חברות רבות עוסקות באחרונה בשאלה איזה תוכנה תתאים ביותר לארגון בכדי לשתף את הידע שבו. שתיים מחברות המחשבים הגדולות בעולם מציעות את פתרונותיהן בדיוק לשאלה זו. חברת IBM מציעה את WebSphere portal וחברת מייקרוסופט את ה - SharePoint. שני כלים "דרקוניים" אלו, שנועדו לניהול הידע כתוכן, יכולות לתת מענה מצוין רק לאחר שנבדוק את צרכיו של הארגון.
כמה מכם מכירים "התשוקה" למכשירי החשמל מלאי פונקציות שגורמים לכם לרצות אותם, ולאחר הרכישה רובנו לא מוצאים את כפתור ההדלקה. כך בדיוק עלול ארגון למצוא את עצמו אם יקנה כלי שאינו מתאים לצרכיי משתמשיו. רבות הפעמים בהם מערכות "קוד פתוח" קטנות, יעילות בעשרות מונים ממערכות מסורבלות ויקרות ונותנות מענה "גמיש" הן בצד העיסקי והן בצד התפעולי.
ארגונים קטנים כגדולים צריכים לבדוק את כמות הידע שעוברת בארגון. רק לאחר מכן, עליהן לנסות ולמצוא את המכנה המשותף הרחב ביותר לידע
שאלות שעל הארגון לשאול את עצמו בצד הטכנולוגי:
• האם הארגון עובד בעיקר בקבצי ה - Office ויוצר כל העת מסמי Word ו Excel חדשים?
• האם הארגון עוסק בקישורים חיצונים (כדוגמת מערכת נהלים) או שכל התוכן ייוצר במערכת התוכן שתירכש?
• האם הארגון עוסק בקבצים תלויי תזרימי עבודה (workflow) בהם כל משתמש יוצר תוכן לקובץ עד לאישורו הסופי של המנהל?
• האם הארגון מעסיק ספקי מידע (מומחי תוכן) חיצונים למינהלת או שמא כל המידע נכתב ונערך במינהלת?
• האם הארגון עובד עם מערכת הרשאות מורכבת או שכולם יכולים לצפות בהכל ובעלי הרשאה זהה להזין מידע למערכת?
• האם יש לארגון קישור תמידי לאינטרנט חיצוני?
על פי שאלות אלו ונוספות שנעשות בשלב האפיון יוכל הארגון לקבל כיוון כללי לכלי בו יצטרך להתמקד בבדיקות ההתאמה שלו. הכיוון עדין עונה על הצורך הטכנולוגי בלבד ולא צרכי המשתמש.
שאלות שעל הארגון לשאול את עצמו בצד העיסקי – מה טוב למשתמש?
• האם המשתמשים מבוגרים/ צעירים בארגון והאם לרובם יש/ אין ניסיון במערכות מיחשוב?
• כיצד מעדיפים המשתמשים לקבל את המידע: כקבצים, כידיעות חדשותיות, כקישורים למערכות וכדומה?
• האם המשתמשים מחויבים רגולטורית להיכנס למערכת (אם כן, המערכת מחייבת יכולת זיהוי ובדיקת כניסת משתמשים)?
• האם המידע צריך להתעדכן מספר רב של פעמים ביום והאם יש חשיבות לגרסאות קודמות (ארכיון, ניהול גרסאות וכדומה)?
• האם המידע המושג יופץ רק במערכת ניהול הידע החדשה שירכוש הארגון או שמא מערכת הידע תשמש רק כמידע תומך?
• האם מזיני התוכן הם רק עובדי המינהלת או גם המשתמשים?
בארגונים רבים אנשי התשתיות והתוכנה "חזקים" פוליטית מאוכלוסיית הצד העסקי וצד התוכן. בעיה זו עלולה לגרום לקבלת כלי מצוין טכנולוגית לארגון שאינו עונה על צרכי המשתמש ומבריח את המשתמש לחיפוש אחר חלופות.
פעם חבר אמר לי כי "חוות שרתים" דומה ל"חוות סוסים", בשניהם הקאובוי שולט ומכתיב מה טוב לו. כולי תקווה כי הצד העסקי בארגון שלכם יהיה פעיל בקבלת החלטות בדיוק כמו צד התשתיות וייצג נכונה את צרכי המשתמש.
בסופו של יום, הן התוכן והן התוכנה אמורים לשרת משתמשים, לא מקבלי החלטות.
תוכנה ללא תוכן ותוכן ללא תוכנה פשוט חסרי ערך לכל הצדדים.
קישורים שימושים:
הבלוג של ליאור אברהם: http://lioravraham.cafe.themarker.com/
IBM WebSphere porta: http://www.ibm.com/websphere/portal
מייקרוסופט Sharepoint: http://www.microsoft.com/israel/sharepoint/default.mspx
