הנחיית קבוצות: הכנת הקבוצה לפעילות על ידי מזמין הסדנא 

הנחיית קבוצות: הכנת הקבוצה לפעילות על ידי מזמין הסדנא מאת טלי ויטנברג

תנאים רבים ניתן למנות להצלחתה של סדנא: מקצועיות המנחה, אופי הקבוצה, המיקום והזמן בהם מתקיימת הסדנא, האווירה הכללית בארגון ועוד.  מאמר זה יעסוק באלמנט משמעותי וחשוב בהצלחת סדנא אשר לרוב אינו מקבל את החשיבות הראויה, והוא הכנת הקבוצה לסדנא על ידי המזמין.

המאמר מיועד למנחי קבוצות, ליועצים ארגוניים, או לכל מנהל המזמין סדנא לארגון שלו.

כל מנחה מכיר את ההבדל בין קבוצה מגוייסת, משתתפת ונלהבת למן הרגע הראשון של הפעילות, לבין קבוצה מסוייגת, חשדנית ומתנגדת, אשר חבריה חשים ומשדרים לסביבתם שהם באו לבזבז את הזמן. בפועל, עם קבוצה מהסוג השני, עלינו להשקיע מאמץ רב יותר בתחילה להתנעת הפעילות מצב פחות רצוי שבאמצעות מודעות ניתן למזער.

אנו המנחים המגיעים לסדנא, מחוייבים, לא פחות, ליצור לעצמנו את מירב התנאים להצלחה. להלן כמה טיפים חשובים:

• מקום הפעילות- סדנא ראויה תועבר בחלל ראוי. על החדר בו מעבירים סדנא להיות מרווח, מטופח, מאוורר, נקי וכזה שניתן לייצר בו צורת חצי סהר של כסאות, ללא שולחן/ שולחנות החוצצים בין המנחה לבין המשתתפים. על המקום להיות עם גישה נוחה לאמצעי תחבורה, לשירותים ולקניית מזון במידה ולא מוגשת ארוחה.
• שעות הפעילות - כמנחים נשאף  להעביר סדנא בתחילת היום כשכולם עדיין עירניים. השעות ה"מפוקפקות" ביותר לסדנא הן השעות שלאחר ארוחת הצהריים בהן רוב המשתתפים רדומים וכבדים, או שעות סוף היום בהן רוב המשתתפים...נו, פשוט רוצים להגיע הביתה. לעיתים מזמין הסדנא יבקש לערוך סדנא דווקא בשעות אלו מכיוון שפעילות סדנאית היא מטבעה דינמית ומעוררת. כמובן שעלינו להיערך בהתאם עם סדנא אקטיבית כאשר השעות הן בכל זאת שעות הצהריים אחר הצהריים.
• "פרומו" לסדנא- למנהל החברה או מזמין הסדנא יש ערך גבוה ביותר בהכנת המשתתפים אליה . תפקידנו בתור המנחים הוא לעורר במזמין הסדנא מוטיבציה לפעילות, ואף לבקש ממנו לעשות לנו את השירות הזה גם מול הקבוצה המיועדת. רמזים מטרימים כגון: "שמעתי שזו סדנא מצויינת", "קבוצות קודמות שעברו את הסדנא מאוד נהנו" או "נהדר שמחר יש לנו את הסדנא" יעוררו התלהבות במשתתפים והם יגיעו נכונים לפעילות. אם אנחנו נדע לספר למזמין הסדנא את הסיפור "הנכון", תהיה לו האפשרות להעביר את הסיפור הזה הלאה למשתתפים.
• "פרומו" למנחה- זהו למעשה תת סעיף לנושא ה"פרומו לסדנא". כאשר המשתתפים ישמעו ממזמין הסדנא שהמנחה הינו מנחה מצויין הידוע בתחומו או מנחה שהומלץ מאוד על ידי קולגות, נקודת הפתיחה שלנו, המנחים, מול הקבוצה תהיה לרוב טובה יותר, שהוא בוודאי מקדם הצלחה. זה לא הכרחי, אך יכול להיות יעיל מאוד.  לעיתים מנחים, בעיקר חדשים, חוששים ליצור צפיות גבוהות מידי אצל הלקוח, אך במקביל לכך צריך להפנים ששיווק עצמי הוא קריטי. במידה ולמנחה יש גם אתר אינטרנט שנראה טוב אפשר להגיד למשתתפים שהם מוזמנים לעיין באתר. זהו upper  מעולה!

