דף הבית  >> 
 >> 

הרשם  |  התחבר


ישיבות צוות אפקטיביות 

מאת    [ 15/04/2012 ]

מילים במאמר: 520   [ נצפה 3773 פעמים ]

שמונה כללים חשובים לישיבות צוות אפקטיביות:


    • לא לקיים ישיבת צוות לחינם אם עדיין לא מתקיימות ישיבות צוות בחברה, אזי לא בטוח שיש בהן צורך. אם כבר מתקיימות ישיבות צוות, צריך להעריך מדי פעם את תרומתן. תרומה ישירה: קידום העבודה באמצעות הדרכה, וקבלת החלטות, ותרומה עקיפה: קידום רמת הידע או הקשרים הבינאישיים בין משתתפי הישיבה.
    • המשתתפים רצוי שבישיבה ישתתפו אנשים רלוונטיים, היכולים לתרום או להיתרם באופן משמעותי על ידי השתתפות. ישיבה בה משתתפים למעלה מ-12 משתתפים נחשבת קשה לניהול ופחות אפקטיבית. מבחינת החברה רצוי לשמור על מאזן תקין בין זמן עבודה לזמן השתתפות בישיבות.
    • מבנה הישיבה הישיבה צריכה להיות מחולקת לשלשה חלקים: פתיחה, גוף הישיבה וסיכום. האדם שזימן את הישיבה, או מישהו שממונה מטעמו, צריך לפתוח את הישיבה. להגדיר את מטרותיה, את סדר האירועים בישיבה (מה הולך לקרות) ואת בעלי התפקידים. בסוף הישיבה כדאי שאותו אדם שמנהל את הישיבה יסכם בקצרה את מה שקרה. מבחינת סדר העלאת הנושאים לדיון, כדאי להעלות ראשון את הנושא המרכזי שלשמו כונסה הישיבה.
כללי התנהגות במהלך הישיבה

המכשיר הסלולרי מחבר אותנו לעולמות תוכן אחרים בזמן הישיבה. בישיבה אפקטיבית המכשירים הניידים לא צריכים להיות זמינים למשתתפים. אם אין אפשרות להתנתק למשך הישיבה, מומלץ להפקיד את הטלפונים אצל מזכירה שתהיה אחראית לתת מענה על פניות דחופות.


    • תרבות דיון יש לקבוע כללי התנהגות לזמן הישיבה ולציין אותם בתחילתה. כמה כללי בסיס: על כל דובר לשמור על מסגרת זמן סבירה שנגזרת מסדר היום. יש לשמור על כבוד הדוברים: לא לנהל שיחות פרטיות או להעיר הערות פוגעות. אם עומדות להתקבל החלטות בזמן הישיבה יש להסביר מראש כיצד יתקבלו ההחלטות.  במידת הצורך, מנהל הישיבה יקבע את סדר הדוברים על פי תרומתם הפוטנציאלית לנושאים הנדונים.
    • מיקודחשוב לשמור על דינמיקה חיובית, ומיקוד בנושאים שלשמם הישיבה מתכנסת. אם הנושאים שלשמם התכנסה הישיבה תופסים תפנית, מומלץ לעצור את הדיון ולהעביר את הנושא שעלה, במידה והוא חשוב, לדיון במסגרת אחרת.
    • תפקידים התפקיד הכי חשוב בישיבה הוא מנהל הישיבה. ביכולתו לקבוע את איכות הישיבה. מנהל הישיבה יקבע את מהלכה ובמידה רבה גם את תוצאותיה.כמו כן, כדאי למנות אדם שיהיה אחראי על שמירת הזמנים באופן שלא תהיה חריגה משמעותית ממסגרות הזמן שהוקצבו מראש, ואדם שיהיה אחראי לרישום פרוטוקול.
    • לפני הישיבה יש לטפל בזימון מסודר של המשתתפים. לזמן את כל מי שצריך להשתתף, לפרסם לו"ז לישיבה שכולל את הנושאים שיידונו ובצידת הצורך להמליץ על חומרים לקריאה לקראת הישיבה ודברים נוספים שיש להכין כדי שמהלך הישיבה לא יפגע (כדי שלא יהיו חסרים דברים באופן שיפגע במהלך השוטף של הישיבה). זאת על מנת לאפשר למשתתפים להגיע מוכנים ולנצל את הישיבה למטרה שלשמה כונסה.
    • פרוטוקולפרוטוקול ישיבה צריך להיות קצר (בין חצי עמוד לעמוד). הפרוטוקול יכלול בפתיח את התאריך בו התקיימה הישיבה, ואת שמות המשתתפים ובגוף הפרוטוקול ירשמו הנושאים שנדונו (ככותרות), ההחלטות שהתקבלו והאחראים לביצוע כל פעולה (כולל לוחות זמנים לביצוע ההחלטות). הפרוטוקול יופץ למשתתפי הישיבה תוך 24 שעות.

