זיהוי הבחנות לתוכנות נוכחות יעודיות במערכת בקרת נוכחות ובשעוני נוכחות 

בשנים האחרונות חלה עלייה משמעותית בביקוש לפתרונות טכנולוגיים בתחום שעוני הנוכחות ובתוכנות נוכחות בלקרה ורישומי הנוכחות. 

אחת מהסיבות  העיקריות לעלייה בביקוש לפתרונות של בקרת נוכחות ושענוני נוכחות נובע משינוי בחוק שהחל 2008 -2009 בו למעשה נקבעה חובה על המעביד לקיים רישומי נוכחות לכל עובד ובנוסף הוטל נטל ההוכחה בכל האמור לחילוקי דעות בענייני שעות נוכחות על המעביד. עליית הביקושים משתקפת בין היתר בהיצע של סוגים שונים במסגרת תוכנות נוכחות, ההיצע המתרחב מחייב לעמוד על ההבדלים בין קטגוריות שונות של תוכנות נוכחות אשר מתקיימים בינהם הבדלים משמעותיים. במאמר זה אנסה לאבחן מספר הבחנות בולטות שיסייעו לסמן את אבני הדרך בין סוגי תוכנות הנוכחות.

ההבחנה הראשונית החייבת להתבצע היא סיווגה של התוכנה: האם מדובר בתוכנה ייעודית ומקצועית לנושא של נוכחות בלבד , או תוכנה שנספחת לאפליקציות אחרות.  שכן במקרים רבים חברות מצרפות למוצר או לתוכנה יעודית מתחום אחר אך שאינו תוכנן לנוכחות ולשעוני נוכחות כאל המטרה הראשית. (מוסכים, קופות רושמות, בקרת כניסה ,הנה"ח CRM ועוד)  תוספות אלה כפתרון של שעון נוכחות, ברוב במקרים הן תוכנות חלקיות ופתרון שהוא מוגבל ולכן אינן מספקות.  אינדיקציה לתוכנות נוכחות מקצועיות היא ש בד"כ הן עצמאיות ואינן נספחות לפתרונות אחרים. נתון חשוב נוסף המסמן את חשיבות הטיפול בנוכחות הוא היכולת להתממשק לשעון הנוכחות כחלק אינטגראלי מהתוכנה ולכן אינדיקציה של הימצאות תוכנת תקשורת ולשעון נוכחות כאמצעי ודרך לאסוף ולנהל את נתוני הנוכחות משעון הנוכחות היא קריטית.

הבחנה שנייה בזיהוי תוכנת נוכחות מקצועית מתבטא במידת הגמישות של התוכנה והיכולת להתאימה למאפייני החברה והארגון. שכן למרות שמתקיימים מאפיינים משותפים בהרבה מהארגונים והחברות, נדרשת ברוב המקרים התאמה של התוכנה לתנאי ההעסקה והכללים החלים בכל בארגון באופן ספציפי הן בדבר שעות העבודה וההתייחסות אליהן, והן  בהתייחסות פרטנית לכל עובד ותנאי העסקתו או לכל קבוצה וקטגורייה של עובדיפ לפגום ביכולת להפיק מהתוכנה את התועלת הנדרשת לארגון. העסקתו ,כאשר מידת הגמישות מגבלת הרי שבשלב מאוחר תדרש החלפת תוכנה או תוספות שאינן ידועות בשלב הראשוני. בכך קיים חשש לתופעת ה'סלאמי'  הבחנה מקצועית נוספת חשובה היא אפשרות והתאמה לשעון הנוכחות או למסוף הנוכחות שממנו נאספים נתוני הנוכחות של העובדים/ת. הבחנה זו ניתנת לזיהוי ברוב המקרים כאשר היא נכללת כחלק אינטגראלי מתוכנת הנוכחות ומהווה תוכנת איסוף של נתוני הנוכחות. תוכנת תקשורת מקצועית תכלול יכולת לאסוף נתונים בכמה אופני תקשורת (כמו רשת ,דיסקון קי , אחרים)  כך שיתאים לאופי התפעול של החברה והארגון. היכולת לשלוט באמצעות תוכנת התקשורת על שעון הנוכחות  כמו שינוי השעה והתאריך, איסוף ישיר, גיבוי, תקשורת דו סיטרית הכוללת שמירה ההגדרות מהתוכנה לשעון. יש להדגיש כי שעון הנוכחות הוא האמצעי המרכזי במערכת הנוכחות אי קיומו או אילתור באמצעי אחר גורם לכך שעל תוכנת נוכחות שהיא לא תוכל לתפקד באופן מקצועי.  

הבחנה חשובה תתבטא בתחזוקת התוכנה בשרות שניתן למערכת בד"כ מאפיין זה הוא נגזרת באם התוכנת הנוכחות היא יעודית ומקצועית או שהיא נספח ת לתוכנה אחרת, שכן אז מרכז הכובד גם מבחינת השרות יבוא לידי ביטוי בתוכנה המרכזית שלמענה היא תוכננה.

לסיכום: הבחנות מקצועיות אלה מהוות מפתח ראשוני ועיקרי לבחירה וסיווג ראשוני לפחות בין תוכנת נוכחות מקצועיות ילעומת תוכנות נילוות  או כאלה שאינן מקצועיות דיין בתחום הנוכחות. לבחירה לא מקצועית יכולות להיות השלכות ארוכות טווח הן בעלות וכן בתפעול.