מי ישלם את חשבונות החשמל 

מי ישלם את חשבון החשמל?

~ מדידה והצגה של הוצאות תקורה בתכניות המוגשות בפני תורמים ~

(מאמר נוסף בסדרה אשר מטרתה להנחות עמותות ישראליות הפועלות ללא מטרות רווח, לקראת גיוס מוצלח של משאבים)

כתיבת הצעה עבור תורם פוטנציאלי, איננה משימה של מה בכך. הרבה מוטל על כתפיו של העושה במלאכת הכתיבה, בנוסף להבדלים ברורים בזמן, והניואנסים בתרבות ובשפה, בהתחשב בעובדה שזו עשויה להיות ההזדמנות העיקרית של הארגון הישראלי להרשים את התורם או  את הקרן.

דבר מאפיין הוא, כי ההיבט המסובך ביותר בהצעה לתורם, והעניין שמוביל לעתים קרובות לאי-הבנות, הינו כיצד לקבוע ולהציג בפניו את עלויות התקורה הראויות.

מחד, נדיר שתורמים מנוסים יסרבו למסור לארגון ולו שקל אחד בעבור הוצאות תקורה, כתנאי למימון התכנית. מאידך, מעט תורמים יחתמו על צ'קים שיכסו את הפעלתו השוטפת של הארגון, ללא תכנית מפורטת,אך יחד עם זאת, רוב התורמים יסכימו לממן הוצאות סבירות, כדי לאפשר לתכנית לפעול כהלכה.

האתגר הוא כפול, גם הערכה מדויקת של מהן עלויות סבירות, וגם  מציאת דרך הולמת להגישן  בפני התורם באופן קוהרנטי. מיותר לציין, שיחסי האמון של מעגל  התורמים כלפי העמותה, ייפגעו ללא תקנה אם יחוש התורם שמשהו  לא לגמרי גלוי בדרך בה עלויות התקורה מוסוות או טמונות בתקציב התכנית.

להלן מספר טיפים אשר רצוי שינחו את העמותות, בתהליך הזה.

אם התורם כבר נותן את חלקו למקורות הכלליים של הארגון, הוא או היא, עשויים לדרוש שבבקשות לתכניות נוספות יכללו עלויות תקורה מינימליות, בעוד שכאשר מדובר בתורם חדש, ההיפך עשוי להיות הנכון. המפתח הוא במקרה זה בניהול שיחה או משא ומתן (דבר זה לא תמיד אפשרי במקרים של מערכת יחסים למרחקים ארוכים, במיוחד אם מדובר במפגש ראשון).

בלי להתחשב בזה, על הארגון לדעת להבחין בין שלושה סוגים של עלויות תקורה:

הוצאות עקיפות

בארגונים קטנים קיימת אפשרות לבודד את עלויות התפעול העקיפות על ידי התכנית, כגון הקצאת שיעור לשכר הדירה, לזמן עיסוקו של הסגל, לתקשורת ונסיעות. אולם, זה מסורבל ולעתים קרובות אף עלול להוביל להשמטת עלויות ריאליות שיש נטייה לשכוח אותן. אלטרנטיבה אפשרית היא לכלול בהצעה את שיעור העלות העקיפה, בשורה אחת עם כל פריט, או בשורה נוספת בסוף גיליון התקציב. בשני המקרים יש הכרח במסר ברור, יחד עם ציון מפורש של שיעור האחוזים שנבחר.

גיוס משאבים ועלויות שיווק

בעוד לא כל התורמים יהיו מוכנים לשלם, כולם בהחלט יבינו את צורך שיש לארגונים להיכנס להוצאות הכרוכות בגיוס המשאבים ובשיווק התכנית, בתנאי שתהיינה סבירות. צריך לחשב אותן בפירוט ולרשום כל אחת לחוד.

רוב התורמים יבקשו בודאי לדעת, באיזה מקום מדורג הארגון במדד של ה- Charity Navigators Fundraising Efficiency Matrix.. לאחר מכן הוא או היא יוכלו לבחור אם להשתתף אם לאו.

עלויות השקה

אמנם קל יותר לתורם להרגיש בנוח בנוגע לצורך להשתמש בתקציב לציוד חיוני, סובסידיות או מלגות למשתתפים, או ארוחות חמות לאוכלוסיות במצוקה, אך הארגון ייעשה לא פעם שימוש בהוצאות השקה, גם להוספת כוח אדם או מתקנים אחרים. התורמים מודעים לכך שלנהל תכנית עולה כסף, ויעריכו כי זו תיכשל אם לא תנוהל כהלכה, דבר שאף אחד לא מעוניין בו. לכן, חשוב לחשב במדויק את עלות ההשקה הריאלית לתכנית, ואם גם תכניות אחרות ייהנו בשותפות אותם מתקנים, חייבים לחשב דברים אלה במדויק ולהצהיר עליהם בברור. במקרה זה, ציון שיעור באחוזים איננו לגיטימי, ויש צורך להיות ספציפי ביותר.

ייתכנו מקרים בהם התורם יסכים לממן את התוכנית, אך יסרב לכסות את המבוקש על ידי הארגון כהוצאות תקורה. זה מוביל לדילמה שדורשת התייחסות מוקפדת, שמן הראוי שתעלה לדיון בין אני סגל ומומחים בארגון. גם כאשר הארגון מסוגל לכסות עלויות "אבודות" מתכניות אחרות, זה עלול להוות תקדים. תקדים זה יגיע, סביר להניח, לידיעתם של תורמים אחרים, והדבר יגרום להתמרמרות דווקא אצל התומכים הטובים ביותר של הארגון. זה הזמן בו על הארגון לבדוק את מדיניות קבלת התרומות הנהוגה אצלו.

לסיכום, לנושא התקורה כדאי להתייחס ברצינות מרובה. ככל שנרבה לדעת על התורם ועל גישתו – או גישתה- כלפי סעיף זה, כן ייטב, ואם זה אפשרי, אין תחליף לתקשורת טובה בתחום תאום הציפיות. שקיפות מלאה תהיה תמיד השדרה המועדפת, משום שזה המפתח שישיג את אמון התורם וביטחון שיגרום לו לתרום בנדיבות.

ג'ף קיי הוא שותף בכיר בחברת גולן וקיי – פילנתרופיה מובילה בישראל, ומייסד המרכז הישראלי ללימודי פילנתרופיה