הרבה אנשים יודעים כי CRM משמשת היום עסקים גדולים וקטנים, אך פחות יודעים כי המערכת אידיאלית גם לאוניברסיטאות ומכללות.
ניהול מוסד להשכלה גבוהה אינו פשוט. מדובר בהרבה מאוד תיאומים עם סטודנטים, מרצים וקורסים. המזכירות של המכללה לרוב עמוסה מאוד באדמיניסטרציה שוטפת. כאן מגיעה לעזרתה תוכנת CRM והופכת את החיים לקלים יותר.
CRM מסייעת משמעותית למוסדות ההשכלה הגבוהה בתפעול היומיומי. כל הקשר עם הספקים, הסטודנטים והקורסים, מתנהל באמצעות התוכנה.
שיווק המכללה
מכללות בארצנו מציעות תנאי קבלה פחות נוקשים וגבוהים לעומת האוניברסיטאות, זאת כדי למשוך תלמידים רבים לשעריהם. מכיוון ששכר הלימוד במכללות הוא בדרך כלל כפול ויותר משכר הלימוד האוניברסיטאי, יש צורך בתהליך מכירתי ושיווקי יעיל.
CRM מאפשרת לתעד את כל השיחות עם הסטודנטים הפוטנציאליים המתעניינים בהרשמה. כל מי שיצר קשר, טלפונית או דרך טופס יצירת הקשר באתר, מתועד במערכת זו. כך אפשר לראות אילו לקוחות מביעים התעניינות גבוהה ויש סיכוי רב לסגור איתם ולאילו מהם יש סיכויי הרשמה נמוכים.
באמצעות התוכנה, אפשר גם לנהל את הקמפיינים הפרסומיים של המכללה. במהלך היום הפתוח, כאשר סטודנטים רבים משאירים את פרטיהם, אפשר לתעד את תחומי העניין שלהם, הקורסים המועדפים וכך לפנות אליהם בהמשך.
ניהול קורסים
בנוסף, מערכת CRM גם מנהלת את כל הקורסים במכללה. אפשר לתעד את ההיסטוריה של כל סטודנט, החל מהרגע שהוא נרשם למקום ביום הפתוח, מערכת הקורסים שהוא בחר, מלגות, ציונים ועוד - עד לסיום לימודיו.
המערכת גם מסייעת לתכנן תוכנית קורסים מפורטת. מאחר ובמכללה יש קורסים רבים וכמה מסלולי לימודים, העבודה השחורה והמתישה של הרכבת תוכנית לימודים הופכת לנוחה ופשוטה יותר, באמצעות תוכנת CRM.
קשר יומיומי עם הסטודנטים והמרצים
מערכת CRM מסייעת למזכירות לשמור על קשר שוטף עם הסטודנטים. אפשר לשלוח להם בדוא"ל או SMS, ניוזלטר שבועי, ציונים, עדכונים בנוגע לקורסים ועוד. גם הקשר היומיומי עם צוות המנחים והמרצים מנוהל בצורה יעילה. מחלקות שונות יכולות לתקשר ביניהן בנוחות באמצעות המערכת. בזכות התקשורת הנוחה, נמנעות אי הבנות ויש קרקע פורייה לשיתוף פעולה בין מחלקות.
הנהלת חשבונות
אפשר לשלב את התוכנה של הנהלת חשבונות ב-CRM. כך כל הנושא של הנפקת חשבונות וקבלות – שעלול להיות מסובך ומייגע – הופך לקל ונוח. בצורה זו, מערכת CRM מסייעת למזכירות ולהנהלת החשבונות לעקוב אחרי תשלומים בשכר הלימוד. מי שילם, מי לא שילם ונמצא בפיגור, כמה תשלומים נותרו עד לסיום החוב וכו'.
