הקמת תשתית ומערך לגיוס משאבים בחול - קוים מנחים לפעולה 

הקמת תשתית ומערך לגיוס משאבים בחו"ל – קוים מנחים לפעולה

בני גור מנכ"ל משימות 

"חוג ידידים" הנו מנגנון נפוץ בקרב ארגונים אשר מבקשים להרחיב את גבולות הפעילות בגיוס הכספים אל מעבר לים. דפוסי הפעילות של ארגונים הפועלים בחו"ל נקבעים על בסיס שיקולים אסטרטגים ומקצועיים. מגביות עולמיות מפעילות שלושה מודלים עיקריים של פעילות בחו"ל:

• מנגנון מקצועי שכיר
• ועדות ארציות ו/או אזוריות
• פעילות מבוססת על נוכחות נקודתית

• ·         הקמת מנגנון מקצועי שכיר אשר פועל בשיתוף עם פעילים מקומיים: 

נוכחות הארגון בארצות היעד ניכרת לאורך כל השנה. הארגון המקומי מקיים קשר שוטף ורצוף עם מרכז הארגון בישראל. המאפיין הבולט במודל הנ"ל הנו קשת רחבה ומגוונת של פעילות, לעיתים הרבה מעבר ליעדים הספציפיים של איסוף הכספים. כמו כן, ניכרת העצמאות ואוטונומיה של "המשרד המקומי" מול "המרכז הלוגיסטי בישראל".

• ·         הקמת ועדות מייעצות ארציות ו/או אזוריות אשר פועלות בישראל: 

ועדות ארציות ו/או אזוריות תפקידן לקיים קשר שוטף עם פעילים ותורמים מקומיים בחו"ל. הועדה המייעצת מורכבת לרוב מפעילים ישראלים יוצאי ארצות היעד אשר מחזיקים בקשת ענפה של קשרים אישיים ועסקיים עם פעילים ותורמים פוטנציאלים בחו"ל. במודל זה, מרכז הארגון בישראל מעמיד לרשות הועדה המייעצת סיוע לוגיסטי וכוח אדם.

• ·         פעילות מבוססת על נוכחות נקודתית: 

טיפוח הקשר עם פעילים / תורמים נעשה באמצעות אנשי מקצוע הפועלים בישראל. הנוכחות הנקודתית מבוססת על הערכה המגביתית ועל היעדים אשר נקבעים ביחס לארצות היעד השונות.

לכל אחד מן המודלים הנ"ל השלכות על דפוסי התרבות והאידיאולוגיה הארגונית וכן על המאפיינים של תהליך גיוס המשאבים. מנגנון מקומי שכיר הפועל בחו"ל, לדוגמא, מתקשר ישירות עם דפוס של מגבית עממית. לעומת זאת, המודל של נוכחות נקודתית פועל על בסיס של מגבית סלקטיבית ועילית

ההחלטה האופרטיבית לגבי המודל הרצוי הנה החלטה מורכבת ומקצועית אשר מחייבת חשיבה אסטרטגית ונכונות ארגונית להשקיע משאבים.

מכל מקום, ההחלטה העקרונית, התכנון והביצוע של פעילות התרמה בחו"ל מחייבים הערכת מצב ומחקר ביחס לפוטנציאל המגביתי ואומדן העלויות מול תועלויות בטווח סביר של זמן אשר נקבע מראש. בדרך כלל, ארגונים אשר מבקשים להעתיק את פעילותם המגביתית לחו"ל נוהגים להגדיר "זמן סביר" במונחים של תכניות תלת שנתיות כאשר:

• השנה הראשונה מיודעת לאיסוף מידע, להכנת התשתית, לעדכון הערכות לגבי יעדי המגבית, לאיתור פעילים / תורמים וקביעת נוכחות במקום.
• השנה השנייה מיועדת לתכנון וארגון אירועים מגביתיים והרחבת מעגל הפעילים/תורמים.
• השנה השלישית מיועדת להתבססות ולשכלול אמצעי התרמה.

לוח יעדים, עלויות ותועליות

על בסיס ניסיון מצטבר שלא ארגונים הפועלים בפריסה עולמית, קיימים יחסים קבועים בין מרכיבי ההחלטה על הקמת מערך לגיוס משאבים בחו"ל בכפוף לאזורים גיאוגרפיים, ולמשתנים אחרים כגון: יציבות או חוסר יציבות כלכלית, שערי מטבע, ארגונים מתחרים אחרים הפועלים בשטח, מדיניות מיסוי לתרומות וכדומה.

העיקרון המרכזי הינו לבסס את ההחלטה על הקמת מערך לגיוס משאבים בחו"ל על בסיס מציאותי ורציונאלי ככל שניתן.