• שעות מדוייקות של הפעילות- יש להדגיש בפני מזמין הסדנא שעליו ליידע את המשתתפים מהי שעת ההתחלה המדוייקת של הסדנא והן מהי שעת הסיום המדוייקת. שעת ההתחלה חשובה על מנת שהסדנא תחיל בדיוק בזמן הנקבע, דבר המשדר רצינות ומקצועיות. שעת הסיום חשובה על מנת שהמשתתפים לא יהיו שרויים בעמימות לגבי מתי הם משוחררים לדרכם. זאת ועוד, שעת סיום עמומה מאפשרת דיון לגבי מועד תום הסדנא, דבר שוודאי אינו תורם לרוח הסדנא הרצויה.
• כיבוד- הדרך לליבה של הקבוצה. על מנת לכבד את המשתתפים, להראות להם שהארגון משקיע בהם, וגם לאפשר להם זריקת אנרגיה במידת הצורך חשוב מאוד לוודא עם מזמים הסדנא שבאיזור הפעילות יהיה כיבוד ראוי: החל משתיה קלה, קפה ונשנושים ועד לארוחה מסודרת, כתלות בשעות הפעילות.
• חיזוק חיובי לקבוצה- פעמים רבות מנחה מוזמן להעביר סדנא בנושא טעון שיפור בארגון, כגון: שירות לקוי, ירידה במכירות, כשלים ניהוליים ועוד. אם יש דבר ממש גרוע שמזמין הסדנא או הממונה יכולים לעשות, זה להזכיר את הסיבה לסדנא על דרך השלילה. לדוגמא: "לאחרונה ירדתם כולכם בתוצאות שלכם במכירות, ולכן הזמנו את טלי כדי להחזיר אתכם למוטב", או: "הבנו שיש לנו בארגון בעיה רצינית מאוד בניהול זמן, ואני מקווה שהיום בסדנא תלמדו משהו חדש בנושא ותיישמו כבר מחר".
הקדמה כגון זו יוצרת התנגדות חריפה בקרב המשתתפים, ומבלי משים שמה אותם על כסא הנאשמים או טעוני השיפור. אנחנו כמנחים רוצים בדיוק את ההיפך: אנו רוצים משתתפים מועצמים ומחוזקים ביכולתם להתחזק ולהתקדם. לכן, פתיחה טובה יכולה להיות: "אתם צוות מכירות מצויין, ועל אף התקופה הלא פשוטה שעברנו כארגון אנחנו מאוד מאמינים בכם וביכולתכם לשבור שיאי מכירות, והסדנא היום תעזור לכם לעשות כן. או לחילופין: "לאור הקשיים שהעליתם בנושא ריבוי המשימות והקושי לעמוד בדד-ליינים בתקופה האחרונה, הבאנו לכם מנחה מצויינת שמתמחה בנושא זה, אנו מאחלים לכם הנאה והצלחה".
 

תפקידנו כמנחי קבוצות מקצועיים הוא לוודא את קיומם של כל הנ"ל, וזאת מול מזמין הסדנא או מול הפונקציה הממונה. וכעת, לאחר ההכנה המיטבית, מה שנותר זה להגיע ולעשות את עבודתנו על הצד הטוב ביותר!
טיפים נוספים להצלחת סדנא ניתן למצוא במאמר טיפול בהתנגדויות - רפואה מונעת.

בהצלחה

טלי ויטנברג 

הכותבת היא יוצרת ערכת הקלפים "אפשרויות נפתחות לחיבור ולבהירות".