איך מכינים את תמונת המצב ההתרמתית של הארגון. 

איך מכינים את תמונת המצב ההתרמתית של הארגון.(2)

מנהל גיוס הכספים ומנהל הארגון צריכים להתמודד עם שאלות מפתח אשר חייבות להעסיק את מחשבתם באופן מהותי:

א.     האם תמונת המצב הנוכחית של רשימת התורמים שבפנינו היא נתון קבוע או יש לשאוף לשנות אותה באופן תמידי?

ב.     האם בסיס ה"תורמים הקטנים" הוא אתגר לטיפוח ושידרוג או יש לחתור כל הזמן להביא רק תורמים חדשים למערכת. ולהתייחס לתורמים הקיימים- כמי שכבר "מובטחים" מבחינת הארגון.

ג.      האם התורמים הקטנים- מוכרים לנו יותר לעומק ויש בתוכם כאלו בעלי פוטנציאל טיפוח הראויים להקדשת זמן, משאבים והתייחסות של כ"א מקצועי - איך מאתרים את בעלי היכולת ואיך משדרגים אותם לרמה גבוהה יותר.

ד.     האם "התורמים הגדולים"- מיצו את יכולותיהם הכספיות ויש להסתפק בשמירת הקיים ביחס לרמת תרומתם או שמא ניתן להגדיל את רמת השותפות הכלכלית שלהם- בצורת תרומה גבוהה יותר או לשאוף להרחבת מעגל ההיכרויות והקשרים שתורמים אלו יכולים להציע לארגון.

ובכן- אופי הפעילות ההתרמתית נובעת מההתייחסות של מנהלי הארגון למערכת ההתרמה- בכלל ולהבנה היותר מעמיקה ביחס לקשר שבין תורם-ארגון אם התורם הינו רק "שורה רישומית" טכנית במאגר  התורמים ואין איש מכיר ויודע מיהו ומהו ומה הפוטנציאל שלו-אזי התפיסה המקצועית ביחס למהות הפעילות ההתרמה היא שטחית ורדודה. לאמור- נצרף עוד ועוד תורמים לרשימה וכן נבטיח את הגדלת התוצאה ההתרמתית הסופית.

אך אם ההבנה המקצועית מתייחסת לראייה כי בכל תורם יש "פוטנציאל התרמה" אותו יש לחקור, לאסוף ,לתעד ולנתח- אז התמונה הניהולית והמשמעויות הנגזרות ממנה תהיה שונה לחלוטין.

שאלות המפתח המכוונת את תהליך תחקיר פוטנציאל התורמים מתייחס לתחומים הבאים:

• מה המניע של התורם –לתרום לארגון שלנו דווקא?
• מהו עולמו של התורם? תחומי העניין שלו, המשפחה, הישגים אישיים, מקצועיים, חברתיים .
• מה ה"היסטוריה" התרומתית של התורם לארגון שלנו ולארגונים אחרים?
• מה הרקע הכלכלי/ מקצועי של התורם?
• מה היכולת הכלכלית של התורם בזמן נתון זה?
• מי "איש הקשר"- המחבר בין התורם לארגון?
• האם "איש הקשר" יכול ליצור מגע אישי וישיר עם נציגי הנהלת הארגון והתורם?
• האם התורם יכול לקשר את הארגון עם מעגל תורמים פוטנציאליים רחב יותר?
• האם הארגון ע"י נציגיו ניסה בעבר ליצור קשר אישי וישיר עם התורם ומה היו התגובות לניסיון זה?
• האם יש תיעוד בארגון- למידע המצבר והמקיף על התורם? האם המידע מעודכן ונשמר?

מכאן  אנו מגיעים לתובנה חדשה ומהותית ביותר, על הארגון לבנות "תמונה מקיפה "- של 360 מעלות, מתייחסת לכל תורם ותורם כעולם מלא ומגוון. ההיכרות הזו נדרשת והכרחית בכדי ליצור "קומה מקצועית" חדשה בפעילות ההתרמתית של הארגון.

בכדי "לפענח" את "תמונת המצב ההתרמתית"- של התורם הפרטי ושל הארגון בכלל- יש צורך לשקוד על איסוף המידע הרלוונטי, מיון המידע והכנתו לשימוש יעיל בתהליך ההתרמה .

מהיכן אוספים את המידע הנחוץ על התורם?

המקורות הם מגוונים ביותר. צריך לבנות את התובנה שבצורך באיסוף והפעלת גורמי משנה היכולים לסייע לפעילות זו.

מקורות המידע האפשריים:

• חברי הנהלת הארגון, בכל הרמות
• מנהלי גיוס הכספים הקודמים
• אנשי צוות הארגון
• תורמים קיימים/ תורמי עבר
• הורים/ בוגרים/ בני משפחה מורחבת
• עיתונות, תקשורת ומאגרי מידע דיגיטליים שונים.
• מחלקת מידע – בכל ארגון צריכה להיות יחידה/מחלקה/אחראי על איסוף המידע, רישומו ותיעודו בצורה מקצועית.

כיום ניתן למצוא תוכנות מיוחדות המאפשרות לעשות זאת בצורה יעילה וקלה לשימוש.

המידע המעודכן- הוא "הלב והמוח" של הפעילות ההתרמתית המקצועית אם לא משתמשים נכון באברים אלו הם עלולים להתנוון ולפגוע מהותית באיכות הפעולה ההתרמתית המקצועית הנדרשת להגיע לתוצאות התרמה איכותיות.