ארכיון דיגיטלי - ניהול מסמכים במאה העשרים ואחת 

יותר ויותר מדברים על כך שימי הזוהר של עידן הנייר הולכים וקרבים לקיצם. עתידנים חוזים שתוך עשר שנים 50% מהעולם יחדל להשתמש בנייר. המשמעות היא שארגונים שצברו כמויות גדולות של נייר ומסמכים, צריכים להתחיל להיפטר מארכיון המסמכים שלהם לטובת ארכיון דיגיטלי שיאפשר להם לחסוך שטח אחסון רב. 

במקום לנהל את ארכיב המסמכים המכיל עשרות אלפי מסמכים המעלים אבק בקלסרים מרקיבים,

ארגון שעובר לעבוד בשיטת הארכיון הדיגיטלי, חוסך כסף בכך ששטחי האחסון שיתפנו יכולים לשמש למטרות מכניסות, או שפשוט ניתן להזדכות עליהם ולחסוך את עלות השכירות והמיסים בגין שטחים אלה. 

פרמטר חשוב נוסף הוא החיסכון בזמן. כשארגון דוגל בניהול המסמכים שלו בארכיון דיגיטלי במחשב, אין צורך שהעובדים יבזבזו זמן על איתור מסמכים בארכיון הפיזי. לאילו כלים או תהליכים נזקק הארגון כדי לעבור לניהול בשיטת ארכיון דיגיטלי? 

1. סורקי מסמכים – כדי שהארגון יתחיל בהעברת המסמכים המקוריים לקבצים דיגיטליים, הוא צריך לבצע סריקת מסמכים. הוא יכול להיעזר בחברות לסריקת מסמכים או לבצע את הסריקה בעצמו. אם הוא יבצע את הסריקה בעצמו הוא יצטרך לרכוש סורקי מסמכים מהירים המיועדים לסריקת ארכיון. הסורקים מקבלים מסמכי נייר, מצלמים אותם, ומייצרים קבצים דיגיטליים המשולבים היישר בספריה המתאימה במחשבי הארגון.
2. תוכנות לניהול מסמכים – כדי לנהל כהלכה את הקבצים הדיגיטליים של מסמכי המקור יש צורך בתוכנה לניהול מסמכים, או תוכנת ארכיון דיגיטלי. תוכנה כזו יודעת לנהל את ארכיב המסמכים שסרקתם ואף לתת שם באופן אוטומטי לכל קובץ בהתאם לתכולה שלו. כמו כן התוכנה יודעת לתייק את הקובץ בתיקיה המתאימה באופן אוטומטי.
3. הגנה על הידע הדיגיטלי – כיוון שכל המסמכים עברו טרנספורמציה מפורמט נייר לפורמט דיגיטלי, יש לדאוג להגן על מחשבי ושרתי הארגון ולמנוע חדירה של גורמים עויינים. יש צורך לתת הרשאות מתאימות לכל עובד, יש צורך לבצע גיבוי רב שכבתי מידי מספר שעות. יש צורך לשמור את הגיבוי במספר מקומות מרוחקים. 

סריקת מסמכים  -  כיצד מתחילים בתהליך? 

בראש וראשונה חשוב להבין שחלק מהותי בתהליך הפיכת המשרד הרגיל למשרד הנשען על ארכיון דיגיטלי, יהיה סריקת מסמכים. תהליך הסריקה נוצר כדי שבמקום לנהל ארכיון רגיל של אלפי מסמכים התופסים שטח רב ומעלים אבק, עוברים לארכיון דיגיטלי. 

איך עושים זאת? מזמינים שירותי סריקה מחברה לסריקת מסמכים, החברה סורקת את המסמכים ושומרת אותם בפורמט דיגיטלי בשרתי החברה, במחשבים, בהתקנים ניידים וכדומה.

לאחר מכן הקבצים הללו מועברים לארכיון דיגיטלי (תוכנה לניהול מסמכים) המרכז כל המסמכים שנסרקו והפכו לקבצים דיגיטליים, כאשר כל קובץ מתויק בספריה המתאימה. 

ארכיון דיגיטלי - האם כדאי לסרוק בעצמכם או להזמין חברה לסריקת מסמכים? 

דימות מסמכים (ארכיון דיגיטלי / ארכיון ממוחשב) הוא סוג של ניהול תוכן באופן דיגיטלי. חברות המציעות את השירות הזה משחררות את הארגון מהצורך לשמור נייר, קלסרים ומסמכים ישנים התופסים שטח אחסון יקר. הדרך הטובה ביותר היא להיעזר במיקור חוץ. 

ניתן כמובן לבצע את הסריקה באמצעות עובד במשרה מלאה שמשימתו היחידה היא לסרוק ולשמור מסמכים, אבל צריך לקחת בחשבון שיש לשלם שכר הולם על עבודה כזו.

כמובן שצריך לתמחר גם את עלות הרכישה של ציוד הסריקה, את עלות השמל. ולהוסיף את עלויות התקורה האחרות שבפרויקט. בשורה התחתונה המחיר יכול להיות יקר יותר מאשר ביצוע הפרויקט במיקור חוץ.

כשנעזרים במיקור חוץ למשימת סריקת מסמכים אפשר להסיר מהראש את כל הדאגות.

התשלום הוא רק לפי כמויות המסמכים. את כל היתר תעשה חברת הסריקה. האתגר הוא למצוא חברה אשר מסוגלת לעשות את זה בשבילך. אם אתה מוכן לאתגר, אתה מוזמן להיכנס לאינטרנט ולראות איזה חברה תציע לך את המחיר הטוב ביותר ביחס לשירות ולתוצר שתקבל.