבלת הפנים, הטקס המרכזי והארוחה: באירועים רבים נערך טקס מרכזי כלשהו, כמו חופה, ברית מילה, הצגת כלת הבת-מצווה וכדומה. הדבר הראשון שיש לחשוב עליו כאשר בוחרים גן אירועים הנו שלאירוע שלכם יהיו כנראה שלושה חלקים מרכזיים- קבלת הפנים, הטקס המרכזי והארוחה. עליכם לבחור גן אירועים אשר יוכל להתאים לכל החלקים הללו בצורה הטובה ביותר. אם למשל אתם עורכים אירוע עסקי הכולל נאומים, או אירוע הכולל הופעות שונות, עליכם לוודא שאתם בוחרים גן אירועים אשר יש בו במה מתאימה. במקרה של הופעות, עליכם לברר עם מארגן ההופעה מהו העומס אשר הוא מעמיס על מערכת החשמל של המקום במקרה של שימוש בתאורה וסאונד, ולברר עם מנהלי המקום האם אספקת החשמל שם תעמוד בעומס (הרי לא תרצו שהפקק יקפוץ לכם פתאום באמצע ההופעה...). אם אתם מתכננים חתונה, בחרו גן אירועים אשר מציע אזור יפה והולם לחופה, אשר ניתן לסדר בו די כיסאות.
גודלו של המקום וסידורי ישיבה: ייתכן שזה ישמע לכן מוב מאליו, אך עדיין חשוב שתזכרו שלא כל גן אירועים יוכל לארגן לכם כבמטה קסם 20 מקומות ישיבה נוספים ברגע האחרון, עבור אורחים לא מתוכננים. עליכם לקבל מושג טוב לגבי כמות האורחים שלכם לפני שאתם מתחילים לחפש גן אירועים, והוסיפו לכמות האורחים הידועה כ-20 מקומות, כדי לבחור גן אירועים אשר יוכל לעמוד במציאת מקום לאורחים של הרגע האחרון.
בנוסף, החליטו האם אתם עורכים ארוחה מלאה בישיבה, או אירוע אשר רובו מתרחש בעמידה. ארוחה מלאה תדרוש כמובן יותר מקום מאשר מזנון מתאבנים המיועדים לאכילה בעמידה. לכן, גן אירועים אשר יכול להכיל למשל 200 אורחים ישובים, יוכל כנראה להכיל כ- 300 אורחים עומדים. מצד שני, גן אירועים רחב מידות אשר אמור להכיל רק כמה אורחים עומדים, עלול לגרום לאירוע להראות קטן מידי. עליכם להחליט מהי האפשרות המועדפת עליכם.
רשימת בדיקה לבחירת גן אירועים ותכנון אירוע בו: לפני שאתם חותמים סופית על המסמכים, בדקו את הפרטים ואת האותיות הקטנות.
רשימת מחירים- עלויות גבוהות, כמו למשל על תשלום נוסף עבור משקאות אלכוהוליים מסויימים, עשוי לגרום לכם להתפשר על היבטים אחרים של האירוע. עליכם להחליט האם זה שווה את זה.
צוות העובדים- לא לכל גן אירועים יש צוות מלצרים קבוע- ישנם גני אירועים אשר שוכרים את שירותיהם של צוותי המלצרים של הקייטרינג. בדקו האם הצוות מנוסה ומקצועי. גם הגמישות של הצוות בערב האירוע עצמו היא חשובה מאוד. האם הם יוכלו לענות על צרכים שיתגלו בשעת אמת? תגובה מהירה של צוות מיומן תשפיע רבות על מהלכו החלק של הערב.
מגבלות שונות- האם בחרתם גן אירועים אשר יש לו מגבלות שונות היכולות להשפיע על התכניות שלכם? גן אירועים אחד יכול לאסור על השמעת מוסיקה חזקה משעה מסויימת בגלל קרבתו לאזורי מגורים, גן אירועים אחר יכול לבקש מכם להמנע מקונפטי או מנרות, וכו'. הקפידו לבחור גן אירועים אשר מתאים לצרכים שלכם.
אביב יועצים ייעוץ שיווקי קידום בגוגל
