רועה הולך עם עדרו בשדה. לפתע נעצר לידו ג'יפ מבהיק, חדיש ומיתוכו צועד צעיר לבוש חליפת ארמני ונעלי גוצ'י. הוא פונה לרועה ושואל: אם אנחש את מספר הכבשים שלך בעדר, אוכל לקחת אחד איתי? הרועה מהסס מעט אך מסכים. הצעיר פותח את המחשב הנייד שבג'יפ מתחבר לאנטנת ה GPS, מוריד תמונת לווין של העדר, ממקם אותה על גבי תוכנת GIS, בודק כמה כבשים יש ביחידת שטח, מחשב את השטח הכולל ולבסוף אומר לרועה: יש לך 537 כבשים. הרועה מתבונן בעדר ואומר: נכון קח לך כבש. הצעיר תופס את הכבש הראשון ומעמיס אותו על הג'יפ. רגע לפני שהוא נוסע הרועה שואל אותו: אם אנחש את מקצועך, אוכל לקבל חזרה את הכבש? הצעיר משיב בחיוב, והרועה אומר ללא היסוס: אתה יועץ. איך ידעת? שואל הצעיר. זה פשוט מאוד עונה הרועה: אתם תמיד מופיעים בלי שמזמינים אתכם, מספקים מידע שכבר ידוע לנו, ואין לכם שמץ של מושג בנושא שעליו אתם מדברים. עכשיו אם לא אכפת לך, אקח בחזרה את הכלב שלי. (אנונימוס)
הפעלת יועץ בארגון הינה שיטת העסקה של איש מקצוע בעל התמחות ספציפית או כללית (ניהול) לצורך סיוע בקבלת החלטות או הובלת תהליכים. עבודת הייעוץ יכולה לספק לאירגון:
• מתן ידע ספציפי שאינו מצוי אצל אנשי הארגון
• איסוף ידע המצוי באירגון, ניתוחו, הסקת מסקנות וגיבוש המלצות
• מתן חוות דעת מקצועית הדורשת מיומנות וידע ספציפי
• הדרכה והטמעה של תהליכים ומערכות
• סיוע באיתור לקונות ומניעתן
• ליווי תהליך שהארגון אינו מעוניין או יכול לעשותו בכוחות עצמו
• פעולה הדורשת סודיות כגון עריכת סקר שביעות רצון
• קבלת חוות דעת אובייקטיבית הגורם חיצוני לארגון
שיתוף הפעולה בין הלקוח לבין היועץ חיוני להשגת מטרות הייעוץ. שגיאה ממדרגה ראשונה היא להתייחס לייעוץ כעסקה רגילה של מכירה וקניה. במצב כזה הארגון קנה חבילת יעוץ וממתין שהיועץ יספק את "הסחורה" והיועץ ממתין לקבלת התמורה. סוג כזה של יחסי גומלין יגרום בסבירות גבוהה לכישלון. בשלב הראשון הארגון צריך להזרים מידע ליועץ, לשתף אותו באתגריו ובעיותיו. בשלבים הבאים על היועץ לאבחן ולנתח המצב, לשתף את הלקוח בכיווני הפעולה האפשריים, לקבל החלטות במשותף עם הלקוח, לתכנן את הביצוע, לבצע את הדרוש ולבסוף לערוך בקרה בדבר השגת מטרות הייעוץ.
עקרונות מנחים להצלחת תהליך ייעוצי:
א. הגדרת המטרות ומשימות באופן ברור מהיבטי היועץ והארגון לרבות הגדרת התוצרים והתועלת בהיבטים כמותיים ואיכותיים.
ב. נכונות ומוכוונות הנהלת הארגון להשקיע זמן ומשאבים לפרויקט. העברת מסר למנהלים ועובדים בדבר החשיבות שההנהלה מייחסת לפרויקט.
ג. בחירת יועץ אובייקטיבי, מקצועי, המקפיד על קוד אתי מוגדר, בעל ניסיון, הכשרה וידע מקצועי מתאים.
