גיוס עובדים - שלב אבחון המשרה 

גיוס עובדים – שלב אבחון המשרה במאמר "גיוס עובדים – כשלים בתהליך הגיוס" ביצענו ניתוח של תהליך גיוס גנרי ופרקנו את התהליך עצמו לארבעה שלבים:
1.אפיון ואבחון דרישות משרה.
2.איתור מועמדים.
3.מיון מועמדים.
4.שיווק מועמדים. 

על מנת לבצע תהליך גיוס אפקטיבי ויעיל יש להתייחס לכל אחד משלבים אלו, להבינם לעומק, את הכשלים אשר יכולים להיות בכל שלב ושלב, ולהגדיר פרמטרים אפשריים לביצוע בקרה על שלבים אלו. על מנת לבצע גיוס עובדים עלינו לבצע אבחון מקצועי ביותר של דרישות המשרה, כעקרון קיימים שני כשלים עיקריים בהגדרת מאפייני המשרה, ושניהם נוסעים לרב משחיקה או חוסר מקצועיות:

1. אפיון משרה לא נכון על ידי דורש המשרה. דורשי המשרה לרב אינם מקצועיים באפיון תפקידים או ניתוח עיסוקים, בדר"כ מדובר בגוף העסקי אשר דורש עובד מסוג כזה או אחר. לאחר מכן הבקשה מועברת למחלקת גיוס פנים ארגונית או חברה חיצונית. ההגדרות הראשוניות נעשות על ידי דורש המשרה, אך לרב הגדרות אלו עוברות "תרגום" בין הצורך האמיתי של הגוף העסקי לבין הנחותיו לגבי המאפניים הנדרשים. הדבר דומה ללקוח שמגיע לרופא ואומר לי שהוא צריך אנטיביוטיקה ושהרופא פשוט ייתן לו מרשם לאנטיביוטיקה. בדוגמא זו הלקוח מבצע תרגום של הצרכים שלו ישר לפתרון מסויים אשר ייתכן ויעזור לו, אבל סביר להניח שלא.

2. נפילה לתבניות תפקידים על ידי המגייס. המגייסים מבצעים עבודה סיזיפית ורוטינית של קבלת משרות לגיוס, איתור מועמדים וראיונות, על מנת לבצע את הראיונות בצורה מהירה. באופן אוטומטי מקטלג המגייס את המראיינים לתבניות, אבל חמור מכך כאשר המגייס מקבל משרה שצריך לאייש, גם אותה הוא אוטומטית מקטלג אותה לתבנית. כך שבמידה בוא ביצע בעבר גיוס עובדים למשרת מנהל פרויקטים לחברת הי טק גם בפעם הבאה שהוא יקבל לגייס מנהל פרויקטים לחברת היי טק אחרת הוא יחפש פחות או יותר את אותם המאפיינים למרות שיתכן והצרכים (לא הדרישות) הינם שונים לחלוטין. 

על מנת להמנע מכשלים אלו יש להטמיע תהליך אבחון אשר מבוסס על שלושה עקרונות פשוטים: מנגנון אבחון ניטרלי. הכשרת מגייסים רלוונטית. ידע ארגוני רלוונטי לעולם הגיוס. מנגנון אבחון ניטרלי: מנגנון אבחון נייטרלי בנוי על טכניקת ה WADD של קבלת החלטות, טכניקה זו בנויה על שלושה עקרונות, העיקרון הראשון הוא שלכל משרה יהיו X פרמטרים קבועים ברורים ומוחלטים שעל פיה נבחנים המועמדים, העיקרון השני הוא שלכל פרמטר תהיה סקאלה ברורה וניטטראלית להערכת הפרמטר אצל המועמד, הגדרת הערך עבור ציון מקסימלי של הפרמטר אמצעי ונמוך, העיקרון השלישי הינו התאמת משקל חשיבות הפרמטר עבור כל משרה. גיוס עובדים מקצועי יתבצע כך שלאחר הראיון ימלא במראיין את ההערכה עבור כל פרמטר ופרמטר עבור המרואיין, חישוב משוקלל של הציונים עם המשקל הרלוונטי עבור כל פרמטר ייתן את ההערכה המדויקת של המרואיין עבור משרה רלוונטית.

הכשרת מראיינים: על מנת לבצע את השלב הראשון בתהליך גיוס עובדים מיטבי על המראיינים לעבור הכשרה אשר קשורה לתהליך אפיון המשרה, על הכשרה זו לכלול שני נושאים חשובים. הנושא הראשון הוא כלי האבחון אשר תואר בסעיף הקודם. כלי זה דורש תרגול והכרה מוחלטת של כל הפרמטרים ואף חשוב מכך את הגדרת סרגל הציונים עבור כל פרמטר ופרמטר.

הנושא השני הוא תחקור הלקוחות (דורשי המשרות) והיכולת לאבחן מה המשקל של הפרמטרים הרלוונטיים עבור המשרה. ידע ארגוני רלוונטי לעולם הגיוס. על מנת להרכיב את המנגנון האבחוני של תהליך גיוס עובדים נדרש ניסיון רב בהגדרת רשימת הפרמטרים, קיימת רשימה כללית ועקרונית של פרמטרים עבור כל תפקיד, הערך המוסף של כל מחלקת גיוס או חברת גיוס היא בהכרה שלה של התחום אליו היא מגייס, במקרה זה על הארגון לתרגם את הידע לרשימת פרמטרים מפורטת ומדויקת עד כמה שאפשר כך שכאשר מתבצע תהליך מיון המועמדים המראיין יוכל לתחקר את כל המידע הרלוונטי עבור המשרה ולבצע את המיון המדויק ביותר. עבודה על סמך שלושת עקרונות אלו, בניית המנגנון האבחוני, הכשרת המראיינים ויצירת ידע ארגוני רלוונטי ימנעו מטעויות בכל תהליך גיוס עובדים. יתרה מכך עבודה נכונה עם הכלי האבחוני תאפשר לארגון ללמוד רבות מתהליך האבחוני והמיוני ולגלות כשלים וקשיים בתוך התהליך או עם העובדים.