שלבי התכנון והביצוע העיקריים, כפי שקיימים בארגונים הפועלים בפריסה עולמית הם:

• איסוף מידע אודות ארצות /קהילות יעד נבחרות

המחקר נועד לספק מידע ואומדן כמותי עבור מקבלי החלטות באשר לכדאיות כלכלית בפעילות הארגון בארצות יעד נבחרות. בשלב זה יש לגבש רשימות שמיות של תורמי עילית פעילים פוטנציאליים כולל הערכות לגבי היכולת המגביתית. למידע על דפוסי הפעילות של ארגונים אחרים / מתחרים יש ערך רב.

• איתור והערכת תורמים/ פעילים פוטנציאלים

במקביל לאיסוף המידע וכחלק מתהליך המחקר, יש לשקוד על הכנת רשימות מועמדים פוטנציאלים לתרומות משמעותיות אשר כוללות תורמים יחידיים, עסקיים, ארגונים, קרנות וכדומה.

• איתור וגיוס פעילים מקומיים אשר יפעלו מטעם הארגון בארץ היעד

בכפוף להמלצות של שלב איסוף המידע יש לפעול לאיתור אנשי מפתח אשר יפעלו מטעם הארגון בארצות היעד השונות. השלב ראשוני של גיבוש דרכי הפעולה אנו בדרך כלל ממליצים לאמץ מדיניות של "מגבית סלקטיבית: דהיינו, להתרכז בקבוצות קטנות מורכבות מתורמים ראשיים בעלי מעמד כלכלי חברתי גבוה ולא לעסוק בשלב זה – "במגבית עממית". בכל מקרה, ההחלטה על אופי המגבית נתונה בידי הארגון או בידי נציגים מטעמו. רשימות אנשי מפתח יורכבו הן ממועמדים בעלי יכולת התרמה משמעותית והן מיחידים בעלי השפעה בקרב אוכלוסיות המקום ומעצבי דעת קהל.

• הגדרת יעדי המגבית

קביעת ידעי המגבית, הן בהיבט הכולל והן בראייה הפרטנית של כל אחד מארצות / קהילות היעד נגזרת מהערכת מכלול הפוטנציאל המגביתי מול עלויות צופיות בטווח של שלוש שנים.

• הכנת תכנית שיווקית תלת – שנתית

במהלך התקופה הראשונה על הארגון להקדיש מאמץ מיוחד ללימוד המוצרים והפרויקטים – להתרמה. (ביקורים באתרים, פגישות עם אנשי מפתח בארגן, היכרות עם המבנה הארגוני, קריאת חומר מידע, וכדומה). בסיום תקופת לימוד המוצר, יש לגבש דרכי שיווק וכלים מגביתיים יעילים להצגתם בפני תורמים פוטנציאליים.

• הפקת חומר הסברה / מידע

הכפוף להמלצות לגבי דרכי שיווק וכלים מגביתים יעלים יש להפיק חומר הסברה ומידע, בשפות שונות, המיועד לקהלי היעד אשר יקבעו מראש. בהפקת החומר הסברה יש להקפיד על פילוח קהלי היעד על בסיס קריטריונים אשר יקבעו מראש תוך התייחסות לתכנים ולהצגה הוויזואלית של המוצר המוצע.

• יצירת מערך תגמולים עבור פעלים ותורמים

כחלק מתהליך הפקת חומר הסברה, יש ליצור מערך תגמולים עבור פעילים ותורמים על בסיס קריטריונים אשר יקבעו מראש (גודל התרומה ו/או מעמד התורם /הפעיל) כגון דיוור ישיר המוני, מכתבים אישיים מבעלי מעמד, תעודות הוקרה, מועדוני תורמים, שיחות טלפון יזומות מבעלי מעמד, מתנות וכדומה.

• קביעת לוח זמנים

בכפוף להמלצות ועצות אשר יגובשו בטרם החלו שלבי הביצוע של הפעילות המגביתית, יש לקבוע לוח זמנים אשר יתואם עם יעדי המגבית בכל אחד מארצות/ קהילות היעד.

• הכנת תשתית תכנון וארגון אירועים מגביתיים בכל אחד ממדינות היעד

עם הגשת לוח זמנים, יש לשקוד על הכנת תשתית וארגון אירועים מגביתיים אזוריים ו/או ארציים בכל אחד מארצות היעד השונות. יש לבחון אפשרות של מציאת חסויות מסחריות ועסקיות לאירועים הנ"ל.

10.  טיפוח ושמירת קשר עם פעילים מקומיים ותורמים

כחלק ממערך ניהול המגבית בפועל וכבר בשלבים הראשונים יש לגבש מדיניות של טיפוח הקשר השוטף עם פעילים ותורמים.