ד. הצמדת איש קשר אחד או יותר ללווי עבודת הייעוץ, לבקרה על התהליך ותוצריו ולקשר הדוק בין הארגון לבין היועץ. איש הקשר יהווה גם הגורם המקשר בין הנהלת הארגון ליועץ.
ה. עדכון שוטף של הנהלת הארגון בהתקדמות הפרויקט / קשיים / הצלחות / תובנות / מיידע חשוב שנחשף במהלך העבודה ואינו בהכרח רלוונטי לפרויקט שהוגדר אך הארגון יכול להפיק ממנו תועלת רבה.
ו. קביעת אבני דרך מוגדרות מראש לבקרה וקבלת הסכמות בדבר התקדמות הפרויקט כמו גם בנושא התשלום ליועץ.
דוגמאות מהן ניתן ללמוד:
עירייה התקשרה עם משרד יעוץ לבחירת ספק מערכות מידע מידע פיננסיות מרכזיות לרבות גביה, הנהלת חשבונות, שכר, רווחה ועוד במסגרת מכרז פומבי. גזבר העירייה קבע עם היועץ לו?ז, הקצה את סגנית הגזבר שתלווה את התהליך מקרוב, את עובדות לשכתו לתאם את כל פגישות העבודה עם הפונקציונרים הרלוונטיים בהשתפות סגנית הגזבר, נקבעו אבני דרך לדיווח, בוצעו תהליכי התייעצות וקבלת החלטות, צוות מקצועי שילווה את המכרז. תהליך המכרז בוצע בהתאם ללוח הזמנים ואבני הדרך שסוכמו, העיריה חסכה כ 5 מיליון ש"ח בהוצאות השוטפות שלה. שופרו תהליכי העבודה בין הפונקציות השונות בעירייה, תוגברו ממשקי העברת הנתונים האוטומטיים בין המודולים השונים ואף בוצעה התייעלות פנימית וחיצונית בתהליכי העבודה. העירייה המשיכה מעקב ובקרה אחר עמידת הזוכה במכרז בהתחייבויות שלקח על עצמו ובביצוע תהליכי שיפור והתייעלות מתמשכת בנושאים אלה ואחרים.
במקרה אחר בפרויקט דומה, התקשרה רשות מקומית עם יועץ. הרשות לא הקצתה איש קשר מטעמה, נמנעה מהעברת מסמכים בעלי חשיבות לפרויקט, נמנעה מסיוע בקביעת פגישות עבודה, ... בקיצור ?קנתה טובין? ולא שיתפה פעולה עם התהליך. מנהליה לא היו קשובים ליועץ , לא נערכו דיונים מעמיקים לקביעת אמות המידה לקביעת הזוכה. הרשות נמנעה מהתקשרות עם היועץ לבקרת יישום תוצאות המכרז, החברה הזוכה במכרז הגישה לעירייה הצעות מחיר רבות ל?שידרוג? המערכות ולשינוים ושיפורים שהיו כלולים ממילא במכרז. הצעות אלה אושרו על ידי גזברות הרשות המקומית. יתרה מכך החברה הפועלת ברשות המשיכה לחייב אותה בשירותים כפי שחייבה בעבר כאשר שירותים אלה נכללו בתכולת המכרז והרשות המשיכה לשלם חיובים אלה. ולפיכך ההוצאה החודשית/שנתית למחשוב העירייה עלתה בשנים שלאחר קיום המכרז במקום לרדת. (תאור דימיוני בעיקרו)
בר-און עמית מנכ"ל קבוצת מניב הכנסות http://www.meniv.co.il הקבוצה עוסקת בליווי רשויות מקומיות, תאגידי מים וביוב, ועדות לתכנון ובניה במכרזי מערכות מידע ממוחשבות, גביה, ועוד פרויקטים שונים. במסגרת הקבוצה פועלות קבוצות עבודה בעלות התמחות בתחומי:
-פעילויות החברה ב https://www.facebook.com/meniv.hachnasot
