חוק פארטו וניהול זמן 

"חוק 80-20" או "איך לנהל נכון משאבים"

עסקים רבים מבוססים על שילוב בין בני אדם לטכנולוגיה. אנחנו נוטים "להרשות" לטכנולוגיה לעשות את מה שהיא אמורה לעשות: אנחנו לא יוצאים מהמשאית ופותחים בכוח את דלת המחסן במקום המנוע החשמלי המותקן בה ואנחנו לא פותחים דף נייר בשביל חישובים ארוכים אלא שמים מבטחנו בגיליון אקסל או מחשבון.

בהרבה מקרים אנחנו נוטים לא לעשות כך עם עובדים שלנו.

אנחנו לרוב משקיעים מאמץ (זמן וכסף) באיתור וגיוס העובד המתאים. לפעמים התהליך פשוט והעובד הזה נמצא ממש מתחת לאף שלנו, אבל לעתים התהליך מורכב, לעתים לוקח זמן למצוא עובד מתאים.

אבל לעומת עזרים טכנולוגיים להם אנחנו מאפשרים לעבוד לעתים זה לא כך לא עם עצמנו ולא עם עובדינו. הסיבות לכך מגוונות בהן מתחום הפסיכולוגיה, הסוציולוגיה ועוד. זו לא הבמה, אנחנו בעד העסק שלכם ואנחנו בעניין של לתת רעיון לפתרון.

אם כבר גייסתם עובדים, ודאו כי אתם משתמשים בהם נכון ונעזרים בהם כדי להשתמש בעצמכם נכון ? בכישורים, בחוזקות, בידע שיש לכל אחד במגבלות הזמן המוגבל המוצב לרשותכם.

החוק הוא לא באמת חוק, אלא יותר עקרון, אבל הרעיון מאחורי העיקרון הוא ש-20% מההשקעה תוצאתה 80% מההצלחה וההיפך נכון לגבי היתרה- השגת ה-20% הנותרים תדרוש באופן יחסי 80% השקעה. קל להבין את זה במסגרת של תלמיד הלומד למבחן- 20% "השקעה" בלימוד למבחן (אמורים, לפי העיקרון) להסתכם בציון 80 במבחן. בכדי לקבל 100? פער זה של 20% בציון ידרוש ממנו השקעה רבה.

החוק הזה נכון (ברמות דיוק שונות- הוא ודאי לא חוק מדעי) לתחומים אחרים בחיים, אבל בעסקים ניתן להדגימו למשל כך: 80% מהמכירות הן תוצר של 20% מהמוצרים, 20% מאנשי המכירות אחראים ל80% ממחזור המכירות, 20% מהזמן מספיק לעובד בשביל 80% מהמטלות.

עכשיו נחזור לשני הרעיונות האחרונים- אם מאנשי המכירות אחראים ל80% ממחזור המכירות שווה וכדאי לדעת מי הם ולהבין מה הם עושים נכון. אפשר להיעזר בהם כדי לחזק אחרים או כדי לתגמל אותם, כדי שלא יעברו למתחרים.

ו-20% מהזמן מספיק לעובד בשביל 80% מהמטלות. אז מה הוא עושה ב-80% הנותרים? יש סיכוי גדול שבזמן הזה עובד מבצע מטלות אשר אינן בתחום הידע שלו, אינן בתחום הכישורים שללו ואינן בתחום הנוחות שלו. תחשבו על ההתייעלות אליה אפשר להגיע אם באותם 80% זמן העבודה שלו הוא היה עושה את מה שהוא עושה טוב, יעיל ומהר? בכמה עשרות רבות של אחוזים תשתפר תפוקתו?

זה המקום לנו, כמנהלים, לצאת מתחום הנוחות שלנו ולהגדיר תפקידים אחרת. למצוא את החוזקות של העבדים שלנו ולתת להם להגדיר את מסגרות התפקיד. לא להתעקש על הגדרות משרה סטנדרטיות אלא לבחון איך משלבים את היתרונות שיש לכל עובד אצלכם בעסק עם המטלה שכלל העובדים צריכים למלא. יש היום די תוכנות ניהול עסק אשר תאפשרנה ממשק מדויק בין העבדים ותקשורת מיידית ומפוקחת כדי שהגדרות תפקיד דינאמיות לא יפגמו ברצף המטלות שיש לבצע כדי למלא משימה או להגיע ליעד.

ברור שבשוליים יהיו תמיד מטלות שאין ברירה אלא לחלקם בין כולם אבל צמצום מטלות אלה למינימום יעלה את התפוקה ובהרבה מקרים את שביעות הרצון של העובדים, אשר ייהנו מתחושת הקלה בגלל צמצום אותן מטלות בהם הם מרגישים שהם מתקשים לאורך זמן.