לכבוד התורם הנכבד- חלק ג' 

לכבוד התורם הנכבד- חלק 3

במאמרים הקודמים במסגרת סדרה זו- התייחסנו להכנות לקראת הכנת הפנייה לתורם (מאמר 1) וכן- להכנת עזר ההתרמה- הנקרא תיק תדמית (מאמר 2).

במאמר זה נתייחס לכלי התרמה נוסף- אשר יש להכין אותו בטרם הכניסה לפעילות התרמתית ישירה.

זהו- תיק הפרויקטים להתרמה!

תיק זה מרכז את המידע המקצועי בכל הקשור לפרויקטים השונים אשר אנו מציגים לפני התורם- בבקשתנו לקבל ממנו תרומה כספית.

תיק זה- הוא משלים לכלי הראשון שהכנו- תיק התדמית.

בעוד שתיק התדמית מתמקד בארגון- חזונו, יעדיו, הישגיו והערכות הצבור ביחס לפעילותו. תיק הפרויקטים- מתמקד בנושאים השונים אותם אנו מייצגים בפני התורם.

נושאים אלו מתייחסים לתחומים הבאים:

• הפעילות  השוטפת
• פרויקטים חדשים- הנמצאים כבר בביצוע
• ציוד נדרש לארגון- מחשבים, ריהוט, משחקים, מגזינים וכו'.
• פרויקטים חדשים לפיתוח- אשר יש כוונה לבצעם במידה.

מאילו חלקים וסעיפי משנה מורכב תיק הפרויקטים??

קודם כל יש להקדים ולהדגיש כי לא כל המידע הכלכלי על הפרויקט מופיע בתיק הפרויקט.

תיק הפרויקט הינו תיק ייצוגי המתאר את הפרויקטים להתרמה מהיבטים שונים. במסגרת זו מודגשים הנושאים החשובים ביותר- בתמצית ובקצרה.

המידע המוגש מתייחס ל-2 תחומים:

1-      התחום המילולי- ובו תיאור כתוב של הפרויקט, חשיבותו, איזו בעיה או אתגר הוא נועד לפתור, דרכי הפעולה הייחודית של הארגון, מטרות ביצועיות ומדדים להצלחה.

2-      התחום המספרי- מהם הסכומים הכספיים הנדרשים לביצוע הפרויקט (בשקלים או בדולרים/ יורו), מיהם השותפים המסייעים במימון- תקציבי ממשלה, עירייה, קרנות, עסקים, תורמים פרטיים.

כאמור, המידע מוגש בקצרה!! כן, קצר ולעניין. זהו הפורמט שבו מוגש החומר- לתורם. ערוך, מוגה, מעוצב גראפית ומופק באופן המושך את העין.

אך- זה לא הכל! בנוסף לתיק הפרויקטים להתרמה- יש אצל המנהל או המתרים- תיק מידע נוסף- תיק מידע עומק. תיק זה אוגר בתוכו- מידע עומק מפורט וברור. מידע זה יאפשר למתרים או לתורם המעוניין בכך להיכנס לפרטים, ולהבין את הנתונים והמספרים- ולהקרין מקצוענות, אמינות ושליטה בתכנים אותם בחר הארגון להציג בפני התורם המעוניין.

האפשרות שבו המתרים אינו יודע מספיק טוב על מה הוא מדבר, "מדקלם" את המספרים הרשומים בתיק הפרויקטים להתרמה- היא אפשרות מגוחכת וגרועה- הפוגעת מאוד באמינות הארגון בעיני התורם הפוטנציאלי.

ובכן- מהם מרכיבי תיק הפרויקטים להתרמה?

1-      מידע נתונים ועובדות- מידע נתונים ועובדות על הארגון, העובדים, המעמד המשפטי ועוד..

2-      הצורך בפרויקט- מה הרק אשר מניע את הארגון לפעול, מי קהל היעד העתיד לקבל את התוצרים של הפרויקט

3-      תיאור הפרויקט- איך הפרויקט נותן תשובה הולמת לבעיה שהוצגה בסעיף הקודם.

4-      מטרות הפרויקט- במידה והפרויקט יצליח- איזה מפנה הוא יגרום, יחדש בקרב קהל היעד.

5-      יעדים- הם נושאים לביצוע והשגה במשך זמן מוגדר ומדידים  מבחינת הכמות והאיכות.

6-      דרך הפעולה הייחודית- מה באופן הפעולה של הארגון הוא ייחודי ומבדל אותו משאר "המתחרים" הפועלים באותו נושא ובקרב אותו קהל היעד.

7-      עלות הפרויקט- מהו התקציב הכולל הנדרש להצלחת הפרויקט. כולל הוצאות התקורה, פרסום, שיווק, יחסי ציבור וייעוץ מקצועי.

8-      גורמים המשתפים במימון- ממשלה, עירייה, קרנות, עסקים, תורמים פרטיים.

9-      היתרה להתרמה- מה נשאר יעד ההתרמה של הארגון לאחר שמקזזים את סכום המימון המגיע מהגורמים השותפים.

10-  דרך העברת התרומה- פרטים טכניים.

איסוף, עריכה והפקה של כל מכלול הנושאים שהוצגו כאן- יאפשרו למנהל הארגון לפתח- תיק פרויקטים להתרמה- מקצועי ומעורר אמון.

כאמור- לתיק זה יש עוד נספח מוצנע המצוי בידי המנהל ( תיק מידע עומק).

תיק הפרויקטים- יכול לכלול מספר פרויקטים שונים ומגוונים, פריסת הנושאים יכולה להיות בקשת שלימה של תחומי עשייה ובמידרג רחב של עלויות כספיות.

כל זאת- בתנאי שהתיק יהיה מופק באופן ידידותי ומאיר עיניים ולא יהיה גיבוב ש מילים, נתונים ועובדות ללא כל השקעה בצורת עריכה והגשה נאותים.

בני גור- מנכ"ל משימות

ייעוץ אסטרטגי לגיוס כספים לעמותות

bg@mesimot.com