(נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות)
איך מתכננים אירוע?
שלום לקוראים הפעם אני רוצה לתת קצת מניסיוני ולספר לכם איך אפשר לתכנן את האירוע המושלם!.
המאמר נכתב בצורה כללית ויתאים לרוב האירועים יחד עם זאת כמובן שלכל אירוע אופי וצרכים ודגשים משלו שמין הסתם לא ייכתבו כאן.
קודם כל איך בכלל לתכנן אירוע טוב?
שאלה מצוינת, שאת התשובה עליה חייב כל מתכנן צריך לדעת!
ראשית, תכנון טוב!, לא משנה כמה זמן האירוע, חשוב שתתכננו לוח זמנים איכותי בפרקי זמן של כ- 10 דקות. את לוח הזמנים צריך גם להשאיר עם מקום לבלתי צפוי. לא ניתן לדעת מה יקרה.
לאחר שיש לו"ז כללי, תנסו לתאר בראשכם את התסריט של אותו היום מהבוקר עד סוף האירוע. תנסו לחזות כמה שיותר דברים בלתי צפויים שעלולים לצוץ, וגם אותם לקחת בחשבון לפי רמת הסבירות שהם יקרו.
בשלב זה כבר אמור להיות לכם לו"ז איכותי מוכן כראוי.
כרגע יש לכם תמונה של מה שהולך להיות זה הזמן לסגור את בעלי המקצוע הרלוונטיים.
כאן מאד חשוב לשים לב!!!! לא להתפתות למחירי רצפה אלא לעבוד ע"פ המלצות וניסיון. הכי טוב זה המלצות ממכרים שכבר מכירים את בעל המקצוע. הקפידו למלא הזמנה עבור כל אותם בעלי מקצוע כך שבוודאות ידעו הם את מבוקשכם וימנע טעויות בעתיד.
הקפידו שלכל אחד מהמשתתפים באירוע יהיה את הלו"ז שהכנתם כך שהוא גם יידע לקראת מה הוא הולך. (מניסיון, אירועים בהם קיבלתי לו"ז היה הרבה יותר קל להבין את מהות האירוע, והלו"ז ביטל לי את הצורך ללכת לחפש את המארגן בשביל לדעת מה קורה, או מה הלאה.)
אז האירוע כבר מתרחש, הקפידו בקנאות על הלו"ז, זיכרו שאורחים מאד אוהבים שדברים קורים בזמן, תכננו להם גם את המנוחה ותווכחו שהם מעדיפים כך . לו"ז לאורחים יגרום להם להבין שיש כאן ארגון ויש אירוע רציני ולא מאולתר.
לבסוף,
שעת הסיום: שעת הסיום חשובה מאד, הרי לא כולם אוהבים להישאר מעבר לזמן המתוכנן. לכן שימו לב שלא תטריחו אורחים להישאר מעבר לזמן המוקצב זה ישאיר להם טעם רע. שימו לב שניתן לסיים ולהשאיר אופציה למי שרוצה להישאר וליהנות, למשל המשך ריקודים או המשך פעילות בדרך זו או אחרת.
אל תשכחו לשמור על מצב רוח טוב ולהיות אדיבים כלפח הסביבה כך כולם יהיו באווירה הטובה שלכם וירצו לעזור גם מעבר.
תוכלו לבקר באתר שלי בכרטיסיית טיפים לטיפים נוספים
בהצלחה ....
ברוך חזן, מורה לנגינה על דרבוקה, ודגמבה (תוף אפריקאי), בעל להקת המתופפים (the drummers) מפעיל אירועי: עגל מתופפים בצפון, מעגל מתופפים לחתונה, מעגל מתופפים לילדים ועוד.....
