איך להכין פנייה לתומכי הארגון לבקשה לתרומה- חלק ב' 

לכבוד התורם הנכבד- חלק ב'

3 סוגי מידע משרתים את מנהל הארגון בפעילותינו בנושא ההתרמה.

2 כלים הם בתחום הכלי המודפס, והשלישי- בתחום המדיה הדיגיטלית (סרט התדמית).

במאמר זה נתייחס ל-2 הכלים בתחום החומרים המודפסים.

א.      תיק התדמית של הארגון

ב.      תיק הפרויקטים להתרמה.

נתייחס במאמר זה ל-4 שאלות מפתח:

1-     מה ההבדל בין המונחים האלו?

2-     לאיזה מטרות שונות הם משמשים?

3-     איך מכינים כל אחד מעזרי ההתרמה האלו- מבחינת התכנים הייחודיים לכל נושא ונושא?

4-     מהם המקורות המסייעים להשלמה ההפקה המקצועית של כלים אלו.

2        מושגי המפתח הרלוונטיים להבנה של נושאים אלו הם:

• ·         תיק התדמית הארגונית
• ·         תיק הפרויקטים להתרמה

ראשית נתייחס אל תיק התדמית הארגונית שהוא הראשון בכלים המשמשים את הארגון בתהליך ההתרמה. במאמר נוסף נעסוק במבנה של תיק הפרויקטים להתרמה על כל חלקיו.

1-     החזון של הארגון- לאיזה מטרת על חותר הארגון להגשים בפעילותו בטווח הרחוק.

2-     המטרות של הארגון- איך החזון הארגוני בנוי ממטרות משנה אשר יחד בצירופן- יביאו לידי ביטוי את החזון ומימושו.

3-     יעדים- פירוט המטרות- ליעדי משנה, קרי הגדרה יותר מדויקת אשר להם- לוחות זמנים לביצוע, הישגים נדרשים ותקציב לפעולה.

4-     דרכי פעולה- מהם דרכי הפעולה הייחודית של הארגון, אשר בהן הוא פועל, המטרות והחזון הארגוני.

5-     היסטוריה ארגונית- מתי הוקם הארגון ?מי המייסדים? נקודות ציון ייחודיות מההקמה עד היום, אירועים מיוחדים שהתרחשו דמויות מפתח הקשורות לפעילות הארגון.

6-     הישגים- מהם ההישגים הבולטים אותם הישג הארגון במשך תקופת קיומו מההקמה עד היום. פירוט של תחומי ההישגים והייחודיות שלהם.

7-     ייחודיות הארגון- במה מיוחד ושונה הארגון- ממתחרים נוספים הפועלים באותו התחום , הנושא, החזון הארגוני , ובשפה המקצועית- "נקודת המכירה המיוחדת" (U.S.P.) של ארגון זה.

8-     עדויות- מה אנשים חושבים על הארגון?

א.      עדויות של דמויות- מנהיגות רוחנית, ערכית, פוליטית, עסקית, מקצועית.

ב.      עדויות של מקבלי השירות של הארגון- מטופלים, תלמידים, בוגרים, הורים.

9-     קטעי עיתונות ותקשורת- מה פורסם על הפעילות הארגונים במהלך הזמן- בעיתון ובתקשורת הכתובה בכלל, או בתקשורת המשודרת- תכניות רדיו וכו'.

10- פירוט תכניות שונות- של פעילות הארגון, תכניות פורמליות ובלתי פורמליות, תכניות פיתוח, בינוי והצטיינות, הרחבת סניפים וכו'.

איסוף כל המידע הנ"ל מצריך מספר שלבים אשר יוצרים את תהליך ההכנה המקצועי.

שלב א':

• תכנון המהלך על כל שלביו- למי צריך לפנות בכדי לקבל את המידע המתאים.
• ביצוע הפנייה לגורמים השונים- פנייה בכתב ובע"פ.
• איסוף המידע המגיע- והכנתו לקראת הפקה מקצועית.
• מיון וניפוי המידע- איזה חומרים מתאימים להמשך התהליך ואיזה מנופים החוצה.

שלב ב':

• הגשה לקופירייטר- לכתיבה מקצועית שיווקית של התכנים הראויים להפקה
• הגשה לגרפיקה- לעיצוב גראפי של החומר
• גיבוש קונספט הפקה- באיזה רמה להשקיע בהפקת החומר? איזה פורמט רצוי? היכן לבצע ההפקה? ובאיזה לוחות זמנים?
• הגשה להפקה- כולל ליווי מקצועי בתהליך לשמירת האיכות הביצועית.

יש להבין כי התהליך ליצירת חומר תדמיתי- מצריך תשומת לב, הבנה של מלוא "התמונה הגדולה" שקשורה למכלול השלם והרחב של- כלי ההתרמה הייחודי הזה, והשלבים השונים הכרוכים בהפקתו המקצועית.

בפן המעשי- יש ארגונים אשר להם ניסיון פנים ארגוני בביצוע הפקות אלו. בארגונים הנ"ל יש את כח האדם שיודע להפיק, הוא בעל ניסיון קודם ויש לו את הזמן הפנוי לטפל בכל הנדרש מבחינת זמן עבודה ייעודי ויכוון למטרה זו.

לארגונים אשר אין להם ניסיון קודם- מומלץ לפנות לאיש מקצוע אשר יסייע בגיבוש הרעיון, איסוף ומיון החומר והליווי לשלב ההפקה המקצועית.

את התוצאות רואים "בשטח" ואת ההבדלים ניתן בקלות לבחון- בין חומר מקצועי לחומר רשלני.