ישיבות הינן כלי עבודה חשוב מפני שהן מאפשרות מפגש בין אנשים שיכולים לייצר ביחד מה שלא יוכלו לייצר בנפרד. עובדים רבים מבלים חלק משמעותי מזמן העבודה שלהם בישיבות, וככל שמתקדמים בקריירה – בדרך כלל פרופורצית הזמן המוקדשת לישיבות תעלה. מסיבה זו חשוב שזמן הישיבות יהיה משמעותי, יעיל ואפקטיבי. הכללים הנ"ל יעזרו לכם לנצל טוב יותר את המשאבים המושקעים בקיום ישיבות.

 

דינה קידר, יועצת ארגונית ומגשרת, מאמנת אישית לחיים ומאמנת עסקית. יועצת לעסקים בשלבי הקמה, צמיחה, שיפור תפקוד, ניהול ותוצאות, ייעוץ ואימון להגעה ליעדים אישיים ועסקיים, ליצירת בהירות, לפתרון בעיות. ייעוץ גם במסגרת תכנית החונכות העסקית של התמ"ת 0544-984436 http://keidar.net/




מאמרים חדשים מומלצים: 

חשיבות היוגה לאיזון אורח חיים יושבני  -  מאת: מיכל פן מומחה
היתרונות של עיצוב בית בצורת L -  מאת: פיטר קלייזמר מומחה
לגלות, לטפח, להצליח: חשיבות מימוש פוטנציאל הכישרון לילדים עם צרכים מיוחדים -  מאת: עמית קניגשטיין מומחה
המדריך לניהול כלכלת משק בית עם טיפים ועצות לניהול תקציב -  מאת: נדב טל מומחה
חשבתם שרכב חשמלי פוטר מטיפולים.. תחשבו שוב -  מאת: יואב ציפרוט מומחה
מה הסיבה לבעיות האיכות בעולם -  מאת: חנן מלין מומחה
מערכת יחסים רעילה- איך תזהו מניפולציות רגשיות ותתמודדו איתם  -  מאת: חגית לביא מומחה
לימודים במלחמה | איך ללמוד ולהישאר מרוכז בזמן מלחמה -  מאת: דניאל פאר
אימא אני מפחד' הדרכה להורים כיצד תוכלו לנווט את קשיי 'מצב המלחמה'? -  מאת: רזיאל פריגן פריגן מומחה
הדרך שבה AI (בינה מלאכותית) ממלאת את העולם בזבל דיגיטלי -  מאת: Michael - Micha Shafir מומחה

מורנו'ס - שיווק באינטרנט

©2022 כל הזכויות שמורות

אודותינו
שאלות נפוצות
יצירת קשר
יתרונות לכותבי מאמרים
מדיניות פרטיות
עלינו בעיתונות
מאמרים חדשים

לכותבי מאמרים:
פתיחת חשבון חינם
כניסה למערכת
יתרונות לכותבי מאמרים
תנאי השירות
הנחיות עריכה
תנאי שימוש במאמרים



מאמרים בפייסבוק   מאמרים בטוויטר   מאמרים ביוטיוב