- כידוע בתחום ה –IT יש מגוון מתודולוגיות ניהול כגון : TOC, Agile , PMBOK ועוד. חלקן טובות יותר, חלקן פחות ומטרתן העיקרית היא לנהל את לוחות הזמנים ומשאבי הפרויקט בדרך היעילה ביותר. אולם לפני שמנהל הפרויקט משקיע את מירב מרצו ונסיונו לטובת עמידה ביעדים ובתקציב עליו לשים לב לכללים אלו. אחרת, יש סבירות גבוהה שהפרויקט יתקל בקשיים ובעיכובים שיעמידו אותו בסיכון.
- מטרתו של מאמר זה הינה להציג בפני מנהלי IT אוסף של כללים שיסייעו לשפר את סיכויי ההצלחה של פרויקטים בתחום התוכנה ומערכות מידע. ייתכן וישנם כללים נוספים אך לאחר שנים רבות של פיתוח מערכות תוכנה והובלת פרויקטים בחרתי לפרסם את ה - TOP 10 שלי.
• הכרירו את הארגון – זהו את משתמשי המפתח, לימדו מי מהם משפיע על עמדת מקבלי ההחלטות. שוחחו עימם, התרשמו מניסיונם ורשמו את דבריהם. קישרו עמם קשרים מקצועיים המבוססים על אמון. הקפידו על דווחים אמינים ומדויקים והימנעו מלהתחייב לגבי לו"ז או תוצרים שאתם בספק אם תצליחו לעמוד בהם. זכרו שאתם מייצגים את המוצר ושאמינותכם היא חשובה ביותר.
• גייסו צוות מומחים – גיוס אנשי מקצוע איכותיים הינו השלב הקריטי ביותר להצלחת הפרויקט. אל תתפשרו, אל תמהרו ואל תתחילו בפרויקט בטרם מצאת עובדים מתאימים. גייסו את הטובים והמנוסים ביותר בתחום, כאלו שעבדו עם מערכות דומות בארגונים דומים או אצל המתחרים ומכירים היטב את התחום, החוקים ותהליכי העבודה. לעיתים מסגרת התקציב תגביל אתכם, אך היזהרו מלחסוך בהקשר זה.
• נתחו את הצרכים בקפידה - למדו היטב את המצב הקיים ואל תקלו ראש בשלב זה. השתמשו בניסיונכם, אך השתדלו להיות ניטראליים ולא להתבסס על תהליכים שאתם מכירים מארגונים דומים. היצמדו למשתמשי הארגון ובצעו מעקב אחר התהליכים אותם הם מבצעים. לכל ארגון יש תהליכי עבודה שפותחו במשך שנים רבות, הבינו אותם והיו בטוחים שהמוצר שלכם נותן מענה מלא עבורם.
• הגדירו את התהליכים וכתבו מסמכי אפיון מפורטים – לאחר שהבנתם וניתחתם היטב את התהליכים והצרכים של הארגון עליכם לכתוב מסמכי אפיון מפורטים אשר מציגים את הפתרון. בפרויקטים רבים מצאתי שהמחשה ויזואלית כגון שילוב תמונות המציגות את מסכי המערכת, מעוררת את התגובות הטובות והאיכותיות ביותר מצד המשתמשים. לאחר שהמשתמשים הבינו היטב את הפתרון המוצע, בקשו מהם לאשר אותו באופן רשמי כך שיהווה הסכמה בין הצדדים.
• הימנעו משינויים ארגוניים – לעיתים מערכות מידע חדשות מתיימרות "להחליף" עובדים מסוימים בארגון. מניסיוני כניסתן של מערכות מידע חדשות בדרך כלל תורמות להגדלת כוח האדם בארגון ולא להיפך. לכן, חשוב שמנהל הפרויקט יעביר מסר של חדשנות וביטחון בקרב המשתמשים ולא של "הזזת כוחות" ושינוי מוקדי הכוח ותחומי האחריות בארגון. לתהליכים מסוג זה לוקח זמן ועדיף שיעשו לאחר שהפרויקט עלה לאוויר. שיתוף פעולה של המשתמשים חשוב מאוד ויכול לסייע לעבודתו של מנהל הפרויקט בכל אחד מהשלבים.
• שתפו את הלקוח בשלבי הפיתוח – שלבו את הלקוחות באופן שוטף. הציגו להם אב טיפוס של המוצר, ודאו שהם מתנסים בו, רשמו את הערותיהם ותקנו אותן. הראו להם את השינויים ודרשו מהם לבדוק את תקינותם. בצעו את התהליך באופן מחזורי עד אשר המוצר יגיע לרמה ולשביעות הרצון הנדרשת.
• ידידותיות למשתמש – כבר דובר רבות על החשיבות של הידידותיות למשתמש, אכן זהו חלק משמעותי המשפיע באופן ישיר על הצלחת הפרויקט. מוצר ידידותי יכבוש את לב המשתמשים ולהיפך, מוצר מורכב ומסובך לתפעול יגרום לדחייה מצדם. הימנעו ממתן פתרונות מורכבים הכוללים שלבים רבים ודורשים מהמשתמש לבצע מספר רב של פעולות בטרם ישיג את מבוקשו. ככל שמספר הפעולות יהיה קטן יותר כך המערכת תיחשב לידידותית יותר.
• בידקו היטב את המוצר – זהו שלב חשוב ביותר אשר משפיע באופן ישיר על תהליך ההטמעה והצלחת הפרויקט. הקפידו לבדוק את כל התהליכים, ודאו שצוות הבודקים יהיה מיומן ובעל ניסיון עשיר בתחום העסקי. למהלך הבדיקות יש להכין תסריטים מראש אשר כוללים את כל התרחישים הידועים. בידקו שוב ושוב, במספר סבבים עד לתיקון כל התקלות. בסיום, לא
לשכוח לבצע בדיקת זמני תגובה ועומסי משתמשים.
• הדרכת משתמשים – בדך כלל מייחסים חשיבות רבה לשלב זה. לדעתי מוצר בעל הנדסת אנוש טובה שתוכנן היטב אמור לאפשר למשתמשים לעבוד באופן אינטואיטיבי ואינו מצריך מפגשים ושעות רבות של הדרכה. אם אתם לא מסכימים איתי, תנסו לזכור כמה זמן (אם בכלל) קיבלתם הדרכה על סמארטפון שלכם או על המכונית החדשה שרכשתם. כאמור, מוצר טוב אמור לאפשר הפעלה כמעט מידית. ככל שמשך ההדרכה ארוך יותר איכות המוצר נמוכה יותר.
• הטמעת המוצר – בשלב זה אתם אמורים רק ללוות את המשתמשים ולבחון את חוויתם במהלך העבודה השוטפת, לבצע ליטושים אחרונים במוצר, לרשום את ההערות ולתקנן במהירות. התערבות מעטה מצדכם תעיד על כך שביצעת את השלבים הקודמים בצורה טובה.
בברכה בעז שלו
מנהל צוותי פיתוח ופרויקטים. להתייעצות והתקשרות הנכם מוזמנים לפנות אלי לכתובת המייל : href="mailto:boazshalev1@gmail.comboazshalev1@gmail.com">">boazshalev1@gmail.com ,ניתן גם ליצור עימי קשר באמצעות רשת linkedin.
