התהליך הנכון להכנת תקציב תפעולי 

השאלה הנשאלת לשם מה מכינים תקציב שנתי?ישנם מנהלים שרואים בהכנת התקציב מעין משחק במספרים שיש לערכו אחת לשנה שבו יש לשמור על האינטרסים –לקבל אישור מהדירקטוריון ולאחר מכן להשתמש בו ככלי בלבד להשוואה מספרית בינו לביצוע -מאחר, ואופן הכנתו מונע את האפשרות לנתח את הסטיות של הביצוע מול התקציב.ישנם גם כאלה החושבים שעסק קטן לא צריך להכין תקציב שנתי. לאמתו אני סבור שכל יחידה כלכלית ושתהא ברמת משפחה תמצא תועלת רבה בהכנת התקציב השנתי מראש.מהו התקציב השנתי ועל מהו מתבסס? התקציב הוא למעשה תכנית העבודה השנתית של היחידה הכלכלית "והוא הביטוי הפיננסי של תכנית התפעול והתוכניות הבסיסיות שנוצרו ע"י מרכיבי הארגון[n1] "(1) המרכיבים את תכנית העבודה של הארגון,התהליך להכנתו נקרא התהליך התקציבי והוא מתבסס על הנחות ,על נתונים ועל יעדים:

 הנחות  על סביבת הארגון אינן עוסקות בחיזוי  ובתחזיות אלא בתכנון . מהות התהליך התקציבי היא תכנון של תכנית עבודה.

הנתונים שעליהם ניתן להתבסס הם נתוני ההווה ונתוני העבר. בבסיסו של כל תקציב מונחת "שנת הבסיס"

"שנת הבסיס היא השנה שממנה התוכנית יוצאת" אל שנת התקציב. ישנה חשיבות רבה לקביעת שנת הבסיס מאחר ונתוני השנה השוטפת עדיין אינם ידועים. מקובל להתבסס על תוצאות 3 הרבעונים ובמקרים מסוימים לקחת את הרבעון הרביעי של השנה הקודמת או את תקציב הרבעון הרביעי על מנת להשלים את נתוני "שנת הבסיס". לעיתים משנת הבסיס יש לנכות אירועים שהם חד פעמיים כגון שביתה ,מלחמה וכיו"ב שהשפיעו בצורה שאינה משקפת שנה רגילה.יעדים:בתכנית התקציבית ניתן להגדיר יעד אחד או מספר יעדים : למשל, יעדים של נתח שוק או יעדים כמותיים אחרים כגון רווח על המחזור , ובלבד שבתוכנית העבודה יסופקו האמצעים להגעה ליעדים. האמצעים הם בתהליך המו"מ בעת הכנת התקציב בין גורמי המטה וגורמי הקו.הנחות התקציב:ללא הנחות לא ניתן להכין תקציב. בהנחות יש מרכיבים אקסוגניים כגון שער חליפין, שערי חליפין ומחירי תשומות והנחות אנדוגניות כגון הנחות על עליית שכר בארגון,העלאת מחירים ויחסי תפוקה תשומה בפונקציות הייצור. הנחות אינן יכולות להיות מצוצות מהאצבע אלא ,נגזרות מתהליך פנים ארגוני של דיונים בין מכיני התקציב ופונקציות הקו במכירות וביצור יש בתהליך זה מאפיינים רבים של משא ומתן על מנת למנוע שהתקציב יהפוך לתכתיב.למשל אם עושים הנחה של גידול בכמות יחידות שנמכרות יש לוודא שיש יכולת לייצר אותן והאם יש כלי מכירה נוספים שתומכים בגידול הנ"ל.בסופו של דבר יש יחס ישר בין רמת המוסכמות על הנחות התקציב בין הקו למטה לבין רמת הנכונות של יחידות הקו לעמוד ביעדי התקציב.סדר הכנת התקציב:חישובי התקציב מתחילים בשורות ההכנסות  ממשיכים לשורות ההוצאות המשתנות והקבועות ומסתיימים בשורת הרווח.אם בסוף התהליך לא הגענו ליעדי התקציב – יש לחדש את תהליך המשא המתן עם היחידות הארגוניות עד להגעה ליעדיו.אם נעשית הכנה נכונה של התקציב מעתה הוא מהווה כלי חשוב לצורך מעקב על ביצוע תכנית העבודה של החברה - ניתוח הסטיות מהתכנית ותיקון הדרוש תיקון לצורך שיפור הביצוע.  על חשיבות תהליך זה במאמר אחר.

 [n1]בוסידי צאראן מבחן הניהול בביצוע עמ 167