ארגונים רבים שמיישמים מערכות SAP מתמודדים עם אתגר צמצום עלות הבעלות הכוללת ((TCO. מסתבר שגם לקוחות מנוסים וותיקים אינם מצליחים להגיע ליעילות תפעולית אופטימלית. בדיוק לשם כך פיתחהSAP כלים ומתודולוגיות שמאפשרים לארגונים לצמצם את עלויות ה-IT לשפר את ה- TCO באופן משמעותי, להתאים את מערכות המידע לצרכים המשתנים, ולהעניק ללקוחותיהם שירות טוב יותר. ההתפלגות השכיחה של עלויות מערכות מידע מתבטאת בשלושת שלבי מחזור החיים של המערכות: 16% מההוצאות מושקע בשלב היישום הראשוני, 66% בתפעול השוטף ו- 18% מההוצאות נובע משדרוגים ופעולות תקופתיות. במאמר נתייחס לשלב התפעול השוטף שהוא היקר והמשמעותי ביותר מבין השלושה.
הכלים של SAP לשיפור ה- TCO
המתודולוגיות שפיתחה SAP מתייחסות לארבעה נושאים מרכזיים, אשר לכל אחד מהם מוגדרים מדדים, כלים ושירותים תומכים:
פישוט ארכיטקטורת המערכת בהיבטים טכנולוגיים, אפליקטיביים, מערכות הפעלה, ממשקים, בסיסי נתונים ואיחוד מערכות, כולל צמצום מספר סביבות נתונים, איחוד בסיסי נתונים, הקטנת כמות אפליקציות וניהול אחיד של Master Data.
• תפעול שוטף ויעיל תוך שיפור תהליכי עבודה ב-IT ותהליכי עבודה בין ה- IT למשתמשים, צמצום "פחתים", אופטימיזציה של Archiving , שטחי אחסון, ביצועים והדפסות, צמצום זמני השבתה, אוטומציה של תהליכים, אימוץ Best Practices, הדרכה ושימור ידע, התאמת רמת השירות לדרישות העסקיות, סטנדרטיזציה ואוטומציה של בדיקות איכות.
• אופטימיזציית ניהול המשאבים ושימוש בכל מרחב האופציות לאספקת שירותים, כגון: שימוש במשאבים מקומיים לעומת משאבים מרוחקים, שירותים מקומיים, אזוריים או גלובאליים, חיוב מבוסס תפוקות שירות לעומת חיוב מבוסס תשומות Cost Plus, כמו גם מיקור חוץ כולל לעומת הוצאת ביצוע משימות מוגדרות אל מחוץ לארגון, ומיקור חוץ של תהליכים עסקיים, ושימוש במודלים של מרכזי שירותי IT משותפים (Captive or Partnering Outsourcing).
• התאמה בין המטרות העסקיות לבין משאבי ה-IT המבוססת על שיתוף פעולה בין ה-IT ובין ה"גורמים העסקיים", תכנון וחשיבה קדימה לניהול אקטיבי של הביקוש למשאביIT ו"ביצוע הדברים הנכונים ובזמן הנכון", מניעת הוצאות מיותרות טרם מימושן, צמצום הוצאות במקומות שניתן, וביצוע התאמה ואופטימיזציה של רמת השרות לצרכים העסקיים.
להשיג יותר בפחות
השירות החדשני שמציעה חברת BDA Projects מאפשר לארגונים לשפר את ה-TCO בתהליך מהיר ויעיל. המומחים של BDA Projects, מציעים ידע מקיף וניסיון רב ביישום המערכות, הכלים והמתודולוגיות של SAP.
התהליך שמתבצע בשיתוף עם חברתSAP והלקוח ובכפוף למתודולוגיות SAP, מורכב משלושה שלבים:
• שלב א' - איסוף נתונים באתר הלקוח וניתוח המידע תוך התייחסות לסדרי עדיפויות עסקיים, שיקולי תחרות עסקית, בשלות מערך ה-IT , ופעולות שהארגון כבר ביצע לצמצום ה- TCO
• שלב ב' - Discovery - גיבוש המלצות ודרכי פעולה ממוקדות לשיפור עלות הבעלות הכוללת
• שלב ג' - Action Plan - יישום תכנית העבודה
על מנת להגיע לתובנות הנכונות ביחס ל- TCO ולעלויות ה-IT הארגוני, אנחנו משווים נתוני Benchmark בארגונים דומים מבחינת הגודל והתחום העסקי, תוך מינוף הידע והניסיון שנצבר בארגונים שהשתמשו בשיטות והכלים להתייעלות. בתהליך העבודה אנחנו מתייחסים לניהול ה- IT הארגוני כעסק לכל דבר שיש לנהל לפי יעדים, ולהגדיר עבורו מדדים ותהליכי בקרה. המומחים של ב- BDA Project מאפשרים לארגון להשיג יותר עם הרבה פחות באמצעות יצירת מבט משותף על יעדי הארגון והערכים העסקיים הדרושים לו עם עולם ה-IT, ושימוש במדדים המשלבים ערך עסקי עם יעילות תפעולית של מערכת ה-SAP.
עדה מרקמן, מנכל"ית חברת BDA – שותפה עסקית של HP בישראל, מספקת פתרונות ניהול פרויקטים במודל Agile וכן יישום פתרון HP-PPM לניהול פורטפוליו של פרויקטים.
